Вебинар «Дело-WEB: ответы на ваши вопросы»

14 мая мы провели вебинар в формате «вопрос-ответ» по работе в «Дело-WEB».

При подготовке вебинара мы ориентировались на пользователей, которые:

  • уже знакомы с «Дело-WEB» на уровне пользователя, регулярно работают в подсистеме и хотят узнать, как использовать ее более эффективно;
  • работают только в классическом «толстом» клиенте, но планируют перейти на «Дело-WEB» и интересуются возможностями подсистемы.

При регистрации мы просили участников заранее оставлять свои вопросы, и на основе них составили программу вебинара:

  • общая информация;
  • переход с «толстого» клиента на «Дело-WEB»;
  • когда ожидать реализации отдельных возможностей;
  • новое и старое – вопросы совместимости;
  • ответы на вопросы, заданные в ходе трансляции.

Также в ходе вебинара мы анонсировали проведение онлайн-семинаров по отдельным темам, касающимся работы в классическом интерфейсе «Дела» и в «Дело-WEB». Информация о них будет опубликована в разделе «Новости» в ближайшее время. Если вы хотите узнать подробности предложения, напишите нам на почту Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

 

Ответы на вопросы

  1. Общие вопросы
  2. Переход с «толстого» клиента на «Дело-WEB»
  3. Практические вопросы
  4. Сроки и особенности реализации отдельных возможностей
  5. Старое и новое: вопросы совместимости

 

Общая информация

Описание основных возможностей Дело-WEB 

Сегодня функциональность подсистемы приблизилась к толстому клиенту и охватывает полный цикл жизни документа, начиная от регистрации, проходя все этапы рассмотрения и исполнения, и заканчивая списанием документа в дело.  

Описание же всех возможностей работы в Дело-Web занимает 902 страницы печатного текста с картинками в руководстве пользователя web-интерфейса. Но всегда удобнее пройти обучение у наших опытных наставников, которые за достаточно короткое время учебного курса помогут разобраться с необходимыми для работы функциями в Дело-Web. 

Что нового в работе подсистемы Дело? 

Основные новшества касаются расширения функциональности Дело-Web, что позволяет пользователю «перекочевать» в тонкий клиент с теми же возможностями, что и в толстом.  

Функционал подсистемы усовершенствован с точки зрения повышения производительности. В целом новшества касаются развития возможностей интеграции и взаимодействия с окружающей программной средой и информационными системами, с которыми требуется сопряжение. И, конечно, одним из существенных вопросов является возможность использования системы в условиях импортозамещения.  

Возможности Дело-WEB при работе с проектами документов (от регистрации до подписания), в том числе если у пользователя нет электронной подписи. 

На сегодняшний день, например, в версии 18.1 уже существует возможность осуществлять полный цикл работы с проектами документов, от создания и согласования, до утверждения/подписания, в том числе с помощью ЭП, и последующей регистрации РК документа из РКПД (проекта документа). То есть, функционал аналогичный возможностям толстого клиента.  

Какое максимальное количество пользователей может работать через Дело-Веб? 

Если речь идет о лицензиях гарантированного доступа, их количество неограниченно. Сколько лицензий вы приобрели - столько пользователей и смогут работать в системе одновременно. 

Если же речь идет о конкурентных лицензиях, когда доступ в систему в рамках одной конкурентной лицензии Дело-Web поочередно получают несколько разных пользователей, то здесь вопрос решается организацией порядка работы самих сотрудников.  

Так, нужно учитывать, сколько времени, в среднем, проводит тот или иной сотрудник в СЭД при работе с документами. Или, например, чтобы пользователь, который закончил работу, не забывал не просто закрыть окно браузера, а именно разлогиниться, что освободит доступ следующему пользователю в систему. Ведь если, не нажав в СЭД кнопку «Выход», просто закрыть браузер, то сервер системы будет какое-то время думать, что пользователь всё еще трудится в системе. А значит, другой пользователь в рамках данной конкурентной лицензии зайти в систему не сможет. 

Когда планируется выход следующей версии “Дела” 19.6? 

Она уже фактически готова. Мы ожидаем релиза официальной версии в ближайшие недели. 

Переход с «толстого» клиента на «Дело-WEB» 

Что нужно учесть при переходе? 

При переходе нужно учесть такие факторы, как:  

  • необходимая пользователю функциональность; 
  • уровень подготовки самого пользователя; 
  • степень оснащенности для использования таких операций, как подписание и проверка ЭП. 

