АО "Хакасвзрывпром"

Участники

Заказчик:

АО «Хакасвзрывпром» – предприятие на территории Республики Хакасия (г. Черногорск). Оно специализируется на буровзрывных работах при подготовке участков к разработке и добыче полезных ископаемых. Также организация имеет лицензию на производство взрывчатых материалов промышленного назначения.

Исполнитель:

Компания «КС-Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири)

Срок реализации:

декабрь 2018

Ситуация к началу реализации проекта

Основной массив документооборота АО «Хакасвзрывпром» составляют организационно-распорядительные документы, деловая переписка и договорной документооборот. Работа с документами ведется централизованно – все учетно-регистрационные операции сконцентрированы у делопроизводителя.

До внедрения СЭД в АО «Хакасвзрывпром» использовалась журнальная форма регистрации. Все исходящие, входящие, внутренние документы фиксировались в бумажных журналах. На корреспонденцию, требующую резолюции, руководитель вручную выносил поручения, после чего оригиналы передавались исполнителям с отметкой в журнале. Для формирования почтовых реестров и распечатки конвертов в организации использовали отдельную специальную утилиту.

Реализация проекта

Была приобретена 1 лицензия «толстого клиента» СЭД «ДЕЛО» (разработчик – компания ЭОС, Москва) для делопроизводителя. После обучения пользователя было принято решение о закупке дополнительной опции «Сканирование».

Внедрение СЭД «ДЕЛО» стало для предприятия первым опытом использования профессиональных решений для управления документами. В рамках проекта специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование документооборота, установку программного обеспечения и настройку СЭД (создание БД, справочников, регистрация пользователей и т.д.). На завершающем этапе в удаленном режиме (средствами программы Team Viewer) прошло обучение пользователя работе в СЭД «ДЕЛО».

В результате решены следующие задачи:

• Автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета (регистрационной карточке) электронного образа документа.

• Упорядочение договорного документооборота: отслеживание поступление в организацию оригиналов договоров, счет–фактур и т.д.

• Автоматизация работы с почтовыми отправлениями (распечатка конвертов из СЭД «ДЕЛО» и др.)

• Минимизация времени на поиск документов.

Итоги проекта

С начала 2019 года в АО «Хакасвзрывпром» СЭД «ДЕЛО» работает в штатном режиме. В системе регистрируются все основные группы документов. Постепенно наполняется база электронных документов (регистрируемые экземпляры сканируются), активно используется поисковый модуль. В дальнейшем заказчик рассматривает возможность решения с помощью СЭД «ДЕЛО» дополнительных задач и увеличения чиста автоматизируемых документных процессов.