Основные функции
Подсистема «Повестки заседаний» — дополнительный компонент системы электронного документооборота ДЕЛО, разработанный нами по индивидуальному заказу для крупной государственной организации. Поддерживается версией ДЕЛО 18.1 под управлением MS SQL Server, функционирует на подсистеме «Управление процессами». Клиентское приложение работает под управлением операционной системы Windows 8.1 Pro, преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках.
Компонент помогает автоматизировать работу с повестками заседаний: сформировать повестку в СЭД ДЕЛО и направить её всем участникам совещания на планшеты, чтобы они могли ознакомиться с документами предварительно или в ходе проведения заседания.
Подсистема представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Однако, в отличие от классической повестки, обладает рядом преимуществ: удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных копий рассматриваемых документов и др.
Работа с мобильным приложением "Повестки заседаний"
Рассмотрим классический сценарий работы с мобильным приложением Повестки заседаний участников совещания. Чтобы начать работу с приложением, участнику заседания необходимо авторизоваться. Окно авторизации (рис.1) открывается при каждом запуске приложения:
После успешной авторизации участнику заседания открывается доступ к странице с выбором повесток (рис.2), актуальных для данного пользователя. Здесь отображается основная информация о ближайших заседаниях:
- дата, время и место проведения заседания
- количество пунктов повестки, количество докладчиков и общее число участников совещания
Выбрав нужную повестку и кликнув по ней, пользователь перемещается на страницу с содержанием данной повестки (рис.3), где в развернутом виде отображена информация по рассматриваемым на заседании вопросам:
Все пункты повестки пронумерованы, пункты дополнительной повестки (если такая есть) выделены цветом. Для каждого пункта указаны докладчики, их должность, а также прикреплены документы (например лист согласования или проект документа). Все приложенные файлы можно просмотреть не выходя из приложения. Кликнув по выбранному документу, открывается Окно просмотра материалов (рис.4), где можно ознакомиться с содержанием прикрепленных к данному пункту совещания документов.
Работа приложения Повестки заседаний позволяет проводить совещания различного уровня в актуальном и удобном для его участников формате.
Подготовка повестки в СЭД ДЕЛО
Подсистема встраивает модель процесса подготовки повесток в систему электронного документооборота ДЕЛО, и позволяет использовать действующие процедуры согласования/визирования документов, что существенно экономит временные и материальные ресурсы, затрачиваемые на подготовку заседаний.
Таким образом, подсистема Повестки заседаний значительно упрощает и автоматизирует процесс подготовки совещания. Основные задачи, которые подсистема решает на данном этапе:
- сокращение непродуктивных затрат времени, которые несут организаторы заседаний (рассылка повестки, пакета документов, изменений к ним и т.д.)
- упрощение процедуры подготовки проектов документов для обсуждения на заседании
- сокращение затрат на бумажные экземпляры пакетов документов к заседаниям
- оперативное доведение до сведения участников мероприятия изменений в списке вопросов, проектах документов и др.
- исключение случаев утраты участниками совещания предварительно направленных пакетов документов, передачи неактуальных экземпляров, потери или порчи бумажных документов в процессе доставки
