ГКУ «Служба Единого заказчика» Забайкальского края
В начале 2020 года мы получили запрос на внедрение системы электронного документооборота от ГКУ «Служба Единого заказчика» Забайкальского края. На тот момент в организации уже использовали 1 рабочее место СЭД «Дело» для работы в базе Правительства региона. Руководство и технические специалисты уже были знакомы с возможностями решения, разработанного компанией «ЭОС», поэтому решили использовать именно «Дело» для перевода документооборота в электронный вид.
О клиенте:
Вышестоящее ведомство: Министерство строительства, дорожного хозяйства и транспорта Забайкальского края. ГКУ «Служба единого заказчика» Забайкальского края создано для обеспечения осуществления Министерством государственных функций и государственных услуг в сфере дорожной деятельности в отношении автомобильных дорог регионального и межмуниципального значения, а также в сфере промышленно-гражданского строительства.
Ситуация до начала проекта
Точкой «входа» и «выхода» всех документов в компании была приемная. Секретари регистрировали в бумажных журналах несколько видов входящей и исходящей корреспонденции.
| Входящие | Исходящие |
| Письма | Письма |
| Служебные записки | Доверенности |
|
Протоколы и распоряжения от исполнительных органов власти (в отдельном журнале) |
Протоколы лабораторных испытаний |
| Извещения |
Одним из способов наладить исполнительскую дисциплину было доведение входящих документов под роспись до сотрудников. Сотрудник, получив документ и ознакомившись с ним, должен был проставить отметку. Но такой метод был неудобным, и не позволял своевременно контролировать исполнителей.
Еще одной проблемой была сама организация бумажного документооборота, которая всегда влечет за собой затраты времени сначала на копирование документов, а затем — на поиск их бумажных копий.
Цели проекта
На старте проекта перед нашими специалистами были поставлены несколько целей:
- Перевести в электронный вид договоры и другие документы, которые приходится согласовывать с несколькими сотрудниками.
- Организовать электронный архив для хранения всех этих документов с простым и понятными принципами поиска.
- Контролировать сроки исполнения документов, ускорить процесс ознакомления с ними всех сотрудников.
Ход проекта
Все работы, от обследования и настройки базы до ввода в эксплуатацию, заняли всего 2 месяца (сентябрь-октябрь 2020 года).
Для обучения сотрудников разбили на несколько групп, исходя из их ролей при работе с СЭД. Отдельно прошло обучение регистраторов и системных технологов, а затем провели курсы для пользователей и руководства. Затем в течение 10 дней проходил авторский надзор, в ходе которого все сотрудники под руководством специалистов «КС-Консалтинг» осваивали возможности системы на практике.
Отличительной особенностью проекта стало то, что закупка лицензий на программное обеспечение была произведена уже после запуска системы в опытную эксплуатацию. Такой подход позволил грамотно сформировать «пакет» из разных типов лицензий, который будет полностью закрывать потребности организации, и при этом не выйти за рамки обозначенного ранее бюджета.
Итоги проекта
В электронный вид переведены следующие действия с документами:
- регистрация;
- ознакомление;
- контроль исполнения;
- согласование договоров, дополнительных соглашений, аукционной документации.
Служебные записки с запросами информации между отделами также перевели в безбумажный вид.
Чтобы облегчить работу делопроизводителей, приобретены 2 опции «Сканирование без распознавания». Также закуплено 4 лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование». Это позволит начать постепенный переход от схемы «подпись на бумажном носителе и сканирование», заменив обычные подписи на электронные, а также использовать ЭП для подписания исходящих документов при работе с базой Правительства Забайкальского края. Дополнительно были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» на 30 рабочих мест. Это приложение, разработанное «КС-Консалтинг», отслеживает новые события в системе «Дело» и своевременно уведомляет пользователя о них.
Перспективы проекта
В планах заказчика наладить взаимодействие с Правительством через «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота, а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.