Осенний документооборот – 2018

Ежегодная клиентская конференция «Осенний документооборот - 2018» прошла с небывалым аншлагом. 26 октября зал московского event-холла «ИнфоПространство» был заполнен до предела, что еще раз доказывает: темы, связанные с цифровой трансформацией российской экономики и трендами рынка СЭД/ECM – на пике актуальности. Доклады, включенные в программу, предоставили аудитории возможность с разных позиций (госсектора, бизнеса, экспертов-аналитиков) посмотреть на происходящее в России, когда цифровая трансформация затрагивает не только экономику и власть, но и обычную жизнь каждого человека. Организаторами мероприятия традиционно выступили компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) и технический подкомитет ПК6.

Как справедливо заметил председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян, вокруг ЭОС и проводимых компанией мероприятий сложилась целая экосистема, состоящая не только из клиентов ЭОС, но также из компаний, чувствующих перспективы внедрения СЭД или просто интересующихся данной темой. И это сообщество растет: «Осенний документооборот – 2018» стал самым массовым за всю историю проведения конференции как по количеству участников, так и по географии. Регистрацию прошли более 550 человек из более чем 40 регионов РФ и ближнего зарубежья: Москвы, Санкт-Петербурга, 7 республик, 5 краев, 25 областей и 3 автономных округов, Беларуси и Казахстана. Среди них – представители Администрации Президента России, Аппарата Совета Федерации и Аппарата Государственной Думы РФ, ЦИК России, Банка России, Счетной палаты РФ, Генеральной прокуратуры РФ, Минкомсвязи России, Минюста России и других федеральных ведомств. Бизнес был широко представлен банковским сектором, а также значимыми для российской экономики компаниями.

Программа «Осеннего документооборота - 2018» включала пленарное заседание, тематические секции и выставку с демонстрацией возможностей программных продуктов.

Эволюция СЭД к smart-системам

Пленарное заседание по традиции открыл Владимир Баласанян. Он говорил об особенностях управления документами в период нарастающей цифровизации всех существующих сфер общественных отношений. По его словам, вопросы документооборота немыслимы без нормативных разработок в этой области и развития ИТ-инфраструктуры, а обеспечение долговременной сохранности документов, формирование доверия к ним – главные вопросы на сегодня, важную роль продолжает играть импортозамещение. «В ближайшее время произойдут значительные перемены в отрасли. Системы стали очень умными. Если первые системы имели «кнопочный» интерфейс, то сейчас это среда доверия, позволяющая регулировать различные процессы организации, интегрированная с корпоративными системами, обладающая мобильностью и возможностью географического распределения», – отметил спикер.

Владимир Баласанян рассказал также о проекте государственной платформы электронного документооборота Минсвязи. Внедрение цифровых технологий и платформенных решений в сфере государственного управления – в числе стратегических задач развития Российской Федерации на период до 2024 года. В этом ключе ведется реализация единого механизма управления документационной деятельностью ОГВ, разрабатываются общие инфраструктурные, технологические и методологические решения, обеспечивающие автоматизацию процессов документационной деятельности. По статистике, узлы МЭДО уже сегодня имеют все субъекты РФ. Развитие ЭДО сопровождают нормативные инициативы, в том числе, проект федерального закона «О внесении изменений в федеральные законы» предусматривает установление требований к порядку преобразования электронных документов в новые форматы, принципов формирования, использования и хранения метаданных электронных документов, требований к формату архивного электронного документа. Согласно планам регуляторов, 2019 год ознаменуется ходом концептуального проектирования платформы, в 2020 году платформа будет разрабатываться и тестироваться, а в 2021 году ожидается внедрение платформы: будут запущены сервис коллективной работы, сервисы взаимодействия с МЭДО, ССТУ, СМЭВ, УРОГ и ЕПГУ, сервис проектного управления.

