Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами

Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту:

• Малый конверт партионной почты;
• Средний конверт партионной почты;
• Большой конверт партионной почты;
• Реестр формы 103 партионной почты;
• Реестр формы 103 (международной) партионной почты;
• Контрольный файл списка формы 103.

Передача электронной документации на партионную почту заметно облегчает обработку в почтовых отделениях и соответственно повышает ее скорость.

Опция представляет собой интеграцию систем–лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С. Она позволяет упорядочить работу с финансовыми документами.

Актуальность

• С финансовыми документами работают не только бухгалтера, но и другие сотрудники.
• Трудности с обеспечением сохранности оригиналов бухгалтерских документов.
• Большое количество бумажных ксерокопий, трудности с контролем, хранением и поиском.
• Сложности сбора оригиналов документов в определенные сроки.
• Сложности с архивным хранением и уничтожением.
• Значительные временные затраты на поиск документов.

 

Преимущества

Для руководства:

• Организация надежного хранилища оригиналов документов.
• Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.
• Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.
• Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.

Для бухгалтеров:

• Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).
• Контроль сроков получения оригиналов документов.
• Организация надежного хранилища оригиналов документов.
• Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.
• Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.
• Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.
• Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.

Для сотрудников, работающих с документами, подтверждающими хозяйственную деятельность организации, таких как юристы, финансисты, сотрудники договорных отделов, отделов продаж, руководители проектов:

• Получение доступа к электронным образам документов.
• Получение доступа к некоторым данным первичных бухгалтерских документов, доступ к которым может быть ограничен, например, банковская выписка.
• Отсутствие необходимости делать копии документов или просить у других сотрудников их оригиналы (запрашивать некоторые данные из этих документов).

Для программиста:

• Отлаженные под особенности платформы 1С: Предприятие Сом-объекты.
• Готовые фрагменты программного кода.
• Уменьшение времени на освоение предметной области.

 

Работа с договорами

• Предполагается, что договор подготовлен в текстовом редакторе.
• В системе «ДЕЛО» создается регистрационная карточка проекта договора (РКПД), он согласовывается и подписывается в электронном виде. На основании проекта в «ДЕЛО» формируется регистрационная карточка (РК) документа договор.
• Посредством API устанавливается связать между РК СЭД «ДЕЛО» и 1С.
• Подписанный оригинал договора сканируется, и электронный образ прикрепляется к РК виде файла. Оригинал отправляется на хранение.
• Автоматически в 1С сообщается о приходе подписанного договора. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с текстом договора (просмотреть прикрепленные файлы), увидеть другую информацию из РК о договоре.

 

 

Работа с первичными бухгалтерскими документами на примере документа «Расходная накладная»

• При работе с первичными бухгалтерскими документами документ создается в 1С. Из 1С документ автоматически регистрируется в «ДЕЛО» в виде проекта документа (создается РКПД и заполняются автоматически некоторые реквизиты). Дальнейшие действия зависят от варианта документооборота, в котором будет участвовать данный документ.

• Бумажный документооборот

  • При печати документа в 1С формируется штрих-код на основании данных из системы «ДЕЛО» и надпечатывается на документе.
  • После получения подписанного с обеих сторон документа бумажный оригинал сканируется и отправляется на хранение.
  • Сразу после сканирования автоматически из РКПД формируется РК, к которой автоматически прикрепляется электронный образ документа.
  • В 1С сообщается о приходе подписанного документа для осуществления контроля поступления оригиналов документов. В 1С можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).

• Юридически значимый электронный документооборот

  • В документе 1С определяется маршрут для согласования документа в электронном виде.
  • При печати документа в 1С формируется файл печатной формы документа в формате Excel и прикрепляется к РКПД.
  • Автоматически формируются в системе «ДЕЛО» поручения для подписания документа в электронном виде. Сотрудники подписывают файл документа электронной подписью в СЭД «ДЕЛО». После подписания всеми автоматически из РКПД формируется РК.
  • В 1С определяется факт проставления всех подписей под документом и сигнализируется пользователю. Бухгалтер проверяет в 1С валидность всех подписей и проводит документ. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).

Опция «Сканирование» позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО»

В процессе регистрации бумажного документа он может быть сразу отсканирован, а затем прикреплен к регистрационной карточке. Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат (распознан с помощью дополнительно встроенного в систему пакета FineReader). Кроме того, сканирование можно выполнять  и без пакета FineReader, используя TWAIN-драйвер сканера (при этом распознавание текста документов выполняться не будет).

Для обеспечения возможности сканирования пользователь должен обладать доступом к опции «Сканирование» и иметь соответствующую лицензию.

СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача — автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании /организации.

 

Самое необходимое

 

 

Работа с документами

 

 

Оповещения

 

 

Электронное взаимодействие и интеграция

 

 

Государственные услуги на базе СЭД ДЕЛО

 

 

Безопасность информации