Управление архивом
- Составление номенклатуры дел;
- Оперативное хранение дел;
- Подготовка для передачи на архивное хранение;
- Регистрация – создание архивных регистрационных карточек (АРК);
- Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление единиц архивного хранения;
- Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве;
- Топографирование хранилища документального архивного фонда, учет свободного места в архивохранилищах;
- Автоматизированная подготовка номенклатуры дел;
- Создание номенклатурных заголовков в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда;
- Группировка в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.
Поисковые возможности
- Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (или их сочетанию) АРК;
- Сохранение, просмотр, корректировка сохраненных поисковых запросов;
- Поиск с отображением списка результатов по сформированным поисковым запросам;
- Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице;
- Печать результатов поиска;
- Поиск по штрих-коду.
Простая загрузка
- Использование технологии поточного сканирования для перевода бумажного архивного фонда в цифровой вид, поддерживаемый системой;
- Приём исполненных документов из СЭД «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.
«Поточное сканирование»
Опция «Поточное сканирование» предназначена для автоматизации процесса массового сканирования с прикреплением образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.
Опция «Поточное сканирование» обеспечивает автоматизацию следующих процессов:
- прикрепление отсканированных образов к АРК;
- создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, прикрепление к ним соответствующих файлов (цифровых образов, отсканированных с бумажных экземпляров).
Обеспечение долговременного хранение документов с ЭП
В настоящее время существует проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата ЭП, аналога собственноручной подписи на бумаге, составляет 1-3 года. Но срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года.
Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт в методологическом и технологическом обеспечении долговременного хранения электронных документов.
«Читальный зал»
Электронные архивы (ЭА) призваны значительно упростить работу с находящимися в них материалами и повысить эффективность использования информационных ресурсов.
Организация доступа к информации, хранящейся в ЭА, является важной задачей автоматизации архивного делопроизводства.
Модуль «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к ЭА. Работа с опцией характеризуется простотой доступа к делам и документам, удобством их использования. «Читальный зал» имеет широкие возможности поиска нужных материалов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий.
Назначение
Модуль «Читальный зал» предназначен для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива. Он автоматизирует процесс доступа к следующей информации:
- архивным карточкам дел;
- архивным карточкам документов;
- электронным образам документов
При этом функции «Читального зала» позволяют:
- просматривать содержимое архивных фондов, дел, документов;
- регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным ресурсам;
- создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда можно помещать отобранные пользователями материалы;
- осуществлять поиск дел и документов по атрибутам, а также содержанию.
Права пользователей
В «Читальном зале» возможны две роли пользователя: Читатель или Библиотекарь
Читатель имеет доступ:
- к информации одного или нескольких архивных фондов;
- к информации по одному или нескольким грифам (общий, ДСП и т.д.);
- к документам по одному или нескольким подразделениям – источникам комплектования;
- к общим папкам (может быть запрещен);
- к материалам определенных годов.
Также Читатель имеет права на:
- создание и управление своими личными папками;
- помещение дел и документов в свои личные папки;
- просмотр прикрепленных файлов с электронными образами документов (может быть запрещен).
Библиотекарь обладает правами на:
- регистрацию и удаление пользователей;
- редактирование реквизитов пользователя;
- определение прав доступа Читателя к ресурсам электронного архива;
- печать карточки пользователя;
- просмотр списка пользователей;
- поиск пользователя среди зарегистрированных;
- определение временного периода, в течение которого Читателю разрешено работать в «Читальном зале»;
- помещение дел и документов в общие/личные папки;
- создание и ведение списка общих папок;
- перевод любой личной папки в состав общих.
