РО Алтайского края «Фонд капитального ремонта МКД»

Участники

О заказчике

Некоммерческая организация «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» создана постановлением Администрации Алтайского края от 25 марта 2014 года № 133 для формирования долгосрочной региональной системы капитального ремонта многоквартирных домов, расположенных на территории Алтайского края. К ее компетенции относится обеспечение взаимодействия между всеми участниками проведения капремонта, финансирование и контроль хода выполнения работ, накопление и управление денежными средствами, поступающими на счет регионального оператора от собственников помещений, и ряд других функций.

Исполнитель

Компания «КС – Консалтинг» (г. Барнаул), партнер компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

Сроки реализации

Февраль - март 2019 г.

Ситуация до начала проекта

До внедрения СЭД документооборот Фонда велся без использования специализированных решений. Функции по регистрации и контролю возлагались на специалистов общего отдела (начальник отдела, сектор делопроизводства, секретарь приемной руководителя). Документы передавались в подразделения в бумажном виде. Регистрация переписки осуществлялась в программе MS Excel. На обращения граждан заводились алфавитные карточки.

Предпосылки и цели проекта

Работа регионального оператора «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» жестко регламентирована федеральным и краевым законодательством и строится на абсолютной прозрачности для граждан и контролирующих органов. Это предполагает наличие четких правил внутреннего документооборота, а также строгий контроль рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам компетенции Фонда. Существующие до внедрения СЭД методы управления документопотоками не позволяли в должной мере оптимизировать документооборот и сделать его более эффективным. Поэтому было принято решение о внедрении профессиональной системы автоматизации – СЭД «ДЕЛО» (разработчик – компания ЭОС, Москва).

Заказчик определил следующие цели проекта:

• создание базы электронных документов с возможностью оперативного поиска;
• реализация средствами СЭД механизмов контроля сроков исполнения поручений и рассмотрения обращений граждан;
• переход к электронному согласованию договоров и дополнительных соглашений.

Реализация проекта

Заказчик приобрел следующий комплект пользовательских лицензий:

• 5 полнофункциональных рабочих мест СЭД «ДЕЛО» («толстый клиент»);
• 10 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-Web» (позволяет работать в СЭД через стандартный веб-интерфейс браузеров);
• 1 рабочее место опции «Сканирование» (предназначена для оцифровки бумажных экземпляров);
• 15 лицензий на приложение «Мониторинг документов» (разработчик – «КС-Консалтинг», предназначено для расширения функционала СЭД «ДЕЛО» в части уведомления пользователей о событиях в системе).

Рабочие места СЭД «ДЕЛО», «ДЕЛО-Web» и дополнительных приложений установлены следующим должностным лицам:

• начальник общего отдела, делопроизводитель-регистратор, секретарь руководителя, руководители управлений – «толстый клиент»;
• генеральный директор, начальники отделов, заместители – подсистема «ДЕЛО-Web»;
• секретарь руководителя – опция «Сканирование»;
• все пользователи СЭД – приложение «Мониторинг документов».

В рамках данного этапа проекта решены все задачи, доступные при таком количестве рабочих мест в СЭД:

1. Автоматизирована регистрация документов. За эти операции отвечают два специалиста: делопроизводитель и секретарь руководителя. Делопроизводитель регистрирует входящую корреспонденцию – заводит на каждый документ карточку в СЭД. Настроена регистрация из программы Outlook входящих документов, поступающих на корпоративную почту.
2. Создана база документов, их электронных образов и резолюций к ним. После рассмотрения руководителем входящей корреспонденции секретарь сканирует бумажные экземпляры, заносит в карточки резолюции и (при необходимости) ставит на контроль. Исходящие документы и ответы регистрируются в связке и сканируются.
3. Автоматизирован контроль исполнения. Резолюции по входящим документам отслеживает секретарь руководителя. Обращения граждан также контролируется секретарем, кроме тех, которые поставлены на «Особый контроль». Эту категорию отслеживает начальник общего отдела (в СЭД «ДЕЛО» он имеет права контролера по таким обращениям).
4. В СЭД «ДЕЛО» фиксируются и отслеживаются процессы передачи документов в подразделения и ход исполнения. После внесения резолюций документы поступают в СЭД в кабинеты исполнителей (это начальники отделов и заместители). В отделе выносится резолюция на конечного исполнителя, которая ставится на контроль, если необходимо. После выполнения поручений в систему вносятся отчеты.
5. В СЭД реализовано электронное согласование проектов договоров и дополнительных соглашений. Обмен служебными записками между отделами переведен в электронный вид.

Итоги и перспективы проекта

С помощью СЭД «ДЕЛО» в НО «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» автоматизирован документооборот до уровня структурных подразделений. С марта 2019 года «ДЕЛО» работает в промышленном режиме. В планах Фонда – организация обмена документами с вышестоящим ведомством – Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края с помощью опции СЭВ (Сервер электронного взаимодействия).

Чтобы полнее использовать преимущества СЭД, специалисты «КС-Консалтинг» рекомендовали заказчику рассмотреть вариант увеличения количества АРМ, что позволит включить в процессы электронного документооборота конечных исполнителей.