Основные функции системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Возможности системы «Архивное ДЕЛО»:

Работа с электронными документами

Работа с электронными подлинниками документов в экосистеме продуктов ЭОС построена на принципах доверенной среды, которая включает:

  • систему оперативного делопроизводства;
  • сервисы, обеспечивающие передачу документов на хранение;
  • систему архивного хранения.

 

Ведение номенклатуры дел

Возможности ведения номенклатуры дел организации в системе «Архивное дело» включают:

  • подготовку и утверждение номенклатуры дел в целом по организации и для отдельных структурных подразделений;
  • импорт номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
  • экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.

В системе «Архивное дело» можно вести номенклатуру дел фонда по тематическому или структурному признаку. В соответствии с требованиями законодательства номенклатура дел готовится на основании утвержденных Росархивом типовых перечней документов на каждый календарный год отдельно.

В «Архивном деле» хранятся номенклатуры за все годы работы организации в системе. Возможно создание номенклатурных заголовков дел, предназначенных для учета любых видов документов (бумажных и электронных), переходящих и не переходящих на следующий календарный год, одним из следующих способов:

  • создание регистрационных карточек дел «вручную»;
  • импорт номенклатуры дел из СЭД или файла;
  • копирование номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.

Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).

 

Прием и передача дел на архивное хранение

Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и готовит дела для передачи в архив организации, в том числе:

  • создает вручную либо импортирует регистрационные карточки дел;
  • формирует в системе и осуществляет печать обложек и торцов дел, листов-заверителей дел;
  • осуществляет пересчет реквизитов дел и разделение дел на тома;
  • создает сдаточные описи дел в системе;
  • создает акты о выбытии для дел, не подлежащих хранению и передаче в архив;
  • отмечает готовность дел, находящихся на формировании, для передачи в архив.

Пользователь с ролью «Архивариус» принимает подготовленные делопроизводителем дела в архив, включает их в годовые разделы сводных описей, осуществляет систематизацию и топографирование.

 

Экспертиза ценности документов

Первый шаг для определения сроков хранения архивных документов — составление номенклатуры дел. Для многих групп документов законодательство устанавливает минимальные сроки их хранения. Но при необходимости организация может увеличить сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения». Этот реквизит выступает важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Экспертиза ценности документов включает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе:

  • акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
  • акт об утрате документов (для утерянных документов);
  • акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» отмечает в системе выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования. Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.

 

Классификаторы дел и документов

В «Архивном деле» справочно-поисковая система реализована в виде отдельного раздела. Он представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации.

Тематические каталоги создаются отдельно для дел и отдельно для документов, и могут состоять из рубрик с любым количеством уровней иерархии.

Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам. Классификация возможна том числе по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива:

  • по источнику поступления;
  • по фамилии (наименованию) автора документа;
  • по годам и периодам;
  • по географическому признаку (например, странам или городам);
  • по тематическому признаку и т.д.

Тематические каталоги для классификации для дел и документов фонда настраиваются в карточке фонда. Выбрать тематические рубрики для дел и документов можно в карточке дела и документа на специальной вкладке.

При необходимости пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках дел и документов.

При работе в справочно-поисковой системе пользователь может:

  • просматривать перечни дел, документов, которые относятся в выбранной тематической рубрике;
  • просматривать и редактировать карточки дел, документов;
  • исключать дела из одной тематической рубрики и включать их в другую тематическую рубрику (либо исключать из тематической рубрики насовсем).

 

Читальный зал

Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами не только сотрудникам архивной службы и делопроизводителям подразделений, но также посетителям архива.

Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Правила доступа можно настраивать индивидуально, на основании структуры фондов, в которые объединены дела и документы.

Стартовый раздел работы «Фонды» для пользователей с роль «Читатель» предназначен для поиска и просмотра регистрационных карточек дел (с учетом назначенных пользователю прав). Находясь в нем, пользователь может:

  • просматривать дела на перечне;
  • использовать расширенный поиск дел над перечнем;
  • просматривать карточки дел;
  • знакомиться с документами дела;
  • помещать дела в папки, на которые ему назначены соответствующие права.

В карточке дела «Читателю» доступны следующие действия:

  • просмотр других томов дела, которые собраны в отдельной секции;
  • ознакомление с документами дела и их файлами;
  • помещение документов в папки, на которые ему назначены соответствующие права. 

