Администрация городского округа Стрежевой

Проект комплексной автоматизации в Администрации городского округа Стрежевой Томской области

Заказчик

Администрация городского округа Стрежевой Томской области

Проект

Модернизация официального сайта органов местного самоуправления городского округа Стрежевой;

Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» с Интернет-приемной на официальном сайте ОМС городского округа Стрежевой;

Интеграция ECM-системы eDocLib с ОМС городского округа Стрежевой.

Сроки реализации

октябрь 2012 – декабрь 2013

Исполнитель проекта

Модернизация сайта и работы по интеграции – компания «Корпоративные Системы - Консалтинг» (Барнаул). Субподрядчик в части модернизации сайта – Бондарев Евгений

Применяемые решения

• Система «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (Москва);
• Система eDocLib разработки компании «Электронные Офисные Системы» (Москва);
• Система управления сайтом (CMS) joomla, версия 2.5;
• Модуль интеграции СЭД «ДЕЛО» с интернет-приемной разработки компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» (Барнаул);
• Модуль публикации документов из eDocLib на сайте разработки компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» (Барнаул);

Краткая характеристика организации

Администрация городского округа Стрежевой Томской области – орган местного самоуправления. Город Стрежевой расположен на северо-западе области и является территорией, приравненной к районам Крайнего Севера. Численность населения Стрежевого, по данным на 1 июля 2013 года, составляет 41793 человека. Численность экономически активного населения - около 27 000 человек. Средний возраст стрежевчан - 32,2 года, основная сфера занятости – нефтегазободывающая промышленность и нефтепереработка.

Мэром ГО Стрежевой с 2009 года по настоящее время является Валерий Михайлович Харахорин. За несколько последних лет структура местной Администрации максимально оптимизирована: упразднены все комитеты и два управления, реорганизованы два отдела Администрации.

Ситуация к началу реализации проекта

Документооборот и работа с обращениями граждан

Система электронного документооборота «ДЕЛО» в Администрации городского округа Стрежевой была внедрена еще в 2003 году. К концу 2012 года в «ДЕЛЕ» велась регистрация входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, подписанных (изданных) правовых актов. Средствами СЭД были автоматизированы контроль исполнения поручений и работа с обращениями граждан. В системе работали Управление делами Администрации ГО, Финансовое управление, приемная, а также руководители - первый заместитель и заместитель Мэра города.

СЭД «ДЕЛО» охватило весь цикл работ с обращениями граждан - от ведения реестра граждан, регистрации обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. Все поступающие в Администрацию ГО Стрежевой обращения и документы по их рассмотрению были разделены на несколько регистрационных категорий: «Заявления» «Поручения по рассмотрению обращений», «Жалобы», «Обращения граждан», «Личный прием Мэра города», «Ответы на обращения граждан». При этом в системе фиксировались как письменные, так и устные обращения.

Система «ДЕЛО» в рамках работы с обращениями граждан позволила решить ряд важных задач:

• Организация работы с номенклатурой дел;
• Создание и ведение реестра обратившихся граждан;
• Фиксация устных обращений;
• Рассмотрение обращений и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним);
• Автоматическое формирование запроса отчета о ходе исполнения конкретного поручения (по запросу);
• Автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;
• Контроль подготовки и отправки ответа заявителю в установленные сроки;
• Поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов;
• Подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах.

Вместе с тем, в этой стройной системе работы с обращениями не хватало важной составляющей – Интернет-приемной на официальном сайте. Популярность такой формы взаимодействия граждан с властью в последние годы резко возросла: все больше обращений в органы власти (от Президента России до сельсовета) приходит именно по таким каналам.

Официальный сайт, правотворчество и публикация нормативных правовых актов

В соответствии с требованиями федерального законодательства органы местного самоуправления обязаны раскрывать информацию о своей деятельности, в том числе и путем ее опубликования на страницах официальных интернет-ресурсов. Законодатель установил довольно обширный перечень сведений, обязательных для размещения в Интернете, и для этого требовалась реструктуризация разделов сайта. Кроме этого, «движок» сайта уже не мог удовлетворить всех информационных потребностей Администрации. Дизайн также требовал серьезной переработки.

Приняв решение о масштабной переделке сайта, Администрация Стрежевого задумалась об автоматизации процесса наполнения ресурса информацией. В блоке, обязательном для размещения в Интернете, самый большой объем – это нормативные правовые акты. Органы местного самоуправления должны не только публиковать их, но и поддерживать базу в актуальном состоянии – отмечать утратившие силу, вносить изменения в ранее принятые документы и т.д.

Процесс правотворчества (разработка проектов правовых актов и их согласование) в Администрации Стрежевого был реализован в системе eDocLib. Система была установлена в дополнение к СЭД «ДЕЛО» и охватывала все подразделения, задействованные в создании правовых актов. Общее число полнофункциональных рабочих мест системы превысило 100, также было закуплено 10 рабочих мест с «урезанной» ролью в системе – «Читатель». Публиковать документы на сайте по мере их принятия было возможно только в виде списка. В этом случае найти на сайте актуальные документы (с учетом последних изменений) заинтересованному жителю города было очень сложно. Процесс требовал оптимизации и применения современных технических решений.

Цели проекта

Таким образом, в на подготовительном этапе во взаимодействии со специалистами компании «КС-Консалтинг» были определены основные цели проекта, подобраны программные решения, установлены сроки и последовательность работ.

