Алтайский Государственный Университет
«Алтайский государственный университет» (АГУ) – высшее учебное заведение, классический университет в Алтайском крае. Вуз образован в 1973 году, и сегодня является крупнейшим научно-образовательным комплексом региона. ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет» имеет 4 филиала, расположенных в крупных населенных пунктах края. В 2017 году стал одним из региональных опорных университетов, а также распоряжением Минобрнауки РФ признан университетским центром инновационного, технологического и социального развития
За 40-летнюю историю университет подготовил сотни тысяч высококвалифицированных специалистов, среди которых – известные ученые, политики, государственные деятели, крупные бизнесмены. АлтГУ реализует инновационную для края модель непрерывного образования, проводит фундаментальные и прикладные научные исследования, ориентированные на решение приоритетных социально-экономических задач развития Алтайского края и регионов Сибири.
Автоматизация делопроизводственных процессов, применение информационных технологий с целью перехода на безбумажный (электронный) документооборот уже несколько лет является одним из приоритетов в развитии системы управления вуза. Выбранная в качестве инструмента автоматизации система электронного документооборота «ДЕЛО» заменила ранее внедренный продукт другого производителя.
Потребность в замене СЭД возникла, когда стало очевидно, что высокая цена программного обеспечения и его функциональная ограниченность ставят под сомнение возможность реализации планов развития ИТ-структуры университета. В результате руководством управления документационного обеспечения вуза было принято решение перейти на СЭД «ДЕЛО», отвечающую всем актуальным для университета требованиям.
Система «ДЕЛО» – это комплексное решение, разработанное компанией ЭОС, предназначенное для автоматизации делопроизводственных процессов организаций различного масштаба и сфер деятельности. Сегодня «ДЕЛО» занимает лидирующие позиции на российском рынке СЭД/ЕСМ-систем. Продукт зарекомендовал себя как самая надежная и проверенная СЭД. Более 300 учебных заведений России и стран ближнего зарубежья используют СЭД «ДЕЛО» как в учебном процессе, так и для управленческих нужд.
Разработчик продукта предоставляет вузам льготные условия на приобретение СЭД «ДЕЛО» для автоматизации внутреннего документооборота. Благодаря этому Алтайский государственный университет закупил свыше 80 автоматизированных рабочих мест системы по специальной цене, со скидкой 50% (академическая лицензия).
Проект внедрения системы «ДЕЛО» в Алтайском госуниверситете стартовал в конце 2014 года. Поставку программного обеспечения, предоставление технической поддержки и обучение пользователей осуществляла компания «КС-Консалтинг» – партнер ЭОС в Сибири. Внедрение и настройка СЭД проводились силами специалистов управления документационного обеспечения и управления информатизации АГУ. В общей сложности на начальном этапе было внедрено 82 автоматизированных рабочих мест пользователей, из них 12 рабочих мест системы ДЕЛО, и 70 подсистемы «ДЕЛО-WEB» (предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно).
В течение 9 лет с момента внедрения система продолжала развиваться и расширяться. В последние годы наиболее актуальным стал вопрос перехода на юридически значимый документооборот. В связи с этим было проведено обучение по работе в СЭД для 200 сотрудников Универститета из числа руководства и административных подразделений вуза, дирекций и кафедр институтов.
С начала 2023 года руководство Универститета полноценно использует СЭД «ДЕЛО» для согласования и подписания исходящей документации. Только за 6 месяцев 2023 года при помощи СЭД и ЭЦП были подготовлены и подписаны свыше 3 000 документов. Также запущены процедуры согласования и подписания в электронном виде внутренних документов (приказы ректора по основной деятельности, распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности, приказы по слушателям ДПО).
В планах АГУ по развитию — перевод в систему электронного документооборота всей внутренней документации, в том числе служебных записок, внутренней переписки, кадровых приказов, приказов по студентам.