Типовая подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Также система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».
Ниже приведено описание типового решения для СЭД «ДЕЛО», которое может быть реализовано для государственных органов, министерств и ведомств любого уровня.
Типовое решение для СЭД «ДЕЛО» автоматизирует следующие специфические функции, необходимые для оказания государственных услуг в электронной форме:
- автоматическую регистрацию заявок на оказание государственных услуг, поступающих с «Единого портала государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ), www.gosuslugi.ru;
- прием заявок на оказание услуг через многофункциональные центры (МФЦ) предоставления услуг;
- рассмотрение и исполнение заявок;
- создание межведомственных запросов (через СМЭВ) на получение информации, необходимой для оказания услуги;
- получение ответов по межведомственным запросам в автоматизированном режиме;
- контроль исполнения заявок;
- хранение истории обработки заявок и отправки запросов;
- отправка статуса заявки и направление ответа заявителю в электронной форме – через единый портал госуслуг;
- возможность применения электронной подписи в соответствии с методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии.
- возможность применения электронной подписи органов власти (ЭП-ОВ) и электронной подписи служебного пользования (ЭП-СП) в соответствии с методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии(*).
(*) Используемые при межведомственном взаимодействии электронные подписи (ЭП-ОВ и ЭП-СП) должны входить в Единое пространство доверия (ЕПД). Получить средства технологической электронной подписи для каждой информационной системы можно, обратившись в любой удостоверяющий центр, входящий в Единое пространство доверия. Перечень центров доступен по адресу http://www.reestr-pki.ru/tsl.html.
В совокупности, все описанные выше возможности существенно увеличивают эффективность работы по предоставлению государственных и муниципальных услуг, а также повышают их качество.
Для решения задачи оказания электронных услуг необходимо следующее:
- СЭД «ДЕЛО». К системе электронного документооборота могут быть подключены один или несколько государственных органов власти. Для регионов наилучший эффект достигается в случае, если одна и та же базовая СЭД используется во всех органах исполнительной власти.
- Типовая подсистема оказания государственных услуг на базе СЭД. Подсистема реализует специализированный функционал обработки заявок на оказание услуг, поступающих по каналам межведомственного взаимодействия (через СМЭВ и ЕПГУ). Для внедрения данной типовой подсистемы клиенту необходимо наряду с СЭД «ДЕЛО» иметь «Подсистему управления процессами» и «Сервер электронного взаимодействия» (с соответствующими настройками) производства компании ЭОС.
- Веб-сервис, обеспечивающий интеграцию СЭД с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (www.gosuslugi.ru) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Все эти компоненты разрабатывает компания ЭОС, и они не требуют развертывания стороннего ПО.
Описанные выше компоненты представлены на приведенной ниже схеме.
Как это работает
Далее приведена иллюстрация работы типовой подсистемы оказания государственных услуг на базе СЭД «ДЕЛО».
Заявитель авторизуется на едином портале госуслуг (ЕПГУ):
Затем заявитель изучает описание услуги, заполняет необходимые данные, а также прикрепляет требуемые регламентом файлы документов:
Существуют разработанные портальные формы, где определено количество документов, которые необходимо подавать, причём предусмотрена возможность подачи дополнительных документов (согласно административному регламенту на услугу).
После формирования заявки на портале информация о ней через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) передаётся в СЭД соответствующего органа, ответственного за оказание услуги. Это происходит посредством веб-сервисов. Для такого взаимодействия с системой «ДЕЛО» необходимо дополнительно иметь опции «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ) и «Управление процессов» с соответствующими настройками.
В автоматическом режиме заявка регистрируется в картотеке документов определённого ведомства – в соответствии с внутренними настройками СЭД.
СЭВ даёт большие преимущества при регистрации заявки (отслеживание повторности заявки, соответствия паспортных данных при совпадении и т.п.).
Статус заявки передаётся на портал госуслуг:
Обращение гражданина за услугой автоматически (посредством веб-сервисов) регистрируется в системе в виде специальной регистрационной карточки в системе «ДЕЛО»:
В регистрационной карточке на вкладке «дополнительные реквизиты» регистрируются как данные с портала госуслуг (уникальный ID квитанции, номер заявки в личном кабинете, код госуслуги), так и статус заявки. В карточке заявки также доступны присланные заявителем файлы.