Генеральный директор ЭОС ПВ Юрий Назаров раскрыл концепцию глобального документооборота и smart-систем. «В настоящее время системы СЭД окончательно утвердились в роли основных информационных систем. По нашему опыту, все организации, которые используют нашу СЭД «ДЕЛО», интегрируют с ней все остальные решения. Внешнее взаимодействие СЭД имеют с МЭДО, СМЭВ и порталом госуслуг, электронной почтой, социальными сетями. Доля сотрудников компаний, использующих СЭД, приближается к 100 %. Очевидны сегодня рост числа документов и обращений к ним, в том числе мобильного, увеличение их объема и сложности: встречаются документы, имеющие 200 и даже 300 резолюций. Использование сервисов СЭД достигает 99 %, при этом СЭД находит себе всё новые и новые применения. Соответственно, возрастают требования заказчиков к расширению ее функциональности, формам предоставления контента, usability, мобильному доступу. Во главу угла ставятся вопросы эффективности и масштабируемости систем, применения «умных» технологий, архивного хранения данных. С другой стороны, производителю СЭД необходимо сохранять преемственность своих решений», – отметил спикер.

В ответ на эти новые запросы рынка в системе «ДЕЛО» появится подсистема управления проектами, новые формы предоставления контента (например, анализ обращений граждан и другие аналитические отчеты), будут применяться «умные» технологии: распознавание речи, система искусственного интеллекта и другие. Изменится технология архивирования электронных документов, появятся аналитические возможности BI. Новое мобильное приложение EOSmobile, единое для iOS, Android и Windows Phone, также продолжает свое развитие в соответствие с актуальными трендами цифровой мобильности, о чем говорил начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений компании Артем Андреев.

Электронный архив на пике актуальности

Стек докладов конференции «Осенний документооборот – 2018» был освящен организации электронного архива. Тема эта широко востребованная, но сравнительно новая, исследований по данным вопросам немного. Владимир Баласанян рассказал о ситуации с электронными архивами в целом и назвал вызовами цифровой эпохи рост источников цифровых документов и, соответственно, источников комплектования цифровых архивов. Ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская подвела итоги первого года реализации программы «Цифровая Экономика» и напомнила о вкладе компании ЭОС в разработку нормативной базы для организации архивного хранения документов. Первые изменения в законодательстве, относящиеся к переходу на электронные документы и разработанные специальными рабочими группами, ожидаются уже к концу 2018 года. Также прозвучали сообщения о ключевых аспектах хранения электронных документов в деятельности архива и методах обеспечения юридической значимости размещенных на хранение цифровых активов.

СЭД «ДЕЛО» как часть госуслуг

Обсудив общие для всех проблемы, участники заседания разошлись на секции. Первую из них - для госкомпаний - провел начальник отдела «Электронное правительство» ЭОС Иван Скородумов. В своем докладе «Предоставление госуслуг в период цифровой трансформации. Что изменилось?» он выразил уверенность, что к настоящему времени население уже хорошо проинформировано о госуслугах, темпы их предоставления растут, причем через различные каналы (МФЦ, портал госуслуг). Государство активно улучшает интерфейс портала, ресурс становится все более привлекательным, на нем появляются новые сервисы. Параллельно этим изменениям развиваются продукты ЭОС для предоставления госуслуг: это СЭД «ДЕЛО» и АИС МФЦ ДЕЛО с ее новым, реализованным в 2018 году, интерфейсом.

Далее начальник управления информатизации Департамента информатизации и связи Краснодарского края Анатолий Головченко рассказал об автоматизации нестандартных процессов в Единой межведомственной системе электронного документооборота Краснодарского края на платформе СЭД «ДЕЛО». Особенность проекта – формирование «дорожной карты» реализации инвестиционного проекта с возможностью визуализации в виде диаграммы Ганта. Темами выступлений также стали расширение области применения системы МЭДО, взаимодействие с ССТУ и выход нового модуля «Проектное управление», который будет содержать функционал управления проектами и бесшовно интегрироваться с СЭД «ДЕЛО».

