Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.
Усиленная аутентификация
eToken – USB-устройства и смарт-карты, разработанные компанией Aladdin – средство усиленной двухфакторной аутентификации на основе цифровых сертификатов стандарта Х.509. Данное решение поддерживает технологию Windows Single Sign-On, которая обеспечивает единую регистрацию пользователя и устраняет необходимость дополнительной регистрации в каждом из используемых приложений.
Защита хранилища данных
Система «ДЕЛО» размещает свое хранилище как в файлах данных СУБД, так и непосредственно в операционной системе. В любом случае необходимо обеспечить их защиту от несанкционированного доступа или кражи информации, в том числе и при краже носителя. Для этого рекомендуется размещать файлы хранилища на носителях, защищённых криптографическими средствами.
Задача обеспечения безопасности хранимой информации может быть решена с помощью следующего продукта:
Secret Disk Server NG компании Aladdin – система защиты корпоративных баз и конфиденциальных данных на серверах от несанкционированного доступа, копирования, повреждения, кражи или неправомерного изъятия. Система не только надежно защищает данные, но и скрывает сам факт их наличия на сервере.
Защита каналов связи при web-доступе
При организации удаленного доступа к данным по web-соединениям сфера применения системы «ДЕЛО» выходит за рамки внутрикорпоративного решения. Пользователи глобальной сети Интернет получают возможность работать с внутренней информацией, содержащейся в документах. При этом возникает опасность несанкционированного доступа к ним, а также компрометации конфиденциальной информации, поскольку передача данных осуществляется по заведомо недоверенным каналам связи.
Для решения данной проблемы рекомендуется использовать криптографическую защиту каналов web-доступа – SSL.
Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.
Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту:
- Малый конверт партионной почты;
- Средний конверт партионной почты;
- Большой конверт партионной почты;
- Реестр формы 103 партионной почты;
- Реестр формы 103 (международной) партионной почты;
- Контрольный файл списка формы 103.
Передача электронной документации на партионную почту заметно облегчает обработку в почтовых отделениях и соответственно повышает ее скорость.
Дополнительные возможности СЭД ДЕЛО
СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача — автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании /организации.
Самое необходимое
 |
Подсистема ДЕЛО-WebВеб-интерфейс позволяет оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения. |
 |
Управление процессамиУправление бизнес-процессами позволяет создавать собственные маршруты движения при работе с документами. |
Работа с документами
 |
СканированиеПозволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО». |
 |
Поточное сканированиеДля быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания документа и его сохранение в текстовом виде. |
 |
Партионная почтаФормирование необходимой документации на партионную почту и автоматизация присвоения почтового кода-идентификатора отправлениям. |
 |
Повестки заседанийОрганизация процесса подготовки и проведения заседаний в удобном формате. |
 |
Печать штрих-кодаПечать штрих-кода может осуществляться на обычном лазерном принтере, либо на миниатюрном принтере штрих-кода. |
 |
Поиск по штрих-кодуПоиск электронных регистрационных карточек документов при помощи сканирования штрих-кода с бумажного оригинала документа ручным сканером. |
Оповещения
 |
Мониторинг документовПриложение для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО. |
 |
СМС-оповещенияДля мгновенного уведомления о поступлении срочных документов в СЭД ДЕЛО на мобильном устройстве. |
 |
Электронная рассылка справки-напоминанияУведомление должностных лиц по электронной почте о наступлении контрольных сроков исполнения поручений. |
Электронное взаимодействие и интеграция
 |
Двусторонняя интеграции с «интернет-приемной»Интеграция системы электронного документооборота ДЕЛО с интернет-приемной сайта организации. |
 |
Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)Обмен документами между удаленными организациями-участниками электронного документооборота. |
 |
Интеграция ДЕЛО - 1СОпция представляет собой интеграцию системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С. |
Государственные услуги на базе СЭД ДЕЛО
 |
Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).Работа с органами исполнительной власти или организациями через систему межведомственного электронного взаимодействия. |
 |
Автоматизированная подготовка и отправка уведомлений заявителюАвтоматизация процедуры уведомления граждан, подавших заявление в органы государственной власти. |
 |
Интернет-взаимодействие с сайтами ФОИВ/РОИВ по обращениям граждан к Президенту РоссииИнтеграция СЭД ДЕЛО с сайтами федеральных и региональных исполнительных органов государственной власти. |
 |
Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)Федеральная информационная система для организации взаимодействия СЭД участников межведомственного электронного документооборота. |
 |
Взаимодействие с порталом ССТУ.РФМодуль для взаимодействия системы электронного документооборота «ДЕЛО» с разделом «Результаты рассмотрения обращений» портала ССТУ.РФ. |
 |
Взаимодействие с АС «Обращения граждан»Обмен электронными данными по работе с обращениями граждан |
 |
АИС МФЦ ДЕЛОАвтоматизация многофункциональных центров предоставления госуслуг. |
Безопасность информации
 |
Электронная подпись и шифрованиеПозволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания. |
 |
Юридически значимый электронный документооборотПозволяет придать полную юридическую силу создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам, в рамках российского законодательства. |
 |
Сервер проверки электронной подписиПроверка корректности используемых электронных подписей в СЭД, при помощи удалённых хранилищ сертификатов |
 |
Защита от несанкционированного доступаЗащита хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи. |
Опция «Сканирование» позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО»
В процессе регистрации бумажного документа он может быть сразу отсканирован, а затем прикреплен к регистрационной карточке. Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат (распознан с помощью дополнительно встроенного в систему пакета FineReader). Кроме того, сканирование можно выполнять и без пакета FineReader, используя TWAIN-драйвер сканера (при этом распознавание текста документов выполняться не будет).
