Опция «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ)

Следующий шаг в реализации электронного взаимодействия – не только обмен, но и контроль!

Опция «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) предназначена для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота, а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.

Кто является пользователем СЭВ

СЭВ будет полезна организациям, планирующим осуществлять обмен электронными документами в больших объемах (в большом количестве, с большим числом абонентов) и контроль за их прохождением и исполнением в подведомственных, одноуровневых или вышестоящих организациях.

Пользователями СЭВ могут быть коммерческие организации с территориально-распределенной структурой (например, управляющая компания, дочерние компании, филиалы, партнеры) и государственные органы (например, правительство субъектов РФ, министерства и ведомства субъектов РФ, органы местного самоуправления или федеральный орган государственной власти, территориальные управления, подведомственные ФГУ и другие учреждения).

Что получает пользователь Сервера Электронного Взаимодействия

Автоматическое (без участия человека) получение документов, поступающих по СЭВ из других организаций–пользователей СЭВ.
Автоматическая проверка на повторность поступившего по СЭВ документа (с передачей повторно поступившего документа на ручную регистрацию или с отказом от его регистрации).
Автоматическая регистрация в своей СЭД поступившего по СЭВ документа (с передачей пришедшего документа на ручную регистрацию в случае возникновения проблем в процессе автоматической регистрации).
Автоматическая связка новых документов, поступивших по СЭВ, с документами СЭД.
Автоматизированная отправка по СЭВ электронных документов, зарегистрированных в своей СЭД внешним адресатам, указанным в РК.
Автоматическое формирование и отправка отчетов (докладов) о прохождении и исполнении.
Автоматическое получение отчетов от адресатов документов, направленных по СЭВ, и представления их в удобной форме в интерфейсе своей СЭД.
Автоматическая синхронизация изменений в справочниках участников СЭВ, например изменения в справочнике должностных лиц (ФИО, должность, подразделение)
Возможность применения и настройки шифрованных каналов передачи сообщений СЭВ для обеспечения безопасности передаваемых данных
Гибкая настройка правил обмена документами и докладами.

Архитектура СЭВ

В состав сервера СЭВ входят следующие подсистемы:

Конвертер электронных сообщений (документов и документов) унифицированного формата.
Подсистема интеграции с обменными службами (отправляющая и принимающая электронные сообщения).
Подсистема интеграции с СЭД (извлечение исходящих документов, зарегистрированных в СЭД, их подготовка к отправке и организация отправки по СЭВ; получение документов, поступивших по СЭД, их автоматическая регистрация, связывание с другими документами, формирование и отправка докладов и т.д.).
Подсистема хранения идентификационной информации отправленных и поступивших электронных сообщений.
Подсистема протоколирования событий и ошибок.
Подсистема планирования запуска подсистем СЭВ.

Как это работает

Отправка исходящего документа по СЭВ

Сервер Электронного Взаимодействия передающей стороны получает команду отправить исходящий документ и выполняет следующие действия:

Определяет адрес электронной почты адресата отправляемого документа–участника СЭВ.
Подготавливает документ к отправке (формирует паспорт документа – файл, содержащий реквизиты документа, полученные из СЭД).
Отправляет паспорт документа и файлы документа (например, электронный образ) через почтовый сервер.
В случае досылки поручений или отчетов по поручениям по ранее отправленному документу через СЭВ, происходит досылка файла поручения или отчета без повторной регистрации в СЭД документа.

Получение входящего документа по СЭВ

Сервер Электронного Взаимодействия принимающей стороны выполняет следующие действия:
Выгрузка сообщений с почтового сервера.
Анализ паспортов поступивших документов.
Автоматическая (без участия пользователя) регистрация документов в СЭД.
Формирование и отправка корреспонденту доклада по обработанному документу.
Досылка поручений и отчетов о ходе исполнения (в случае наличия) дополнительными сообщениями.

Работа с докладами

События по прохождению и исполнению документа в СЭД адресата документа, по которым может быть сформирован доклад:

Прием документа.
Регистрация документа.
Пересылка документа.
Создание поручения по документу.
Редактирование поручения по документу.
Удаление поручения по документу.
Отправка документа.
Отправка ответа.

Отправка документа

Отправка документа с резолюцией

СЭВ адресата автоматически формирует доклад (файл формата XML, содержащий информацию о событии с документом) и отправляет его корреспонденту.

СЭВ корреспондента автоматически получает доклад и сохраняет его в СЭД корреспондента в удобной для пользователей форме. При этом XML-копия доклада сохраняется на сервере СЭВ корреспондента.

Корреспондент, отправляя документ, может заказать доклады – указать события, о которых он хотел бы получать доклады (например, кому документ был переслан в организации-адресате или какие резолюции были на его основе созданы).

Адресат при получении документа может отказаться направлять доклад об определенных событиях по полученному документу (даже при их заказе корреспондентом).

Обмен файлами поручений и отчетов об исполнении

СЭВ позволяет обмениваться двум и более организациям поручениями и отчетами о ходе их исполнения. Это позволяет существенно упростить контроль исполнения поручений с привлечением внешних исполнителей. СЭВ автоматически передает файлы поручений и файлы отчетов по поручениям без необходимости повторной регистрации РК в системах других организаций.

С какими СЭД и обменными службами это работает

СЭВ представляет собой сервер – выделенный, постоянно функционирующий программный компонент, имеющий связь с СЭД и почтовой (или иной обменной службой, например ViPNet).

Поскольку СЭВ разрабатывает компания «Электронные Офисные Системы», пользователю системы «ДЕЛО» доступны все услуги СЭВ в максимально удобной форме и в максимальном объеме.

Например, данные по исполнению резолюции внешним исполнителем будут отображаться в том же интерфейсе, что и отчеты внутренних исполнителей, т.е. в окне отчета исполнителя.

Таким образом, создается впечатление работы в одной системе. Тем не менее СЭВ открыта для подключения и других СЭД, поддерживающих стандарт обмена сообщениями СЭВ.

Взаимодействие между СЭД, сервером СЭВ и почтовой службой производится по стандартизированному протоколу, что позволяет обеспечить обмен информацией с СЭД, отличными от системы «ДЕЛО», и использовать другие обменные службы, а не электронную почту.

Как стать пользователем СЭВ

Компания ЭОС предлагает множество решений на базе Сервера Электронного Взаимодействия, более подробно о решениях и возможностях СЭВ можно уточнить у специалистов компании заполнив форму обратной связи.

ПРОДУКТЫ