Межрегиональная практическая конференция: «Современная система электронного документооборота и электронные архивы - новые возможности и комплексный подход».

 

Мероприятие открыл генеральный директор компании «КС-Консалтинг» Андрей Балабанов, а Министр цифрового развития и связи Алтайского края Евгений Зрюмов выступил с приветственным словом к участникам конференции. Он обозначил важность стоящих перед регионом, в частности, перед Правительством Алтайского края, задач в сфере обеспечения юридически значимого электронного документооборота, внедрения современных цифровых технологий как в работу госслужащих, так и в коммерческих предприятиях.

Министр Цифрового развития и связи Алтайского края Зрюмов Евгений

Об актуальных тенденциях развития СЭД и новинках ближайших версий СЭД «ДЕЛО» рассказал Сергей Полтев — руководитель направления ЕСМ-решений компании «Электронные Офисные Системы». Пожалуй, самыми знаковыми трендами являются экспоненциально растущие объемы обрабатываемой информации и новые требования к отказоустойчивости, функциональности и тому, что принято называть «пользовательским опытом».

Соответственно и ближайшие версии системы «ДЕЛО», которые запланированы на осень текущего и весну следующего года, ориентированы на повышение гибкости процессов обработки и маршрутизации документов, наглядную визуализацию данных, «оживление» и персонификацию интерфейса, повышение удобства работы в системе.

Презентация Андрея Балабанова с описанием кейса по автоматизации процессов подготовки к торгам и согласования договоров в СЭД ДЕЛО на примере Горнолыжного комплекса «Манжерок», ожидаемо, вызвала интерес как представителей коммерческих компаний, так и участников из числа государственных и муниципальных органов. Сложно найти организацию или предприятие, которой не приходится выступать в роли заказчика или поставщика при осуществлении закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ. Но даже организации без государственного участия, которые работают исключительно в секторе B2B и имеют возможность миновать процедуры подготовки документов для размещения закупок в соответствии с законами о конкурсных закупках, в любом случае постоянно сталкиваются с процедурами составления и согласования договоров.

Одним из значимых результатов проекта в ОА ГК «Манжерок» является то, что, по оценке самого заказчика, с применением автоматизации бизнес-процессов удалось достичь сокращения сроков визирования договоров с 1-5 дней до нескольких часов.

Для органов государственной власти в эпоху цифровой трансформации внедрение системы проектного управления является одним из ключевых приоритетов. Дмитрий Матвеев, ведущий специалист компании «Электронные Офисные Системы», рассказал об «Автоматизированной Подсистеме Управления Проектами», которая предназначена для сопровождения процессов управления проектами в государственных органах и тесно интегрирована с СЭД ДЕЛО. 

И о мобильных решениях, без которых в настоящее время трудно представить себе работу с документами и поручениями даже в государственных органах.

Наверняка многие задаются вопросом: как обеспечить долговременное хранение электронных документов, долгосрочное подтверждение подлинности ЭП и юридической силы электронных подлинников документов? Сергей Полтев, руководитель направления ЕСМ-решений компании «Электронные Офисные Системы», рассказал о том, как компания «ЭОС» решает эти вопросы в своем продукте «Архивное ДЕЛО». 

Сам процесс передачи на архивное хранение электронного оригинала очень прост и проходит всего три этапа: списание в дело, экспорт из СЭД, прием на хранение в «Архивное ДЕЛО». Помимо хранения электронных подлинников «Архивное ДЕЛО» также дает доступ к таким возможностям, как поиск по делам и документам, оцифровка документов и многие другие.

Одним из трендов рынка систем электронного документооборота в последние годы является расширение границ функционала СЭД и интеграция с различными системами. Компания «КС-Консалтинг» не единожды реализовывала проекты сопряжения СЭД ДЕЛО с МЭДО, ССТУ и СЭВ в различных регионах.

Заместитель генерального директора «КС-Консалтинг» Максим Живолун рассказал об одном из таких проектов — реализации оказания муниципальных услуг в СЭД ДЕЛО на примере Администрации города Норильска. Проект был реализован совместно со специалистами компании «ЭОС» в 2018 году. 

В результате реализации проекта интеграции СЭД «ДЕЛО» с Единым порталом государственных услуг (ЕПГУ) и СЭВ, внедрения функционала обработки заявок и документов для оказания муниципальных услуг в систему «ДЕЛО», заказчик получил очевидные преимущества. Администрация города Норильска использует расширенные функциональные возможности в рамках уже развернутой во всех органах администрации СЭД «ДЕЛО», без использования разрозненных альтернативных программных средств для оказания муниципальных услуг.

Андрей Король из компании «Электронные Офисные Системы» выступил с докладом «Автоматизация МФЦ, электронное взаимодействие между МФЦ, РОИВ, МСУ».

