Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Приморского края

О заказчике:

Государственное учреждение «Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Приморского края» (ГУ ТФОМС ПК) основано в 1993 году.  

Основные функции организации:  

• обеспечивать права граждан на получение бесплатной медицинской помощи; 
• обрабатывать жалобы и обращения по вопросам качества оказания медицинских услуг; 
• контролировать расход финансовых средств фонда обязательного медицинского страхования. 

Для выполнения этих задач ТФОМС необходимо принимать обращения граждан (по телефону, email, в бумажном формате), готовить ответы на эти обращения, а также взаимодействовать с сотнями организаций, от лечебных учреждений и страховых компаний до региональных министерств.

Ситуация до начала проекта

На момент обращения к нам в ТФОМС уже была частично внедрена СЭД «Дело». Однако система использовалась только в качестве электронного архива, для регистрации документов и хранения копий. 

Регистрация входящих документов производилась централизованно в отделе делопроизводства. Дополнительно велась регистрация конфиденциальных документов в бумажном журнале, где сотрудники расписывались за получение оригиналов.  

В системе «Дело» работали 30 человек — все делопроизводители и по 1 сотруднику из других отделов. При этом возможности согласования и контроля исполнения документов в СЭД не использовались, что приводило к просрочке исполнения документов от вышестоящих организаций. Для согласования на бумаге приходилось тратить время и ресурсы на копирование большого количества документов информационного и организационно-распорядительного характера. 

Обращения граждан по телефону и электронной почте регистрировались через «Контакт-Центр». Это единая база, которая создана согласно приказу №271 ФФОМС от 24.12.2015 г. и используется во всех региональных отделениях фонда медицинского страхования.   

Так как Министерство здравоохранения и Министерство имущественных отношений Приморского края работают в другой системе, для обмена документами с ними использовалось 1 рабочее место в СЭД «Практика». Документы, поступающие в нее, приходилось вручную переносить в «Дело», дважды прописывая номер в каждой из систем.  

Цель проекта 

Перед нами была поставлена цель максимально перевести документооборот в безбумажный вид. Реализацию проекта значительно упростило то, что на момент внедрения практически все сотрудники ТФОМС уже использовали усиленные квалифицированные подписи (УКЭП). Это ускорило процесс перехода от подписи документов на бумаге к электронному визированию и согласованию.   

Реализация проекта

Весь процесс, от обращения клиента к нам до перевода СЭД в промышленную эксплуатацию занял около 3 месяцев и был разбит на 5 этапов: 

1. Обследование.
2. Настройка базы данных. 
3. Установка базы данных и дополнительных опций. 
4. Обучение пользователей и системных технологов. 
5. Авторский надзор. 

Свои корректировки в график работ внесла пандемия коронавируса, из-за которой стали невозможны командировки сотрудников в другие регионы. Но здесь на помощь пришел наш богатый опыт дистанционного внедрения СЭД, благодаря которому первые 3 этапа — обследование и работа с базой — были успешно проведены удаленно. 

Провести обучение более 100 пользователей мы также могли в удаленном режиме, однако это могло значительно увеличить сроки реализации проекта. К счастью, к середине июня, когда все подготовительные работы были завершены, полеты между регионами возобновились, и наша команда смогла продолжить работу уже непосредственно на территории заказчика.  

Результат реализации проекта 

Доступ к системе получили 100% сотрудников, которые участвуют в документообороте. Всего автоматизировано 112 рабочих мест, между которыми распределены: 

• 3 лицензии «толстого клиента» СЭД «Дело»; 
• 70 лицензии гарантированного обслуживания (ЛГО) «Дело-WEB»;  
• 10 конкурентных лицензий «Дело-WEB»; 
• 100 лицензий на опции «EOS Desktop Service» и «ЭП и шифрование». 

Дополнительно для пользователей ЛГО и «толстого» клиента приобретены 73 лицензии на приложение «Мониторинг документов». Это собственная разработка «КС-Консалтинг», которая помогает пользователю быть в курсе новых событий, не заходя непосредственно в СЭД. Для работы с документами установлено 2 опции «Сканирование» и 1 опция «Сканирование с распознаванием». 

Итоги:

1. Работа с резолюциями полностью переведена в электронный формат: их составляют только в «Деле», без использования бумажных экземпляров. 
2. Запущено электронное согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием электронной подписи на этапе визирования и подписания. Благодаря использованию опции EOS Desktop Servise документы можно редактировать сразу в СЭД. 
3. Электронная подпись используется для визирования документов постоянного срока хранения, а также для визирования и подписания документов временного срока хранения. 
4. Полный отказ от копирования документов, на которое раньше уходило много времени и ресурсов. Оригиналы документов передаются ответственным исполнителям. 
5. Проекты некоторых документов автоматически регистрируются сразу после того, как на них проставлена подпись. Это позволило отказаться от «ручной» регистрации через делопроизводителей, сократить цикл движения документа и затраты времени на документооборот. 
6. В электронный вид переведены служебные записки — раньше их писали на бумаге, а затем регистрировали у делопроизводителя. Теперь сотрудник создает служебную записку в «Деле» и сразу отправляет ее руководителю. 
7. Прием обращений граждан, как и прежде, производится через «Контакт-Центр», так как это единая база для всех ТФОМС и отказаться от ее использования нельзя. Но ответы гражданам регистрируются в «Деле» с указание номера обращения, на которое дается ответ. 
8. Исходящие письма в лечебно-профилактические учреждения и страховые организации теперь готовят на бланках для визуализации штампа ЭП и отправляют по электронной почте. Форма бланка была разработана специально для этого проекта специалистами «КС-Консалтинг».  

Перспективы проекта 

В перспективе ТФОМС Приморского края планирует увеличить количество рабочих мест внутри самой организации, а также приобрести по одному рабочему месту для ЛПУ и страховых компаний, с которыми они чаще всего обмениваются документами.  

Также в планах приобретение дополнительных опций для СЭД «Дело»:  

• Партионная почта; 
• Управление процессами; 
• Модуль для работы в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), который позволит обмениваться документами с другими СЭД и отказаться от использования одного рабочего места «Практики». По такому принципу уже работает обмен с другими системами электронного документооборота в Администрации Владивостока.  

Также в перспективе возможен переход на подписание с помощью ЭП документов постоянного хранения и дозакупка рабочих мест подсистемы «Архивное Дело».