В соответствии с административным регламентом ведомство запрашивает необходимую информацию из других ведомств через специальную вкладку «Процессы» (при запросе сведений необходимо заполнить определённую форму):
После запуска процессов в ведомства уходят запросы, определяемые регламентом оказания госуслуги. Количество запросов конструируется в зависимости от административного регламента, что отображается при настройке системы для оказания каждой конкретной госуслуги.
Процессы по запросам в ведомства можно запускать параллельно либо последовательно. В зависимости от типа запроса (синхронный или асинхронный) изменяется и время ответа (от одной-двух минут до пяти-семи дней в зависимости от регламента предоставления данных).
При осуществлении межведомственного взаимодействия система «ДЕЛО» обеспечивает возможность запросов к любым веб-сервисам, опубликованным в СМЭВ. При этом не важно, какой информационной системой пользуется ведомство, являющееся поставщиком информации.
По завершении запроса полученные от внешних ведомств данные отображаются непосредственно в регистрационной карточке (xml-файлы обрабатываются автоматически и предоставляются ответственным сотрудникам в виде комфортно читаемых таблиц):
В дополнительных реквизитах карточки появляются необходимые для оказания услуги сведения. Для конкретной услуги можно настраивать получение и отображение определённых данных, интересующих ведомства по каждому отдельному запросу.
Таким образом, после получения необходимой информации исполнители в ведомстве продолжают работать непосредственно с той же регистрационной карточкой, в которой фиксируется необходимая информация по мере её поступления от сторонних ведомств.
На вкладке «Процессы» сохраняется вся история запросов, и там можно просмотреть, какие запросы по данному документу совершались (со всеми нужными подробностями).
Кроме сбора необходимых данных через СМЭВ от органов власти, есть возможность работать с документом у себя в ведомстве с помощью штатных средств системы «ДЕЛО» (можно создавать связанные документы, пересылать их на согласование, на утверждение руководителю, подписывать электронной подписью, возвращать результат, совместно работать над документами).
В процессе оказания государственной услуги происходит уведомление заявителя о ситуации с его обращением за данной услугой. После согласования и принятия решения статус заявки публикуется на портале госуслуг:
Результатом предоставления государственной услуги, кроме оповещений по изменениям статуса заявки, является также документ, который отправляется в ответ гражданину.
Если документ электронный (например, скан документа), то средствами системы «ДЕЛО» создаётся связанный документ ответа на обращение о предоставлении госуслуги.
Таким образом, ведомство сможет передать на портал госуслуг статус заявки, выставляя дополнительный реквизит «статус», а кроме того, в регистрационной карточке ответа предусмотрена возможность приложить необходимые файлы.
Заявитель, заходя на портал госуслуг, получает обновлённый статус заявки или результат оказания услуги (в последнем случае тут же будут видны прикрепленные файлы, например сканы документов).
Если заявитель каким-либо иным образом (т.е. не через портал госуслуг) обращается за государственной услугой, например, сам обратится непосредственно в орган власти или в МФЦ, то в ответственном ведомстве зарегистрируют документ заявки вручную и там же внесут необходимые начальные данные в систему «ДЕЛО». После регистрации документа в системе точно так же организуется межведомственное взаимодействие (сбор информации через СМЭВ). А когда будут получены данные в электронном виде, то услуга предоставляется, однако статус заявки не публикуется на портале госуслуг, и уведомление приходит заявителю каким-либо иным способом, например, по почте или по телефону. Таким образом, смысл процесса предоставления государственной услуги не изменяется, и обмен данными через СМЭВ с другими ведомствами происходит тем же самым способом, но изменяются только способы подачи заявления и уведомления гражданина.
Выше представлена ситуация, когда ответственное ведомство только запрашивает информацию. Когда же оно само является источником информации, ему нужно разрабатывать собственные веб-сервисы в соответствии с методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи (ЭП-ОВ и ЭП-СП) при межведомственном электронном взаимодействии и выставлять их в СМЭВ. Подобная возможность также предусмотрена при внедрении типовой подсистемы оказания государственных услуг. В этом случае при внедрении подсистемы разрабатываются веб-сервисы, которые устанавливаются в систему «ДЕЛО» и регистрируются в СМЭВ. И тогда запросы будут приходить в ведомство, которое само и будет ответчиком, то есть поставщиком информации.