Начиная с руководителей высшего звена и заканчивая исполнителями рядового уровня, не связанными со специфичными делопроизводственными функциями, типа поточного сканирования, переходу на web-интерфейс ничто не препятствует.  

Некоторым пользователям может потребоваться помощь более опытных сотрудников или технологов в освоении функций интерфейса. Либо можно прибегнуть к возможностям взаимодействия с нами по обучению таких сотрудников. 

Если же речь заходит об использовании сотрудником ЭП, то данному пользователю потребуются лицензии дополнительных опций для выполнения таких операций. 

Сколько будет стоить переход? 

Вопрос требует уточнения:  

  • Какая версия СЭД Дело используется сейчас и требуется ли обновление.
  • Требуется ли дооснащение серверной лицензией Дело-Web, если ранее она не приобреталась. 
  • Нужно ли обучать пользователей работать в системе «с нуля».  

Второй аспект связан с доступом к сети предприятия, если сотрудник будет работать из дома, например, а для его подключения требуется обеспечить защищенный доступ к закрытой сети организации.  

В случае, если вы уже используете версию 18.1, обладаете серверной лицензией Дело-Web, а пользователи ранее работали в толстом клиенте, то может потребоваться лишь помощь в освоении web-интерфейса, которую может оказать технолог организации. В этом случае, затраты могут быть нулевыми.  

Если организация не приобретала ранее серверную лицензию, а теперь планирует перейти на web-интерфейс, потребуется приобрести серверную лицензию. Для тех сотрудников, кто в СЭД Дело ранее не работал, потребуется приобрести клиентские лицензии либо ЛГО (персональные), либо КЛ (конкурентные). Таким образом, стоимость перехода к работе в тонком клиенте будет определяться индивидуально, в зависимости от текущей ситуации в организации. 

Как долго еще будет еще работать версия "толстого" Дела? 

В ближайшей паре версий полного отказа от толстого клиента не планируется. Кроме того, даже если какая-то из будущих версий претерпит такие изменения, желающие клиенты смогут продолжить пользоваться предыдущей, где толстый клиент функционирует. Правда, идейного смысла в этом не наблюдается. 

Что будет с лицензиями на толстый клиент при переходе на Дело-WEB? 

После покупки лицензий на веб интерфейс право пользоваться “толстым” клиентом остается за вами. Пользователи могут заходить в систему как через обычный, так и через веб-интерфейс, и они становятся взаимозаменяемыми. 

Сохранятся ли после перехода шаблоны РК и номенклатура дел? 

Все, что отображается и используется в толстом клиенте, также отображается и используется в “Дело-WEB”. Номенклатура дел также не пострадает. 

Прикреплять документы в веб-версии можно также, как и в толстом клиенте? Они сохранятся после перехода? 

Если мы говорим об актуальных версиях, например 18.1, все операции по прикреплению документов, включая возможности сканирования прямо из карточки, уже реализованы в полном объеме. Что касается сохранения, все регистрационные карточки с файлами документов хранятся на сервере либо в базе данных, либо во внешних хранилищах/каталогах (зависит от настройки базы). Поэтому нет разницы, как вы к ним обращаетесь - с помощью толстого или тонкого клиента. Документы хранятся в базе, поэтому ничего не потеряется.  

Сохраняется ли база данных (список граждан, организаций) при переходе?  

Вся информация - справочники, информация о пользователях - хранится в серверной части системы. Через какой интерфейс мы “заглядываем” в эту базу - не важно. Поэтому можно не беспокоиться, что какие-то данные пропадут или окажутся недоступны после перехода на web-версию. 

В толстом клиенте работает большое количество хоткеев. Они будут работать в веб-интерфейсе? 

Часть сочетаний горячих клавиш будет работать в веб-клиенте. Например, клавиша Insert для вставки автотекстов. Однако часть работать не будет, потому что толстый клиент — это приложение, которое непосредственно устанавливается на компьютер. А Дело-WEB обеспечивает доступ к той же базе через web-клиент, грубо говоря, через другой канал. Поэтому часть клавиш могут не работать. 

Практические вопросы 

Как найти документ по реквизитам сопроводительного письма? 

Возможности поиска в подсистеме Дело-WEB не менее богатые, чем в толстом клиенте. Демонстрация поиска в видео https://youtu.be/weDfG4R5Cb0?t=3664.

Как отметить повторность документа (фамилия, рубрика), повторность поступления обращения? 