Для обеспечения возможности сканирования пользователь должен обладать доступом к опции «Сканирование» и иметь соответствующую лицензию.
Модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений заявителю – дополнительный компонент для системы электронного документооборота ДЕЛО. Модуль предназначен для упрощения процедуры уведомления граждан, подавших заявление в органы государственной власти.
Согласно законодательно-распорядительным документам, регулирующим порядок работы с обращениями граждан, органу власти, принявшему обращение, требуется уведомлять о направлении обращения на рассмотрение в другой ОГВ, орган местного самоуправления или иному должностному лицу, в соответствии с их компетенцией. При этом, соблюдение всех требований, касающихся работы госорганов с обращениями граждан, контролирует прокуратура.
В последние годы поток обращений граждан в государственные и муниципальные органы власти стабильно нарастает. С увеличением объема заявлений, в свою очередь увеличивается и нагрузка на специалистов, ответственных за уведомление граждан о ходе рассмотрения обращений - отправка уведомлений каждому заявителю «вручную» отнимает огромное количество времени. Специально для оптимизации процесса уведомления граждан, компанией КС-Консалтинг был разработан модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений, который позволяет в автоматизированном режиме создавать и отправлять уведомления заявителям.
Основные функции
Модуль представляет собой набор из нескольких процессов, встраиваемых и тонко настраиваемых в СЭД ДЕЛО.
Основные функции модуля:
- Автоматическое создание письма-уведомления на основе данных РК обращения гражданина и резолюций.
- Автоматическая регистрация сгенерированного письма-уведомления в СЭД «ДЕЛО».
- В случае если обращение гражданина поступило в электронном виде – автоматическая отправка на e-mail заявителя письма-уведомления в формате PDF с внедрением «визуализации электронной подписи».
Как это работает?
Работа с обращениями граждан в СЭД ДЕЛО с использованием модуля выглядит следующим образом:
- После того как обращение гражданина зарегистрировано в СЭД ДЕЛО, и по нему вынесены резолюции о направлении на рассмотрение, в интерфейсе регистрационной карточки (РК) обращения пользователь запускает процесс «Формирование уведомления» *.
- По шаблону, на основании РК обращения создается файл письма-уведомления, которое автоматически регистрируется в СЭД «ДЕЛО». В случае необходимости, на данном этапе, сформированный документ может быть откорректирован или дополнен в текстовом редакторе.
- При необходимости отправки уведомления на бумажном носителе, документ может быть стандартно распечатан, подписан и направлен заявителю Почтой России. Если же обращение поступило по электронным каналам, и имеется возможность направить уведомление в электронном виде – файл уведомления подписывается электронной подписью (ЭП) стандартными средствами СЭД «ДЕЛО». Оригинал уведомления с ЭП хранится в СЭД.
- После подписания файла электронной подписью, необходимо запустить процесс фоновой отправки уведомления на e-mail гражданина. В случае успешной проверки ЭП файла, уведомление преобразуется в формат PDF, дополняется «визуализацией ЭП» и отправляется гражданину по электронной почте.
В результате успешной отправки, в РК уведомления автоматически делается соответствующая отметка.
Настройка и адаптация модуля
Для каждой организации модуль настраивается в соответствии с индивидуальными потребностями. При настройке процессов имеется возможность указать:
- Перечень пользователей, котором разрешено использовать процессы.
- Файл «визуализации электронной подписи»
- Файл шаблона для формирования письма-уведомления.
- Группы документов обращений граждан, для которых возможно использование процессов.
- Группу документов для автоматической регистрации письма-уведомления.
*В базовой комплектации процессы предназначены для ручного запуска пользователем СЭД «ДЕЛО», однако, по запросу, возможна доработка процессов для автоматического запуска по событиям жизненного цикла документа. Для работы модуля необходима серверная лицензция на опцию "Управление процессами".