Модуль электронной рассылки справки-напоминания предназначен для заблаговременного оповещения должностных лиц о наступлении контрольных сроков исполнения поручений. Уведомление производится с помощью рассылки электронных писем для выбранных должностных лиц в соответствии с заданным расписанием.
Отправляемые сообщения содержат информацию о наступлении контрольных сроков исполнения поручений, а также основные сведения по исполняемому документу.Рассылка сообщений по электронной почте может производиться как пользователям системы «Дело», так и должностным лицам, не являющимся пользователями СЭД. Более того, возможности модуля позволяют совершать автоматическую отправку сообщений не только внутренним пользователям, но и внешним – находящимся за пределами организации/подразделения.
Преимущества применения модуля:
- Рассылка уведомлений по электронной почте может осуществляться организациям и должностным лицам, не являющимся пользователями СЭД «ДЕЛО». Таким образом, системой напоминаний могут быть охвачены все исполнители, в том числе и не имеющие доступа в СЭД, а также удаленные подразделения и «внешние» организации.
- Формирование «справок-напоминаний» о контрольных документах и поручениях происходит автоматически (без участия делопроизводителя), требуется только предварительно настроить правила их создания;
- Модуль позволяет разгрузить службу документооборота от рутинных процедур по формированию напоминаний и их рассылке (раздаче) исполнителям, а также минимизировать ошибки, возникающие при подготовке справок в «ручном» режиме;
- Возможна индивидуальная настройка расписания рассылки уведомлений каждому исполнителю («внешним» организациям, внутренним структурным подразделениям, отдельным сотрудникам);
Схема работы модуля:
В процессе подготовки «справки-напоминания» модуль производит поиск в базе данных системы «ДЕЛО» поручений по следующим условиям:
- поручение принадлежит РК (регистрационной карточке) группы документов, заданной в настройках процесса;
- одним из исполнителей поручения является должностное лицо, указанное в настройках;
- вид поручения (контрольное, неконтрольное) соответствует виду поручений, заданному в условиях;
- категория поручения соответствует указанной в настройках;
- фактическая дата поручения не заполнена;
- плановая дата поручения заполнена и не превышает значения текущей даты в сумме с количеством дней для уведомления, заданное в настройках.
Исходя из списка найденных поручений, для каждого исполнителя (должностного лица, подразделения, организации) формируется письмо, содержащее основные сведения по документу и о приближении сроков его исполнения. Рассылка писем производится почтовым клиентом с электронного адреса, указанного в настройках процесса, в соответствии с заданным расписанием.
Для работы модуля требуется СЭД «ДЕЛО» версии 12 и старше, подсистема «Управление процессами», почтовый клиент с доступом в Интернет. На рабочих местах получателей уведомлений – почтовый клиент.
Для настройки, запуска процесса и последующего мониторинга его работы необходимы навыки технолога СЭД "ДЕЛО" и опыт работы с подсистемой "Управление процессами".