Чтобы предоставить точечный доступ к делам и документам без назначения прав на целый фонд или рубрику фонда, сотрудник архива может помещать отдельные ссылки на документы и дела в личные папки пользователя. Доступ к таким делам и документам сохранится у пользователя до тех пор, пока документ находится в его папке. После удаления записей из папки пользователя доступ к документам блокируется.

Раздел «Систематизация» режима «Читальный зал» предназначен для работы со справочно-поисковыми средствами архива, которые представляют собой иерархические тематические каталоги. Дела и документы в них классифицируются в пределах фонда.

Для каждого фонда выделяются две группы классификаторов: для дел и для документов. Используя тематические каталоги, читатель может самостоятельно находить дела и документы, которые относятся к интересующей его теме.

Кроме того, пользователю с ролью «Читатель» может быть предоставлен доступ к режиму «Поиск дел и документов», где, используя поисковые запросы, на основании предоставленных прав, читатель самостоятельно может находить необходимые ему дела и документы в архиве.

Поточное сканирование документов

«Поточное сканирование» – функция для оцифровки бумажных документов. Для работы с функцией на рабочем месте пользователя должно быть установлено и настроено сканирующее приложение, которое поставляется с системой «Архивное дело» при наличии соответствующей лицензии. Работа функции доступна в среде операционных систем Linux (Альт, Астра, РедОС) и на операционной системе Windows.

Поточное сканирование работает с штрих-кодами, которые печатаются из системы «Архивное дело», где настраивается место печати штрих-кода и ряд параметров обработки документов. Кроме стандартных вариантов на листе, штрих код может быть распечатан также и на наклейках.

В системе «Архивное дело» предусмотрено два сценария работы:

  • сканирование в карточку документа;
  • сканирование в карточку дела с автоматическим созданием карточек документов.

Заявки на сканирование и статус их выполнения отображаются на вкладке поточное сканирование, которая удобно расположена в едином интерфейсе системы.

Функция «Поточное сканирование» автоматически отслеживает статусы по заявкам на сканирование. В случае создания повторной заявки файлы дополнительно прикрепляются к соответствующему делу или документу.

Для сканирования документов пользователь должен сформировать пачку документов, содержащую необходимые штрих-коды, стоп лист и листы-разделители.

В рамках одного сканирования могут осуществляться несколько заявок на сканирование. При этом реализуется разграничение сканируемых документов по принадлежности к определенному пользователю.

По документам, которые загружены в систему «Архивное дело» при помощи функции «Поточное сканирование» доступен поиск по штрих-коду. Кроме того, штрих-код можно распечатывать только для поиска, не выполняя сканирования.

 

Уничтожение электронных документов по истечении сроков хранения

В системе «Архивное дело» реализована процедура уничтожения электронных документов, которая обеспечивает надежное прекращение доступа к данным по итогам проведения экспертизы ценности и документальное оформление факта уничтожения электронных документов в информационной системе.

Уничтожение электронных документов по истечении сроков хранения в ведомственном архиве выполняется в соответствие с правилами работы архивов. Для рассмотрения экспертно-проверочной комиссией готовится акт о выделении к уничтожению.

Процедура уничтожения электронных документов реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Архивный работник может настроить состав реквизитов, которые необходимо удалять. Состав уничтожаемых реквизитов согласовывается и утверждается экспертной комиссией организации.

Система формирует акт об уничтожении метаданных, в котором по каждому делу прописывается список уничтоженных документов. Данный акт является подтверждением уничтожения документов ответственным сотрудником организации в системе «Архивное дело». В учетных формах уничтоженных дел и документов, содержится информация о дате уничтожения и акте, на основании которого были выполнены данные действия.

 

Выдача документов по запросу в системе «Архивное дело»

Использование документов – одна из важнейших функций архива организации. Для автоматизации этого процесса в системе «Архивное дело» реализованы запросы на выдачу любых материалов из архива и отдельная функция для выдачи электронных документов, которые обрабатываются опцией «Архив электронных подлинников».

Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала, делопроизводителям и архивным работникам. У пользователей есть возможность сформировать текстовое описание своего запроса и прикрепить к запросу архивные регистрационные карточки дел и документов в том, случае, если нужна конкретная копия или доступ к файлам.

После сохранения запрос поступает на рассмотрение к архивному работнику, которому назначено специальное право на рассмотрение запросов.