В Дело-Web версий 18.1 и более ранних есть два способа указания повторности.  

Для входящих документов признак повторности можно установить во вкладке «Связки», используя возможность поиска по номеру РК. Например, по Исх № Корреспондента, в результатах которого можно выбрать искомый документ. Далее необходимо выбрать тип связки "Первичный - повторный". Этот способ можно использовать как в процессе регистрации, так и после регистрации в режиме редактирования РК.  

Для входящих документов и обращений граждан указать повторность можно после регистрации РК. С помощью функции Поиска документов можно найти ранее зарегистрированные РК первичных документов, скопировать их в буфер, а затем вставить из буфера в «Связках» зарегистрированной РК повторно поступившего документа.   

В версии 19.6 проверка повторности осуществляется автоматически на этапе ввода корреспондента при регистрации РК, аналогично толстому клиенту, если такой параметр указан в личных настройках пользователя. 

Как настроить ДЕЛО-WEB, если сервер с СЭД в одной сети, а пользователи, желающие пользоваться ДЕЛО-WEB в совершенно другой сети.  

Данный вопрос относится не к самой СЭД Дело, а к специалистам по сетевым соединениям и информационной безопасности. То есть, решив вопрос безопасного доступа в сеть организации извне, вопрос подключения к СЭД Дело с помощью логина и пароля зарегистрированного системе пользователя, решится сам собой. 

Исполнение поручений (резолюций) – как сделать более удобным механизм в версии 18.1 

Желательно конкретизировать, в чем именно заключается неудобство. Но если речь идет о пользователях, которые обладают очень широкими полномочиями для ввода резолюций и отчетов об исполнении за множество должностных лиц, то это вопрос навыков использования указанных инструментов.  

Например: пользователь пытается ввести отчет исполнителя, не выделив предварительно в РК конкретное поручение, где нужно ввести информацию, среди десяти-пятнадцати имеющихся. В таком случае система, в отсутствие телепатической связи с пользователем, задаст вопрос: в каком из десятка поручений и за кого из двадцати исполнителей пользователь желает это сделать.  

Если же работа осуществляется штатно, когда пользователь, являющийся исполнителем в резолюции, вводит отчет сам за себя, процесс осуществляется наглядно и удобно, безо всяких дополнительных информационных окон с уточняющими запросами. 

Предусмотрен ли в Дело-WEB протокол изменений и просмотра РК?  

Да, предусмотрен. Более того, в системе есть протокол изменений и просмотра РК, а также Сводный журнал, который отображает все движения документа: когда и кем зарегистрирован, когда, кем и кому он был направлен по резолюции или переслан, когда и кем исполнено поручение, а также когда и кем он был списан в дело. Для вызова протокола и сводного журнала используйте команды в меню веб-интерфейса. 

Почему в программе Дело-WEB при регистрации документа, РК может сразу не открываться? 

Этот вопрос стоит адресовать в техническую поддержку Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра., чтобы разобраться в причинах таких явлений. К примеру, недавно был вопрос о том, почему не все скрипты настроек в системе отрабатываются, как положено. И выяснилось, что у пользователя, всего-навсего, на рабочем месте использовался старый несовместимый браузер. После его обновления до требуемой версии всё стало работать штатно. 

Как ускорить поиск и выбор исполнителя при вводе резолюции?

Когда вводится резолюция, в поле "Исполнитель" нельзя использовать последние выбранные значения справочника "Подразделения". Можно только нажать кнопку "Назначить исполнителя", при этом открываются либо Списки, либо Справочник. Можно как-то показывать последние выбранные значения, чтобы каждый раз не искать в справочнике Исполнителя? 

Мысль интересная, но в версии Дело-Web 19.6 предложен более рациональный вариант. В окнах РК и резолюций созданы поля для ввода должностных лиц, с возможностью быстрого заполнения, как и в толстом клиенте. То есть система может по первым буквам вводимой фамилии должностного лица автоматически подобрать и предложить подходящие варианты из справочника, позволяя не проваливаться в него каждый раз, и не зависеть от статического списка последних использованных значений из кэша. 

Какие есть формы отчета по версии «Дело-WEB»? Редактируются ли отчетные формы? 

К сожалению, пользоваться модулями «Справочники», «Пользователи» и «Отчетные формы» с помощью тонкого клиента возможность пока отсутствует. Разработчик имеет в планах полную миграцию функций СЭД Дело в тонкий клиент, поэтому мы ожидаем появления такой возможности в одной из будущих версий. 