Система позволяет автоматизировать такие процессы, как добавление и сопровождение услуг, организация электронной очереди, взаимодействие с внешними системами (как федеральными, так и региональными). 

Основные модули системы решают множество задач, среди которых работа с заявлениями, предоставление комплексных запросов, оповещение заявителей, справочник, интеграция с федеральными ведомствами через СМЭВ 3 (МВД, ПФР, ФСС, ФНС, ФССП, Росимущество, Роспотребнадзор). и успешно используются в Калининградской, Рязанской области, ХМАО и других регионах. 

Также на конференции были затронуты такие темы, как: «Интеграция платформы МойОфис с ключевыми бизнес-приложениями», «Управление совещаниями», «Операционные системы Альт для импортозамещения», «Использование электронной подписи в современном документообороте».

Компания «КС-Консалтинг» более десяти лет занимается разработкой дополнительных компонентов для системы ДЕЛО, многие из которых эксплуатируются на тысячах рабочих мест. О некоторых, наиболее актуальных и востребованных из них, было рассказано в отдельной презентации.

Также на стенде компании была представлена новая разработка, ориентированная на компании малого и среднего бизнеса — система «ВЕДОК». Это «легкое», недорогое и, в то же время, функциональное решение для самых актуальных задач бизнеса: управления задачами и документами, учета клиентов и договоров, «лайтовой» автоматизации бизнес-процессов.

20-ти летний опыт специалистов «КС-Консалтинг» в сфере автоматизации бизнес-процессов дает четкое понимание потребностей малого и среднего бизнеса — небольшим компаниям необходимы более простые и понятные инструменты. Именно для этих целей был разработан «ВЕДОК», обладающий простым, а главное, необходимым и полезным функционалом, который поможет избавиться от рутины и не упускать важного в повседневной работе.

Конечно, формат конференции предполагает в первую очередь не формальное прослушивание докладов, а обмен опытом, нужной и полезной информацией, знакомство с коллегами, живое общение в кулуарах. 

Мероприятие лишний раз доказало свою значимость и нужность, причем совершенно разной публике, от делопроизводителей и государственных служащих до юристов и бухгалтеров, а также руководителей как государственных, так и коммерческих структур, коими и были гости конференции. Темы получились настолько емкими, разноплановыми и актуальными, что каждый из специалистов нашел для себя и своей работы что-то важное и полезное. Гости активно общались в холле в перерывах между докладами, подходили к стендам, знакомились с предложенными продуктами и решениями, о которых шла речь в докладах. 

В финале первого дня среди участников конференции были разыграны призы от компаний «КС-Консалтинг» и «Электронные Офисные Системы», состоялось награждение организаций, активно использующих СЭД.

В этом году дипломами были отмечены: 

  • Министерство цифрового развития и связи Алтайского края: За системный подход к развитию электронного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления региона;
  • Администрация города Барнаула: За проект горСЭД, объединяющей документооборот органов местного самоуправления городского округа;
  • АО «Горнолыжный комплекс «Манжерок»»: За внедрение уникальных процессов согласования договорной и закупочной деятельности на базе системы «ДЕЛО»;
  • Администрация г. Норильска: За активное развитие технологий электронного взаимодействия в органах местного самоуправления муниципального образования;
  • Администрация г. Владивостока: За самый масштабный проект автоматизации документооборота муниципального уровня на базе единой платформы «ДЕЛО»;
  • Правительство Забайкальского края: За высочайший профессионализм в развитии и продвижении современных технологий документооборота в регионе;
  • Правительство Республики Хакасия: За верность выбранной стратегии развития информационных технологий в документационных процессах органов власти и местного самоуправления Республики;
  • ООО ТД «Спасатель»: За креативный подход к организации документооборота и бизнес-процессов с использованием «облачных» технологий;
  • Алтайское Краевое Законодательное Собрание: За комплексную автоматизацию документных процессов в законодательном органе;
  • Законодательное Собрание Новосибирской Области: В честь десятилетия использования профессиональных решений для электронного документооборота в деятельности Законодательного Собрания.

Конференция продолжилась на следующий день в конференц-зале Министерства цифрового развития и связи Алтайского края. 

Состоялся круглый стол по практическим вопросам, среди которых обсуждались темы о перспективах и практических шагах по импортозамещению, мобильной версии СЭД для руководителей, а также шагах к реализации архивов электронных подлинников и другие актуальные вопросы. 

В мероприятии приняли участие: Верховный Совет Республики Хакасия, Республика Хакасия, АКЗС, Администрация городского округа Стрежевой Томской области, Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края, Законодательное собрание Новосибирской области, Министерство культуры АК, Администрация г. Барнаула. 

Презентации конференции: