Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.


Усиленная аутентификация

eToken – USB-устройства и смарт-карты, разработанные компанией Aladdin – средство усиленной двухфакторной аутентификации на основе цифровых сертификатов стандарта Х.509. Данное решение поддерживает технологию Windows Single Sign-On, которая обеспечивает единую регистрацию пользователя и устраняет необходимость дополнительной регистрации в каждом из используемых приложений.


Защита хранилища данных

Система «ДЕЛО» размещает свое хранилище как в файлах данных СУБД, так и непосредственно в операционной системе. В любом случае необходимо обеспечить их защиту от несанкционированного доступа или кражи информации, в том числе и при краже носителя. Для этого рекомендуется размещать файлы хранилища на носителях, защищённых криптографическими средствами.

Задача обеспечения безопасности хранимой информации может быть решена с помощью следующего продукта:

Secret Disk Server NG компании Aladdin – система защиты корпоративных баз и конфиденциальных данных на серверах от несанкционированного доступа, копирования, повреждения, кражи или неправомерного изъятия. Система не только надежно защищает данные, но и скрывает сам факт их наличия на сервере.


Защита каналов связи при web-доступе

При организации удаленного доступа к данным по web-соединениям сфера применения системы «ДЕЛО» выходит за рамки внутрикорпоративного решения. Пользователи глобальной сети Интернет получают возможность работать с внутренней информацией, содержащейся в документах. При этом возникает опасность несанкционированного доступа к ним, а также компрометации конфиденциальной информации, поскольку передача данных осуществляется по заведомо недоверенным каналам связи.

Для решения данной проблемы рекомендуется использовать криптографическую защиту каналов web-доступа – SSL.

Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту:

  • Малый конверт партионной почты;
  • Средний конверт партионной почты;
  • Большой конверт партионной почты;
  • Реестр формы 103 партионной почты;
  • Реестр формы 103 (международной) партионной почты;
  • Контрольный файл списка формы 103.

Передача электронной документации на партионную почту заметно облегчает обработку в почтовых отделениях и соответственно повышает ее скорость.

Опция представляет собой интеграцию систем–лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С. Она позволяет упорядочить работу с финансовыми документами.

Актуальность

  • С финансовыми документами работают не только бухгалтера, но и другие сотрудники.
  • Трудности с обеспечением сохранности оригиналов бухгалтерских документов.
  • Большое количество бумажных ксерокопий, трудности с контролем, хранением и поиском.
  • Сложности сбора оригиналов документов в определенные сроки.
  • Сложности с архивным хранением и уничтожением.
  • Значительные временные затраты на поиск документов.

 

Преимущества

Для руководства:

  • Организация надежного хранилища оригиналов документов.
  • Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.
  • Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.
  • Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.

Для бухгалтеров:

  • Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).
  • Контроль сроков получения оригиналов документов.
  • Организация надежного хранилища оригиналов документов.
  • Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.
  • Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.
  • Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.
  • Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.

Для сотрудников, работающих с документами, подтверждающими хозяйственную деятельность организации, таких как юристы, финансисты, сотрудники договорных отделов, отделов продаж, руководители проектов:

  • Получение доступа к электронным образам документов.
  • Получение доступа к некоторым данным первичных бухгалтерских документов, доступ к которым может быть ограничен, например, банковская выписка.
  • Отсутствие необходимости делать копии документов или просить у других сотрудников их оригиналы (запрашивать некоторые данные из этих документов).

Для программиста:

  • Отлаженные под особенности платформы 1С: Предприятие Сом-объекты.
  • Готовые фрагменты программного кода.
  • Уменьшение времени на освоение предметной области.

 

Работа с договорами

  • Предполагается, что договор подготовлен в текстовом редакторе.
  • В системе «ДЕЛО» создается регистрационная карточка проекта договора (РКПД), он согласовывается и подписывается в электронном виде. На основании проекта в «ДЕЛО» формируется регистрационная карточка (РК) документа договор.
  • Посредством API устанавливается связать между РК СЭД «ДЕЛО» и 1С.
  • Подписанный оригинал договора сканируется, и электронный образ прикрепляется к РК виде файла. Оригинал отправляется на хранение.
  • Автоматически в 1С сообщается о приходе подписанного договора. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с текстом договора (просмотреть прикрепленные файлы), увидеть другую информацию из РК о договоре.

 

 

Работа с первичными бухгалтерскими документами на примере документа «Расходная накладная»

  • При работе с первичными бухгалтерскими документами документ создается в 1С. Из 1С документ автоматически регистрируется в «ДЕЛО» в виде проекта документа (создается РКПД и заполняются автоматически некоторые реквизиты). Дальнейшие действия зависят от варианта документооборота, в котором будет участвовать данный документ.
  • Бумажный документооборот

    • При печати документа в 1С формируется штрих-код на основании данных из системы «ДЕЛО» и надпечатывается на документе.
    • После получения подписанного с обеих сторон документа бумажный оригинал сканируется и отправляется на хранение.
    • Сразу после сканирования автоматически из РКПД формируется РК, к которой автоматически прикрепляется электронный образ документа.
    • В 1С сообщается о приходе подписанного документа для осуществления контроля поступления оригиналов документов. В можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).
  • Юридически значимый электронный документооборот

    • В документе 1С определяется маршрут для согласования документа в электронном виде.
    • При печати документа в 1С формируется файл печатной формы документа в формате Excel и прикрепляется к РКПД.
    • Автоматически формируются в системе «ДЕЛО» поручения для подписания документа в электронном виде. Сотрудники подписывают файл документа электронной подписью в СЭД «ДЕЛО». После подписания всеми автоматически из РКПД формируется РК.
    • В 1С определяется факт проставления всех подписей под документом и сигнализируется пользователю. Бухгалтер проверяет в 1С валидность всех подписей и проводит документ. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).

