Модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений заявителю – дополнительный компонент для системы электронного документооборота ДЕЛО. Модуль предназначен для упрощения процедуры уведомления граждан, подавших заявление в органы государственной власти.
Согласно законодательно-распорядительным документам, регулирующим порядок работы с обращениями граждан, органу власти, принявшему обращение, требуется уведомлять о направлении обращения на рассмотрение в другой ОГВ, орган местного самоуправления или иному должностному лицу, в соответствии с их компетенцией. При этом, соблюдение всех требований, касающихся работы госорганов с обращениями граждан, контролирует прокуратура.
В последние годы поток обращений граждан в государственные и муниципальные органы власти стабильно нарастает. С увеличением объема заявлений, в свою очередь увеличивается и нагрузка на специалистов, ответственных за уведомление граждан о ходе рассмотрения обращений - отправка уведомлений каждому заявителю «вручную» отнимает огромное количество времени. Специально для оптимизации процесса уведомления граждан, компанией КС-Консалтинг был разработан модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений, который позволяет в автоматизированном режиме создавать и отправлять уведомления заявителям.
Основные функции
Модуль представляет собой набор из нескольких процессов, встраиваемых и тонко настраиваемых в СЭД ДЕЛО.
Основные функции модуля:
- Автоматическое создание письма-уведомления на основе данных РК обращения гражданина и резолюций.
- Автоматическая регистрация сгенерированного письма-уведомления в СЭД «ДЕЛО».
- В случае если обращение гражданина поступило в электронном виде – автоматическая отправка на e-mail заявителя письма-уведомления в формате PDF с внедрением «визуализации электронной подписи».
Как это работает?
Работа с обращениями граждан в СЭД ДЕЛО с использованием модуля выглядит следующим образом:
- После того как обращение гражданина зарегистрировано в СЭД ДЕЛО, и по нему вынесены резолюции о направлении на рассмотрение, в интерфейсе регистрационной карточки (РК) обращения пользователь запускает процесс «Формирование уведомления» *.
- По шаблону, на основании РК обращения создается файл письма-уведомления, которое автоматически регистрируется в СЭД «ДЕЛО». В случае необходимости, на данном этапе, сформированный документ может быть откорректирован или дополнен в текстовом редакторе.
- При необходимости отправки уведомления на бумажном носителе, документ может быть стандартно распечатан, подписан и направлен заявителю Почтой России. Если же обращение поступило по электронным каналам, и имеется возможность направить уведомление в электронном виде – файл уведомления подписывается электронной подписью (ЭП) стандартными средствами СЭД «ДЕЛО». Оригинал уведомления с ЭП хранится в СЭД.
- После подписания файла электронной подписью, необходимо запустить процесс фоновой отправки уведомления на e-mail гражданина. В случае успешной проверки ЭП файла, уведомление преобразуется в формат PDF, дополняется «визуализацией ЭП» и отправляется гражданину по электронной почте.
В результате успешной отправки, в РК уведомления автоматически делается соответствующая отметка.
Настройка и адаптация модуля
Для каждой организации модуль настраивается в соответствии с индивидуальными потребностями. При настройке процессов имеется возможность указать:
- Перечень пользователей, котором разрешено использовать процессы.
- Файл «визуализации электронной подписи»
- Файл шаблона для формирования письма-уведомления.
- Группы документов обращений граждан, для которых возможно использование процессов.
- Группу документов для автоматической регистрации письма-уведомления.
*В базовой комплектации процессы предназначены для ручного запуска пользователем СЭД «ДЕЛО», однако, по запросу, возможна доработка процессов для автоматического запуска по событиям жизненного цикла документа. Для работы модуля необходима серверная лицензция на опцию "Управление процессами".