Сроки и особенности реализации отдельных возможностей 

Когда будет реализована поддержка модуля поточного сканирования в Дело-WEB? 

Мы ожидаем, что поддержка поточного сканирования будет реализована в одной из версий после 19.6. 

Есть ли "подводные камни" при работе в Дело- Веб на отечественной ОС Астра? Планируется ли сделать возможность развернуть сервер Дело на отечественной ОС? 

Как показывает опыт тех заказчиков, кто уже начинает переходить на такой режим работы с отечественной ОС Астра, функционально возможности Дело-Web в актуальных версиях от используемых под Windows не отличаются, включая возможность использования ЭП.  

Подводные камни могут появиться не в отношении Дело-Web, а в отношении сторонних приложений, использующихся под Астра. Например, форматирование и макросы в текстах и таблицах, созданных в MS Office, связанные с совместимостью форматов документов и их шаблонов в офисных пакетах, используемых под Астрой. В большинстве случаев стандартные вещи в форматах вполне совместимы и сложностей не вызывают. 

Работа с резолюцией (от проекта до утверждения, применение проекта резолюции на практике), работа со штампом для входящей корреспонденции, как правильно работать с экземплярами документов. 

Проекты резолюций на практике применяются у многих наших заказчиков, где руководители сами работают в системе, или делегируют подготовку таких проектов секретарям и помощникам. Не секрет, что такое практиковалось у некоторых ещё на бумаге, когда резолюции прикрепляются к документам на бумажном бланке специализированного формата. 

Детально рассматривать работу с резолюциями мы будем на одном из онлайн-семинаров, которые планируются в ближайшее время. В целом, процесс работы с проектами резолюций в Дело-Web по смыслу не отличается от работы с ними в толстом клиенте.  

Вопрос о работе с экземплярами документов, когда происходит передача пользователям оригиналов, копий, а также когда документ является экземпляром только в электронном виде, вплоть до последующего списания различных документов в бумажные и электронные дела, тоже весьма обширен, поэтому лучше также обратиться к обучающему вебинару. 

Будет ли реализация интернет-приемной в Дело-Веб? Если "Да", то когда примерно? 

Хотелось бы уточнить, идет ли речь о самой интернет-приемной на сайте, или вопрос касается регистрации поступающих оттуда обращений. Как правило, интернет-приемные на сайтах есть уже практически у всех. У нас, в свою очередь, есть модуль интеграции СЭД Дело до версии 18.1 с интернет-приемной. А вот вопрос автоматизированной регистрации в Дело-Web обращений, поступивших через интернет-приемную, реализован в версии 19.6. В данном случае, есть возможность настроить такое взаимодействие с существующими интернет-приёмными. 

Когда будет версия, в которой весь функционал перенесен в веб, чтобы можно было полностью отказаться от толстого клиента? 

Мы надеялись, что такая возможность появится уже в ближайшей версии. Однако пока это не будет реализовано из-за определенных, чисто технологических моментов. Необходимость тщательной подготовки к такому переходу обусловлена тем, что после изменений система должна, как и раньше, работать надежно и безотказно.  

Когда будет версия серверной части, которую можно установить на отечественные ОС, СУБД? 

Версия 19.6 уже работает на Postgre, то есть на уровне СУБД вопрос уже проработан. Что касается отечественных операционных систем, работы в этом направлении активно ведутся, и возможно через пару версий мы получим уже полностью импортозамещенный продукт. 

Старое и новое: вопросы совместимости 

Совместима ли старая и новая версия программы? 

Необходимо уточнение, о совместимостях в каких условиях идет речь. Если речь идет о возможностях обмена электронными документами, в том числе с ЭП, между разными версиями, то здесь вопрос совместимости решается на уровне форматов обмена документами, которые в системе стандартизированы и, при пересылке, например, понятны разным, в пределах разумного, версиям системы. 

Совместимы ли версии 17.2.4. "Дело" с версией «Дело-WEB»? Можно ли пользоваться в версии «Дело-WEB» справочниками и данными из версии 17.2.4. "Дело"?  

 ДелоWeb является опцией СЭД Дело уже более полутора десятков лет, поэтому вопрос идет не о совместимости, а просто о возможности её использования в вашей версии. Для этого организация должна оснастить СЭД серверной лицензией Дело-Web, чтобы те, кто работают с толстым клиентом, могли использовать вариант работы в системе в Дело-Web, который в обиходе часто называют просто тонким клиентом.