ООО "Агро-Сибирь"

Участники

Заказчик:

ООО "Агро-Сибирь"

Исполнитель:

Компания «Корпоративные системы - Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири)

Срок реализации:

Февраль-март 2018

Ситуация к началу реализации проекта

До автоматизации документооборота на базе СЭД ДЕЛО, регистрация документов велась в традиционной бумажной форме в специальных журналах. Документы централизовано регистрировались приемной, затем бумажные экземпляры передавались для работы в соответствующие отделы. Контроль задач директора велся в почтовом клиенте MS Outlook.

Основной документопоток организации составляют бухгалтерские документы. В отделе бухгалтерии компании каждый специалист работает только со своей частью договоров, что накладывает определенные сложности на процесс отслеживания поступления и исполнения документов. Этот факт продиктовал необходимость приобретения специализированного ПО, способного сделать прозрачным учет документов и работу с ними.

Помимо регистрации документов в электронном виде, от нового программного продукта ожидались также и дальнейшее движение образа документа, его исполнение, осуществление контрольных функций и возможность реализации других делопроизводственных операций в электронной среде. Более того, с каждым годом все больше назревала потребность перехода на безбумажный документооборот, и одним из главных требований к СЭД стало наличие механизмов реализации юридически значимого электронного документооборота.

Задачи проекта

• Автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к формам учета электронных образов;
• Отслеживание поступления в организацию оригиналов договоров;
• Своевременная подготовка бухгалтерских отчетов, посредством использования функций создания и контроля задач в СЭД;
• Ведение в СЭД данных о переписке по документам, с помощью создания связок между документами.

Реализация проекта

На первом этапе, в рамках проекта внедрения ООО «Агро-Сибирь» было приобретено 5 рабочих мест системы ДЕЛО. Проект предусматривал анализ и обследование бизнес процессов, установку и настройку СЭД в соответствии со спецификой документооборота компании, а также подготовку пользователей.

В силу специфичной фермерской деятельности предприятия, многие сотрудники значатся не частыми фигурантами в документообороте организации. Специально для таких участников была закуплена конкурентная лицензия подсистемы ДЕЛО-Web, которая предоставляет возможность пользователям работать по очереди, не переплачивая при этом за дополнительные лицензии СЭД.

Постоянными пользователями СЭД стали: секретарь («ДЕЛО»), директор и главный бухгалтер фирмы («ДЕЛО-Web»). Для удобства отслеживания и контроля сроков исполнения поручений главным бухгалтером и директором компании, были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» - собственной разработки компании «КС-Консалтинг». Данное приложение предназначено для уведомления пользователей СЭД о поступлении новых документов, изменении их статуса, приближении контрольных сроков исполнения поручений и д.р (Подробнее…). На рабочее место секретаря был установлен полнофункциональный rich-клиент системы электронного документооборота ДЕЛО, а также дополнительная опция «Сканирование».

После анализа действующего документооборота, специалисты «КС-Консалтинг» настроили СЭД в соответствии с полученными в ходе обследования результатами. На данном этапе были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.

На завершающей стадии внедрения СЭД было проведено обучение сотрудников работе в системе. Первыми прошли подготовку секретарь, главный бухгалтер и директор, а затем уже сотрудники отделов.