Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям г. Барнаул

Внедрение системы "ДЕЛО" в Управлении по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям г. Барнаула

Участники

Заказчик:

Муниципальное казенное учреждение "Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям г. Барнаула». Входит в систему органов местного самоуправления города Барнаула Алтайского края. К полномочиям ведомства относятся решение задач в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации ЧС природного и техногенного характера, обеспечения первичных мер пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах.

Исполнитель:

Компания «КС-Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири)

Сроки реализации:

Ноябрь 2017

Ситуация к началу реализации проекта

До внедрения системы ДЕЛО, сотрудники общего отдела использовали другую, менее функциональную СЭД. В системе учета велась только регистрация документов и осуществлялся поиск.

Задачи проекта

Помимо осуществления привычных функций регистрации документов в системе и удобного поиска по ним, основной задачей проекта было получение документов в электронном виде от вышестоящей организации (Администрации города Барнаула) для исполнения и ознакомления. Отсутствие возможности интеграции у имеющейся на тот момент в Управлении СЭД и ее функциональная недостаточность ставили под вопрос решение поставленных задач. Поэтому было решено перейти на систему «ДЕЛО», а для обмена документами между разными базами использовать опцию СЭВ, которая позволяет регистрировать документы, поступающие из баз данных других организаций, обмениваться информацией об их прохождении, в том числе отслеживать судьбу отправленных документов в базе-адресате.

Реализация проекта

Управление по делам ГО и ЧС г. Барнаула закупило 3 рабочих места системы «ДЕЛО». К реализации проекта были привлечены специалисты компании «КС-Консалтинг», специализирующейся на внедрении СЭД, ECM-систем. Пользователями новой СЭД стали: сотрудник приемной, начальник общего отдела и специалист IT-отдела. Перечень групп документов для регистрации, доступ к кабинету, а также доступ к модулям системы настроен для всех пользователей одинаково, таким образом каждый из сотрудников может заменить другого в любой момент.

В процессе настройки системы были заведены все необходимые группы документов (входящие, исходящие, обращения граждан, распорядительная документация). В базу данных занесены справочник внешних организаций, номенклатура дел, внутренний справочник должностных лиц. Также специалисты «КС-Консалтинг» провели настройку правил СЭВ: согласование справочников СЭД участников взаимодействия, заполнение справочников СЭВ, тестирование обмена. При определении правил регистрации документов использованы дополнительные возможности системы: настроено автоматическое заполнение некоторых полей регистрационной карточки, позволяющие максимально облегчить работу по вводу данных.

Следующим этапом внедрения СЭД стала подготовка пользователей. В процессе обучения, рассматривая процедуру регистрации документов, приходящих по электронной почте, сотрудники Управления и специалисты «КС-Консалтинг» совместно решили, что целесообразно перейти на почтовый клиент MS Outlook. Преимущество этого клиента в данном случае в том, что он легко интегрируется с СЭД «ДЕЛО». Это позволяет облегчить и ускорить регистрацию поступающих по почте документов (настроить ее в автоматическом режиме), а отправку по e-mail можно делать прямо из системы документооборота.

Система «ДЕЛО» в Управлении по делам ГО и ЧС г. Барнаула запущена в эксплуатацию в ноябре 2017 года. Специалисты Управления отмечают удобство работы в системе, особенно отмечая тот функционал, которого не было в ранее используемой СЭД: возможность устанавливать связки между документами, автоматическое формирование отчетов по исполнительской дисциплине и объему документооборота по заданным параметрам, ведение информации о списании документов в дело, контроль сроков исполнения поручений и др.