Целями проекта были определены:

• Создание целостной информационной инфраструктуры Администрации ГО Стрежеовй;
• Формирование общего рабочего пространства для сотрудников с разграничением доступа к различным видам документов (в соответствии с должностными обязанностями);
• Создание полноценного внешнего информационного ресурса, доступного для жителей города, с возможностью эффективной «обратной связи».

Реализация проекта

На первом этапе проекта специалисты «КС-Консалтинг» в удаленном режиме совместно с работниками муниципалитета определись с перечнем функций, которые должны были решать модернизированный сайт и интегрированные с ним системы. В частности, в окончательный вариант технического задания был включен пункт об автоматизации выгрузки обращений граждан из Интернет-приемной и дальнейшей их пересылке посредством электронной почты для автоматической регистрации в СЭД «ДЕЛО».

Кроме этого, проектом была предусмотрена «обратная связь» для граждан – пересылка из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через Интернет-приемную) сведений о ходе работы с обращением. В итоге гражданин, направивший обращение, зайдя в «Личный кабинет», должен был видеть все стадии, которые прошло его письмо: какие поручения даны, в каком подразделении находится, как вопрос решен в итоге.

Публикацию нормативных актов было решено реализовать через интеграцию eDocLib с официальным сайтом. База документов, созданная таким образом, должна была позволять отслеживать историю изменений в документах и их текущий статус. Также требовалось организовать поиск среди опубликованных правовых актов для внешних посетителей сайта.

После подготовки технического задания и ранжирования задач с целью уложиться в текущий бюджет на реализацию проекта в 2012 году оставалось около двух месяцев. Проект начался с модернизации сайта. Это направление не является для компании «КС-Консалтинг» профильным, поэтому собственно разработка сайта была отдана субподрядчику. Однако обновление дизайна и создание новых графических элементов было проведено собственными силами компании.

В качестве системы управления сайтом (CMS) была выбрана joomla, версия 2.5. Параллельно с разработкой нового сайта специалисты «КС-Консалтинг» вели адаптацию собственного модуля интеграции СЭД «ДЕЛО» с интернет-приемной и модуля публикации документов из eDocLib.

Для обеспечения публикации документов из eDocLib была применена проверенная схема обмена пакетами по e-mail. Был создан специальный тип документа – «Публикация». Нормативные акты, которые требовалось довести до сведения населения, после принятия и полного оформления в электронном виде в eDocLib направляются на публикацию. Объект «Публикация» создается в качестве связанного с ними документа и автоматически копирует из регистрационной карты (РК) нормативного акта всю информацию, которая требуется для опубликования: краткое описание, группа документов, номер, дата, файлы документа, основные связки и основные реквизиты связанных документов.

Во избежание возможных ошибок автоматический процесс публикации нуждается на конечной стадии в человеческом участии. Сформированные в eDocLib карточки «Публикации» попадают к оператору, который проверяет и корректирует краткое описание публикуемого документа, при необходимости - укомплектовывает карточку файлами документа в формате PDF и т.п. После завершения оформления РК в соответствии с требованиями объёма, подачи и формата файлов оператор отправляет пакет на публикацию. При этом формируется специальный файл XML (паспорт), паспорт и файлы документа отправляются по e-mail на сторону сайта на специальный адрес, обрабатываемый роботом. Робот разбирает полученный пакет и автоматически размещает его на сайте в статусе «неопубликованные» (для дополнительного контроля перед опубликованием).

При этом документ публикуется в соответствующий раздел исходя из группы документов в eDocLib. Если в связках к публикуемому документу указаны другие документы, ранее опубликованные на сайте («в отмену» - «отменен» и т.п.), то в публикации на сайте автоматически формируется соответствующая гиперссылка на первичный документ. Администратору сайта остается проконтролировать корректность и полноту данных и одним кликом опубликовать документ из CMS.

Модернизированный сайт с интеграционными модулями был сдан заказчику в декабре 2012 года. В течение первого квартала 2013 года производилось его наполнение контентом. После этого новая редакция сайта, интегрированная с СЭД «ДЕЛО» и eDocLib, стала доступна в сети Интернет).

В 2013 году работа по модернизации сайта была продолжена – в частности, разработана версия для слабовидящих, добавлены некоторые функциональные блоки, реализован атрибутивный поиск по документам. Тестируются несколько новых функций Интернет-приемной: возможность прикрепить к обращению файлы документов, а также выбора гражданином способа получения ответа на обращения - почтой и/или в электронном виде на e-mail.

Результаты и перспективы проекта

К системе eDocLib в настоящее время подключены все подразделения Администрации. Специалисты заказчика отмечают, что упорядочилась работа с нормативными актами. Также eDocLib используется как справочная правовая система: в любое время сотрудники могут найти нужный документ и узнать его статус (действует, утратило силу и др.). Чаще всего программой пользуются юридическая служба и экономисты.

В дальнейших планах заказчика – расширение функционала интегрированных систем. Модуль интеграции с eDocLib планируется дополнить новыми функциями: автоматическая публикация статусов документов при поступлении на сайт связанных документов («в отмену», «действует в редакции» и т.п.), указание «крайних дат» для документов с конкретным периодом действия и др. Задумываются специалисты Администрации и о продолжении интеграции систем – высказаны пожелания о возможности выгрузки данных из СЭД «ДЕЛО» в eDocLib.