Законодательное Собрание Новосибирской области

Участники

Заказчик:

Новосибирский областной совет депутатов, г.Новосибирск

ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» (ООО «КС-Консалтинг»), г. Барнаул

Ситуация к началу реализации проекта

В соответствии с «Концепцией использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 года № 1244-р, одним из приоритетов использования информационных технологий в сфере государственного управления является повышение эффективности федерального законодательного процесса. В эту работу включены и законодательные органы власти субъектов РФ. В связи с этим в развитии информационных технологий в Новосибирском областном совете депутатов выделилось одно из приоритетных направлений – автоматизация документационного обеспечения законотворческой деятельности.

 На момент проведения обследования ДОУ  в Совете функционировал отдельный информационный ресурс, предназначенный для централизованного хранения и обработки информации, связанной с внутренним документооборотом. Используемый ресурс представлял собой журнальную систему учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, не предполагающую электронного документооборота между подразделениями и отсутствием инструментов для автоматизации законотворческой деятельности Совета.   

Цели проекта

Согласно «Концепции информационно-технологического обеспечения деятельности Новосибирского областного Совета депутатов»,  принятой в 2007году  целями построения системы электронного документооборота являются:

• обеспечения более эффективного управления за счет автоматизированного контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности структурных подразделений аппарата и отдельных исполнителей;
• уменьшения сроков подготовки и исполнения документов;
• сокращения бумажных документов во внутреннем обороте, экономии ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
• создания и автоматизированного поддержания баз нормативных и распорядительных документов;
• повышения качества подготовки управленческих решений.

Решение

Детальное изучение функциональных возможностей  системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» подтвердило полное соответствие поставленным Советом задачам: повышение эффективности управления за счет ускорения процессов создания, редактирования, согласования, подписания, размножения, рассылки и ознакомления с документами. В декабре 2008 года между Новосибирским областным советом депутатов и ООО «КС-Консалтинг» был подписан договор на приобретение лицензий системы «ДЕЛО» и опции «Поточного сканирования», а также договор выполнения работ, предваряющих запуск системы в эксплуатацию.

Реализация проекта

Этап 1.

В феврале 2009 года специалистами ООО «КС-Консалтинг» были выполнены работы по обследованию ДОУ, изучены основные направления движения документов, по окончании чего были подготовлены письменные рекомендации по внедрению и развитию системы «ДЕЛО» в Совете. Это позволило составить схему поэтапного внедрения на конкретных рабочих местах  и детально спланировать процесс запуска системы в эксплуатацию.

В соответствии с общепринятой методикой автоматизации документооборота в мае 2009 года было начато внедрение системы «ДЕЛО» с так называемых «точек входа» документов. А именно отдела, осуществляющего прием, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции -Канцелярии (4 рабочих места).

Реализация первого этапа внедрения позволила сопровождать традиционно принятый документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечила регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов и резолюций «первого уровня»  - поручения Председателя Совета и его заместителей. По массиву всех зарегистрированных документов стало возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов и резолюций.

Этап 2.

В сентябре 2009 года была произведена установка и настройка дополнительных 28 рабочих мест в приемных Председателя Совета,  его заместителей, у специалистов Комитетов и Комиссий, ответственных за делопроизводство. Это позволило осуществлять регистрацию движения документов внутри организации, включая уже не только резолюции, но отчеты об  исполнении (в том числе в виде нового документа), а также отмечать передачу бумажных экземпляров документов. Таким образом, система сопровождает всю поступающую корреспонденцию и внутренние документы  на этих  этапах документооборота, отображать статус документа, его местонахождение и состояние исполнения на любую заданную дату. Работа с единой регистрационной картой  таких документов как «Законопроект» различных Комитетов и Комиссий одновременно позволила оперативно получать информацию о ходе подготовки данных по предложенному законопроекту.

Результаты внедрения на первом и втором этапах

Результатом  внедрения системы «ДЕЛО» и  опции «Поточное сканирование»  на первом этапе  явилось создание единой общедоступной базы регистрационных карточек всех документов с возможностью просмотра их электронных версий. Это  создало предпосылки  реализации основного назначения системы «ДЕЛО»  - автоматизации движения документа с последующим переходом на электронный документооборот.

Результатом внедрения на втором этапе явилась автоматизация деятельности Новосибирского областного Совета депутатов, охватывающей процессы делопроизводства,  связанные с поступающей «из вне» корреспонденцией,  а также создаваемыми Председателем, заместителями Председателя, Комитетами и Комиссиями внутренними документами. Таким образом, был построен законченный фрагмент системы с базовым функционалом на 32 рабочих места с возможностью последующего ее распространения на все рабочие места по различным процессам работы с документами, автоматизированными в рамках единой системы.

Обучение администратора и технолога системы «ДЕЛО» позволило Новосибирскому областному совету депутатов в дальнейшем самостоятельно осуществлять корректировку настроек, дополнение справочников системы, технологическую поддержку пользователей.