Опция «Сканирование» позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО»

В процессе регистрации бумажного документа он может быть сразу отсканирован, а затем прикреплен к регистрационной карточке. Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат (распознан с помощью дополнительно встроенного в систему пакета FineReader). Кроме того, сканирование можно выполнять  и без пакета FineReader, используя TWAIN-драйвер сканера (при этом распознавание текста документов выполняться не будет).

Для обеспечения возможности сканирования пользователь должен обладать доступом к опции «Сканирование» и иметь соответствующую лицензию.

Схема взаимодействия опций

СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача — автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании /организации.

 

Самое необходимое

для удаленного доступа в СЭД ДЕЛО

Подсистема ДЕЛО-Web

Веб-интерфейс позволяет оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения.

создание произвольных маршрутов движения документов

Управление процессами

Управление бизнес-процессами позволяет создавать собственные маршруты движения при работе с документами.

 

 

Работа с документами

позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО»

Сканирование

Позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».

предназначена для быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания отсканированного документа и его сохранение в текстовом виде

Поточное сканирование

Для быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания документа и его сохранение в текстовом виде.

формирование документации на партионную почту

Партионная почта

Формирование необходимой документации на партионную почту и автоматизация присвоения почтового кода-идентификатора отправлениям.

Автоматизация работы с повестками заседаний

Повестки заседаний

Организация процесса подготовки и проведения заседаний в удобном формате.

Печать штрих-кода

Печать штрих-кода может осуществляться на обычном лазерном принтере, либо на миниатюрном принтере штрих-кода.

Поиск по штрих-коду

Поиск электронных регистрационных карточек документов при помощи сканирования штрих-кода с бумажного оригинала документа ручным сканером.

 

 

Оповещения

Оповещение пользователей

Мониторинг документов

Приложение для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО.

уведомление по смс

СМС-оповещения

Для мгновенного уведомления о поступлении срочных документов в СЭД ДЕЛО на мобильном устройстве.

оповещение о приближении контрольных сроков по email

Электронная рассылка справки-напоминания

Уведомление должностных лиц по электронной почте о наступлении контрольных сроков исполнения поручений.

   

 

 

Электронное взаимодействие и интеграция

Обеспечение взаимодейтсвия СЭД ДЕЛО с сайтом организации

Двусторонняя интеграции с «интернет-приемной»

Интеграция системы электронного документооборота ДЕЛО с интернет-приемной сайта организации.

Сервер электронного взаимдействия

Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)

Обмен документами между удаленными организациями-участниками электронного документооборота.

Интеграция ДЕЛО - 1С

Интеграция ДЕЛО - 1С

Опция представляет собой интеграцию системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С.

   

 

 

Государственные услуги на базе СЭД ДЕЛО

Система межведомственного электронного взаимодействия

Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Работа с органами исполнительной власти или организациями через систему межведомственного электронного взаимодействия.

Модуль предназначен для упрощения процедуры уведомления граждан, подавших заявление в органы государственной власти.

Автоматизированная подготовка и отправка уведомлений заявителю

Автоматизация процедуры уведомления граждан, подавших заявление в органы государственной власти.

предназначен для интеграции системы электронного документооборота с сайтами федеральных и региональных органов исполнительной власти.

Интернет-взаимодействие с сайтами ФОИВ/РОИВ по обращениям граждан к Президенту России

Интеграция СЭД ДЕЛО с сайтами федеральных и региональных исполнительных органов государственной власти.

Система межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

Федеральная информационная система для организации взаимодействия СЭД участников межведомственного электронного документооборота.

Модуль для взаимодействия СЭД ДЕЛО с сайтом ССТУ.РФ

Взаимодействие с порталом ССТУ.РФ

Модуль для взаимодействия системы электронного документооборота «ДЕЛО»  с разделом «Результаты рассмотрения обращений» портала ССТУ.РФ.

Взаимодействие с автоматизированной системой «Обращения граждан»

Взаимодействие с АС «Обращения граждан»

Обмен электронными данными по работе с обращениями граждан

система автоматизации МФЦ

АИС МФЦ ДЕЛО

Автоматизация многофункциональных центров предоставления госуслуг.

Автоматизация государственной услуги получения охотничьего билета

АИС Охотничий билет

Автоматизация госуслуги по выдаче охотничьих билетов и разрешений на охоту.

 

 

Безопасность информации

Электронная подпись и шифрование

Позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.

Юридически значимый электронный документооборот

Юридически значимый электронный документооборот

Позволяет придать полную юридическую силу создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам, в рамках российского законодательства.

Сервер проверки электронной подписи

Сервер проверки электронной подписи

Проверка корректности используемых электронных подписей в СЭД, при помощи удалённых хранилищ сертификатов

Защита хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи

Защита от несанкционированного доступа

Защита хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.