Опция «Интеграция ДЕЛО - 1С»

Опция представляет собой интеграцию систем–лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С. Она позволяет упорядочить работу с финансовыми документами.

Актуальность

  • С финансовыми документами работают не только бухгалтера, но и другие сотрудники.
  • Трудности с обеспечением сохранности оригиналов бухгалтерских документов.
  • Большое количество бумажных ксерокопий, трудности с контролем, хранением и поиском.
  • Сложности сбора оригиналов документов в определенные сроки.
  • Сложности с архивным хранением и уничтожением.
  • Значительные временные затраты на поиск документов.

 

Преимущества

Для руководства:

  • Организация надежного хранилища оригиналов документов.
  • Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.
  • Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.
  • Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.

Для бухгалтеров:

  • Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).
  • Контроль сроков получения оригиналов документов.
  • Организация надежного хранилища оригиналов документов.
  • Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.
  • Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.
  • Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.
  • Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.

Для сотрудников, работающих с документами, подтверждающими хозяйственную деятельность организации, таких как юристы, финансисты, сотрудники договорных отделов, отделов продаж, руководители проектов:

  • Получение доступа к электронным образам документов.
  • Получение доступа к некоторым данным первичных бухгалтерских документов, доступ к которым может быть ограничен, например, банковская выписка.
  • Отсутствие необходимости делать копии документов или просить у других сотрудников их оригиналы (запрашивать некоторые данные из этих документов).

Для программиста:

  • Отлаженные под особенности платформы 1С: Предприятие Сом-объекты.
  • Готовые фрагменты программного кода.
  • Уменьшение времени на освоение предметной области.

 

Работа с договорами

  • Предполагается, что договор подготовлен в текстовом редакторе.
  • В системе «ДЕЛО» создается регистрационная карточка проекта договора (РКПД), он согласовывается и подписывается в электронном виде. На основании проекта в «ДЕЛО» формируется регистрационная карточка (РК) документа договор.
  • Посредством API устанавливается связать между РК СЭД «ДЕЛО» и 1С.
  • Подписанный оригинал договора сканируется, и электронный образ прикрепляется к РК виде файла. Оригинал отправляется на хранение.
  • Автоматически в 1С сообщается о приходе подписанного договора. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с текстом договора (просмотреть прикрепленные файлы), увидеть другую информацию из РК о договоре.

 

 

Работа с первичными бухгалтерскими документами на примере документа «Расходная накладная»

  • При работе с первичными бухгалтерскими документами документ создается в 1С. Из 1С документ автоматически регистрируется в «ДЕЛО» в виде проекта документа (создается РКПД и заполняются автоматически некоторые реквизиты). Дальнейшие действия зависят от варианта документооборота, в котором будет участвовать данный документ.

  • Бумажный документооборот

    • При печати документа в 1С формируется штрих-код на основании данных из системы «ДЕЛО» и надпечатывается на документе.
    • После получения подписанного с обеих сторон документа бумажный оригинал сканируется и отправляется на хранение.
    • Сразу после сканирования автоматически из РКПД формируется РК, к которой автоматически прикрепляется электронный образ документа.
    • В 1С сообщается о приходе подписанного документа для осуществления контроля поступления оригиналов документов. В 1С можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).

  • Юридически значимый электронный документооборот

    • В документе 1С определяется маршрут для согласования документа в электронном виде.
    • При печати документа в 1С формируется файл печатной формы документа в формате Excel и прикрепляется к РКПД.
    • Автоматически формируются в системе «ДЕЛО» поручения для подписания документа в электронном виде. Сотрудники подписывают файл документа электронной подписью в СЭД «ДЕЛО». После подписания всеми автоматически из РКПД формируется РК.
    • В 1С определяется факт проставления всех подписей под документом и сигнализируется пользователю. Бухгалтер проверяет в 1С валидность всех подписей и проводит документ. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).