Перспективы развития проекта

Согласно данным рекомендациям по развитию системы ДЕЛО  для получения максимального эффекта автоматизации делопроизводства и документооборота система должна быть внедрена во всех структурных подразделениях аппарата Совета депутатов, везде, где создается, корректируется и хранится информация о входящих, исходящих и внутренних документах, ведется работа над законопроектами и осуществляется  последующая технологическая обработкой принятых законов. Поскольку спецификой   любого законодательного органа власти является одновременная работа различных подразделений над одним документом (например, законопроектом), вопрос вовлечения в единую систему электронного документооборота всех специалистов Комитетов, Комиссий  и Отделов встает особенно остро.

На данный момент в Совете  принимается  решение о необходимости масштабирования системы «ДЕЛО» на весь Аппарат правления все рабочие места  в Комитетах и Комиссиях. Это позволит создать платформу для построения АСОЗД – Автоматизированной системы обеспечения законодательной деятельности. Поскольку автоматизация основного производственного процесса является одной из самых приоритетных задач, поставленных на сегодняшний день перед Советом.

«Архивное ДЕЛО» в Законодательном Собрании Новосибирской области

Участники

О заказчике

Законодательное Собрание Новосибирской области (до четвертого созыва включительно – Новосибирский областной Совет депутатов) – постоянно действующий высший и единственный законодательный (представительный) орган государственной власти Новосибирской области. Первый его созыв был избран в 1994 году. Полномочия этого органа определены соответствующими статьями Устава Новосибирской области и рядом законов региона, а также и иными нормативными актами.

В структуру Законодательного Собрания Новосибирской области входят председатель ЗС, первый заместитель и заместители председателя, комитеты и комиссии. В целях обеспечения исполнения полномочий Законодательного Собрания и лиц, замещающих в нем государственные должности Новосибирской области, создан аппарат.

Официальный сайт – http://zsnso.ru/

Исполнители

Разработка ПО – ООО «Электронные Офисные Системы» (Москва)

Внедрение – ООО «Корпоративные системы - Консалтинг» (г. Барнаул), партнер компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

Сроки реализации

Июнь 2019 г.

Предпосылки и задачи проекта

Законодательное Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел – обязанность сотрудников аппарата Заксобрания.

Для упрощения работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения, а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система «Архивное ДЕЛО». Внедрение этой системы – очередной этап автоматизации документных процессов. Ранее в организации внедрены СЭД «ДЕЛО», ряд дополнительных опций к ней, а также система «КАДРЫ» (начало использования этих систем – 2009 год).

«Архивное ДЕЛО» изначально интегрируется с СЭД «ДЕЛО» (такая возможность заложена разработчиком). С ее помощью планировалось решить следующие задачи:

• Создать электронный архив организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по которым завершено.
• Организовать оперативное хранение дел.
• Сократить затраты времени на поиск необходимых дел и документов.
• Автоматизировать подготовку номенклатуры дел Заксобрания.

Реализация проекта

Заказчик приобрел серверную и 3 пользовательских лицензии системы «Архивное ДЕЛО» для различных ролей: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель». При настройке в базу данных внесена вся необходимая справочная информация: справочник «Фонды», фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню, справочник «Пользователи».

Сотрудник с ролью «Архивный работник» имеет доступ к максимуму функций в системе и будет заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и экспортом РК из СЭД «ДЕЛО». Списание документов в номенклатурные дела – штатная функция «ДЕЛА» и доступна пользователям СЭД с соответствующими правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить их в «Архивное ДЕЛО» вручную.

Роль «Делопроизводитель» и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста, занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов этого подразделения из СЭД «ДЕЛО» и оформлением актов об уничтожении дел с истёкшими сроками хранения.

Пользовательская лицензия «Читатель» предназначена для доступа к документам, хранящимся в системе, без возможностей редактирования записей. Права этой роли меньше, чем у категорий «Архивный работник» и «Делопроизводитель», но достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, экспортированных из СЭД «ДЕЛО», и просматривать их.

Итоги и перспективы проекта

Внедрение системы «Архивное ДЕЛО» позволило решить все поставленные задачи, в том числе автоматизировать процесс составления сводной номенклатуры дел и дальнейшую работу с ней, а также оптимизировать оперативное хранение и использование документов.

В соответствии с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная номенклатура дел формируется в системе «Архивное ДЕЛО», затем ее экспортируют в «ДЕЛО», и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в номенклатурные дела.

В системе «Архивное ДЕЛО» организовано оперативное хранение законченных делопроизводством документов. В планах на будущее – рассмотреть вопрос о дополнительной закупке лицензий «Читатель» для каждого из ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Это позволит предоставить доступ и обеспечить полноценную работу в электронном виде с документами, находящимися на оперативном хранении, для всего аппарата.