В ноябре компания Haulmont выпустила новую версию системы ТЕЗИС 5.2. Рассказываем, какие дополнительные возможности теперь включены в «коробку», и почему они особенно заинтересуют специалистов кадровой службы и бухгалтеров.
Модуль для кадрового документооборота в СЭД Тезис
Перевод кадрового документооборота в электронный формат — один из главных трендов последнего года в цифровизации бизнес-процессов. В 2021 году, после дополнения Трудового Кодекса РФ новыми статьями, была сформирована нормативно-правовая база для ведения КЭДО. Конечно, пока перевод кадровых документов в цифру — право, а не обязанность работодателя. Но многие организации по собственной инициативе стремятся как можно быстрее отказаться от бумажной работы и перейти на КЭДО.
Новая версия СЭД «Тезис» предоставляет возможность частично перенести в систему работу с кадровыми документами. В частности, реализована работа с отпусками и командировками — это те процессы, которые чаще всего требуют согласования и подписания заявлений. В дальнейшем разработчик планирует расширить функциональность модуля и добавить документы по трудоустройству и увольнению, переводам на другую должность, награждениям и дисциплинарным взысканиям.
Управление отпусками в СЭД Тезис
Процесс планирования отпусков может запускаться автоматически, или в определенную дату, указанную администратором в настройках. После запуска процесса каждый сотрудник должен отметить желаемые даты отпуска в специальной карточке. Перед отправкой на согласование карточка проходит автоматическую проверку: соответствует ли заявленное количество дней отпуска доступному для сотрудника, с учетом региона и производственного календаря.
После все карточки поступают на согласование руководителю, который при принятии решений может ориентироваться на визуализированный сводный отчет в виде диаграммы Ганта.
Заявление на отпуск создается автоматически за несколько недель до положенного срока, и уходит на согласование самому сотруднику, руководству и отделу кадров. Финальный этап — создание в СЭД Тезис приказа об отпуске для подписи директором компании.
Работа с командировками в системе Тезис
В карточке заявки на командировку сотрудник указывает маршрут, проект, пожелания по трансферу и условиям проживания, а также предварительный расчет стоимости. Затем заявка отправляется на согласование руководителю и другим заинтересованным участникам. После переходит к сотруднику, который занимается покупкой билетов и бронированием жилья.
Кроме того, в системе настроены готовые печатные формы документов, которые используются в ходе согласования командировки и последующей отчетности:
- Заявка на трансфер и проживание;
- Приказ;
- Служебное задание для направления в командировку;
- Отчет о выполнении служебного задания.
Наша компания в ходе реализации проектов по внедрению СЭД Тезис уже столкнулась с тем, насколько важная автоматизация процесса согласования командировок для многих заказчиков. В данный момент мы ведем разработку индивидуального процесса для одного из клиентов, который использует «Тезис» уже несколько месяцев. Подробнее об этой разработке расскажем в ближайших новостях.
Дополнительные поля в карточке сотрудника
Теперь в карточку сотрудника можно добавить дополнительные данные, важные для отдела кадров: город, должность руководителя, даты больничного, отгула или увольнения.
Кроме того, информацию о важных документах, касающихся сотрудника, также можно хранить прямо в карточке. Туда можно внести данные о дипломе, военном билете или справке об инвалидности, а в отдельной вкладке прикрепить скан-копию документа.
Новые бухгалтерские документы
В СЭД ТЕЗИС 5.2 реализована поддержка работы с новыми видами бухгалтерских документов:
- Акт сверки;
- Детализация;
- Ценовой лист;
- Протокол согласования цен;
- Накладная на внутренние перемещения (ТОРГ-13);
- Реестр сертификатов;
- Доверенность.
Их можно создать в СЭД ТЕЗИС и отправить в Диадок прямо из системы, либо получить из Диадок.
Завести формализованные и неформализованные бухгалтерские документы в СЭД можно путем выгрузки из учетной системы 1С.
Больше возможностей для юридически значимого документооборота в СЭД Тезис
- Теперь с письмами можно работать как в формализованными документами, отправлять в Диадок, получать и обрабатывать.
- Уже подписанный документ можно аннулировать или отозвать, если он еще не подписан контрагентом.
- Если документ был получен через Диадок, можно продолжить работу с ним без регистрации.
- Добавлен статус подписания документа «Подписано с разногласиями» (в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820).
- Добавлена функция настройки типов входящих документов, для которых должна создаваться карточка в СЭД (по умолчанию это все документы).
- Добавлены уведомления о подписании контрагентом документа, который не требует ответной подписи. Для полученных документов отображается необходимость подписи.
Дизайнер бизнес-процессов в новом интерфейсе
Дизайнер процессов позволяет заказчикам самостоятельно настраивать бизнес-процессы без программирования, используя возможности low code (доступно в «Стандартно» и «Расширенной» редакции ТЕЗИС).
В новой версии дизайнер процессов сохранил свою функциональность, но его внешний вид стал более удобным и интуитивно понятным.
Хотите познакомиться с возможностями новой версии «ТЕЗИС» и узнать, подходит ли эта СЭД вашей компании?
Заполните форму ниже, и мы проведем для вас бесплатную презентацию основного функционала системы, а также предоставим демо-стенд для самостоятельного тестирования.
