Участники

Заказчик:

КГБУЗ «Алтайский краевой клинический перинатальный центр «ДАР». Обеспечивает доступ к здравоохранению суперсовременного уровня на самом значимом для демографии направлении – родовспоможении. В структуре центра – поликлиническое отделение, отделения гинекологии, патологии беременных, патологии новорожденных и недоношенных детей, реанимация, женская консультация, центр пренатальной диагностики, центр ЭКО, дистанционный консультативный центр с выездными бригадами и др.

Исполнитель:

Компания «КС-Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири)

Срок реализации:

Январь 2018

Ситуация к началу реализации проекта

До внедрения СЭД ДЕЛО для управления документами сотрудники общего отдела и приемной не использовали специализированные программные продукты – учет производился средствами MS Office. Но рост количества контрольных документов привел к осознанию факта, что для их регистрации и поддержания нужного уровня исполнительской дисциплины требуется прикладное решение, обладающие готовым функционалом для автоматизации основных процессов работы с документами.

Задачи проекта

• автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета их электронного образа;
• обеспечение возможности для лиц, ответственных за контроль, с помощью встроенных в систему инструментов отслеживать выполнение поручений вышестоящих организаций и поручений, вынесенных Главным врачом;
• возможность оперативного поиска по всей базе зарегистрированных документов по единичным поисковым данным или по их сочетанию;
• формирование отчетов об исполнительной дисциплине в автоматическом режиме по выбранным параметрам.

Реализация проекта

Заказчик приобрел 3 рабочих места СЭД «ДЕЛО», а также дополнительные опции – «Сканирование» и «Мониторинг документов» (лицензии для 3 пользователей). Пользователями стали секретарь приемной и сотрудники общего отдела.

После проведения обследования и сбора необходимой информации в базу были внесены: список корреспондентов, внутренняя структура организации, рубрикатор обращений граждан. Для осуществления учета заведены все необходимые группы документов (входящие, исходящие, распорядительные документы, обращения граждан). При регистрации документов были использованы дополнительные настройки системы, позволяющие делопроизводителям максимально облегчить работу по вводу данных. Все задачи, озвученные заказчиком на старте проекта, были решены в процессе внедрения. Также были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.

Для оперативного контроля сроков исполнения документов и поручений было установлено приложение «Мониторинг документов», которое напоминает контролеру и исполнителю об истечении плановой даты, сообщениями в трее.

После окончания внедрения СЭД и завершения процесса обучения сотрудников, специалисты «КС-Консалтинг» разработали инструкцию по работе в СЭД «ДЕЛО», учитывающую особенности документооборота в организации.