Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Демонстрационная версия системы "ДЕЛО"

Обзор СЭД "ДЕЛО"

Лидирующие позиции

Система «ДЕЛО» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Она эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, распределенных холдинговых и ведомственных структурах.

 

80% информационных ресурсов предприятия сосредоточенно в документах

Система «Дело» предназначена для управления электронными и бумажными документами, контроля за их прохождением и исполнением в структурных подразделениях любой организации. Разработанная на основании существующих законодательных и нормативно-методических требований в области управления документами, норм и стандартов документооборота российской и международной нормативной базы, система «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Техническая завершенность решения, простота и удобство интерфейса, готовность к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), системе оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ), легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для пользователей.

СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что система уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

53% рынка используют систему ДЕЛО

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют более 6000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 500 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Функциональные возможности

Данный программный продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий и организаций различного профиля. В частности система «ДЕЛО» позволяет:

fv-1

1. Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т.п.)

fv-2

2. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.

fv-3

3. Обеспечить контроль исполнения поручений руководства (устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т.п.), проводить анализ исполнительской дисциплины.

fv-4

4. Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т.п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.

fv-5

5. Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.

fv-6

6. Экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников, за счет облегчения поиска документов и информации.

fv-7

7. Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.

 

Эффект от внедрения

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. В процессе внедрения вы получаете:

  1. Тактические преимущества (сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям).
  2. Стратегические преимущества (долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации).

I. Тактические преимущества: экономим деньги и ресурсы

СЭД позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

  • высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов в результате внедрения;
  • уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы;
  • сокращения затрат на доставку бумажных документов благодаря внедрению системы;
  • экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.
img4-delo14

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению СЭД определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

 

  • после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
  • стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

img5-delo14

20 % – поиск и ожидание поступления документов;

20 % – согласование и утверждение документов;

10% – передача документов между подразделениями;

10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения – более 60%.

table-effekt-delo14

 

II. Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

  • сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
  • увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
  • повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

  • улучшения исполнительской дисциплины;
  • повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
  • внедрения эффективных механизмов совместной работы в СЭД;
  • гибкого управления человеческими ресурсами.
img6-delo14 Таким образом, преимущества внедрения систем электронного документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. В результате внедрения вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

 

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

  • Уменьшаются затраты после внедрения системы электронного документооборота.
  • Внедрение повышает качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.
  • Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.
  • Увеличивается скорость реагирования на запрос благодаря функционалу СЭД.
  • СЭД дает возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.
  • Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды в СЭД.
  • Внедрение системы увеличивает скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.
  • Изменение корпоративной культуры – внедрение системы электронного документооборота приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
  • СЭД улучшает моральный климат и степень удовлетворенности сотрудников своим трудом.
  • Более быстрое и качественное принятие решений благодаря СЭД.
  • Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
  • Повышение привлекательности для инвестиций.
  • Облегчение внедрения системы управления качеством.
  • и многое другое.

 

Качественный документооборот предприятия: решаемые задачи

  • Канцелярия – регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
  • Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).
  • Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.
  • Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений;
  • Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;
  • Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа.
  • Мобильный кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)
  • Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
  • Оповещения и уведомления – рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.
  • Сканирование, в том числе поточное – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
  • Создание отчетов – подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
  • Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.
  • Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
  • Юридически значимый документооборот предприятия – решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.
  • Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе.
  • Интеграция – описанная структура системы; наличие API.