В исполнительных органах власти Республики Алтай уже несколько лет идет процесс постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному. Очередным этапом развития проекта стало увеличение количества рабочих мест в СЭД «Дело» в Министерстве сельского хозяйства. Внедрение системы и обучение сотрудников провела компания «КС – Консалтинг».
Первое знакомство Министерства сельского хозяйства Республики Алтай с системой электронного документооборота «Дело» произошло еще в 2011 году. Было автоматизировано 2 рабочих места, и в течение 10 лет этого было достаточно для регистрации входящих и исходящих документов.
Однако из-за ограниченного количества рабочих мест внутренние организационно-распорядительные документы по-прежнему согласовывали и передавали на исполнение в бумажном виде. Лишь часть документов доводилась до исполнителей через систему «Дело», а значит, невозможно было полноценно вести отчеты по исполнительской дисциплине.
Чтобы упростить и ускорить документооборот внутри Министерства, было принято решение приобрести дополнительные лицензии СЭД «Дело». После обследования и предварительных расчетов стало ясно, что только у части сотрудников есть потребность в постоянном доступе к системе. Остальных можно обеспечить «временным» доступом к СЭД и приобрести для них конкурентные лицензии. Такой подход часто используется как государственными, так и коммерческими организациями, и позволяет сэкономить часть бюджета.
После настройки системы начались обучающие курсы, которое прошли не только новые пользователи, но и уже знакомые с системой делопроизводители. Несмотря на то, что последние уже несколько лет работали в «Деле», на курсах они узнали о дополнительных возможностях СЭД. Например, о возможности регистрировать входящие документы, поступившие по электронной почте, и по этому же каналу делать их отправку.
Итоги проекта:
Увеличение количества рабочих мест позволило перевести в СЭД регистрацию организационно-исполнительных документов и контроль их исполнения.
Опция «Сканирование» ускорила работу с копиями документов: теперь их скан-копии сразу прикрепляю к регистрационной карточке в «Деле».
Грамотный подбор соотношения лицензий гарантированного и конкурентного доступа позволил сэкономить бюджетные средства на покупке лицензий. При этом пользователи, которые не имеют постоянного доступа к СЭД, все равно будут в курсе всех важных событий. В этом им помогут оповещения приложения «Мониторинг документов», разработанного нашей компанией.
Для руководителя приобретена лицензия для мобильного доступа к СЭД, чтобы работать с документами и поручениями во время командировок и рабочих поездок.
Другие новости о внедрении СЭД в Республике Алтай:
Как СЭД «ДЕЛО» упростила работу Министерства здравоохранения Республики Алтай