EOS for Sharepoint автоматизирует не только документооборот, но всё, что находится вокруг него!

Программа секции для представителей бизнеса оказалась не менее насыщенной. Первый доклад посвящен использованию СЭД «ДЕЛО» для решения проблем коммуникаций в территориально распределенной компании – АО «Ленгазспецстрой», проект был реализован компанией «Офис-Док». «Результат проекта: в системе ведется учет большинства документов, согласование всех документов происходит в электронном виде, часть документов служебного характера также переведены в электронный вид. 90 % работников работают в системе», – сообщила начальник отдела документационного обеспечения заказчика Ирена Пулле.

Ряд выступлений секции были посвящены системе EOS for Sharepoint – флагманскому решению ЭОС среди коммерческих компаний. На базе этой системы партнеры ЭОС ведут уникальные проекты с охватом функционала, выходящего далеко за пределы СЭД. В частности, речь шла об инновационной реализации с помощью EOS for Sharepoint ряда процессов в документообороте компаний-заказчиков, таких как оптимизация назначения задач, движение и печать документов, вывод и отправка информации, регистрация документов, работа с поручениями, формирование заявок на закупки, инвестиционная деятельность. Аудитории были представлены два проекта, в ходе которых партнер ЭОС, компания «Юниксофт», реализовала на базе EOS for Sharepoint и собственных разработок совершенно не стандартный для СЭД функционал. Модуль для проверки контрагентов позволяет автоматизировать проверки компаний (в том числе, заполнять сведения о том или ином юрлице только по одному реквизиту – ИНН), отслеживать изменения в реквизитах компании-контрагента, оповещать о наступлении определенного события, связанного с рисками. Механизм группировки реквизитов контрагентов позволяет минимизировать риски, отслеживая недобросовестные организации. Второе решение – «СЭД-бот», который удаленно взаимодействует с сотрудниками организации, например, для создания заявки в техническую поддержку, контроля строительного объекта, оформления заявок в отдел кадров.

В эпоху цифровизации интеграционные возможности ИТ-решений выходят на первый план, и здесь EOS for Sharepoint также показывает отличные результаты. В торгово-производственной компании «ГАММА», например, интеграционное решение с EOS for Sharepoint обеспечивает сквозную обработку счетов в различных системах, синхронизацию данных по расписанию и при срабатывании триггера, автоматическое обновление статусов счетов, а в результате – сберегает минимум 480 часов экономистов и около 120 часов работы бухгалтеров работы в год, существенно снижает потери документов. Спикеры резюмировали: EOS for Sharepoint автоматизирует не только документооборот, но всё, что находится вокруг него!

Вместе с партнерами – к новым достижениям

Конференция завершилась награждением партнеров, чья деятельность за прошедший год оказалась самой яркой и впечатляющей. В этом году призы от ЭОС получили Медицинский информационно-аналитический центр Владимирской области, Торгово-производственная компания «ГАММА», Московская биржа, Национальный клиринговый центр и Национальный расчетный депозитарий, Центральное межрегиональное управление Службы корпоративной защиты «Газпрома», АО «ВТБ Лизинг» и Счетная палата России.

На протяжении дня в фойе работала выставка программных продуктов ЭОС и демо-зона с программными и аппаратными решениями технологических партнеров ЭОС: «Рутокен», TONK, «Базальт», Polymedia, InfoWatch, Brother, Fujitsu, Canon, Kodak. Партнерами конференции также выступили Samsung, «Актив», «Новые облачные технологии», ПИРИТ (департамент docscan.ru), SPIRIT. Информационную поддержку «Осеннего документооборота – 2018» осуществляли издания ICT-Online, ICT2GO, spbIT, MSKIT, ITSZ, NNIT, «Системный администратор», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», «Мобильные телекоммуникации», издательский дом «ФИНАНС МЕДИА», Единый портал электронной подписи, Global CIO, АРПП «Отечественный софт».