Участники

Заказчик

ОсОО «Газпром Кыргызстан» – дочернее общество ООО «Газпром». Основным видом деятельности компании является поставка и реализация природного газа. «Газпром Кыргызстан» является монополистом по импорту природного газа в Кыргызскую Республику. Общая протяженность газопроводов, принадлежащих компании, составляет 3517,17 км. В структуру холдинга «Газпром Кыргызстан» входят 9 удаленных филиалов.

Исполнитель

Компания «КС – Консалтинг», партнер компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

Сроки реализации

февраль 2016 г. – март 2016 г.

Ситуация к началу реализации проекта

До внедрения СЭД «ДЕЛО» в ОсОО «Газпром Кыргызстан» документооборот был организован в системе собственной разработки. Эта система позволяла регистрировать документы (присваивать номера и печатать регистрационные карточки) и контролировать исполнение, но не имела функционала для хранения электронных образов документов и пересылки их между подразделениями. Также система не позволяла автоматизировать подготовку отчетности по документообороту, вся аналитика делалась вручную.

Регистрация входящих документов, исходящих за подписью руководства и ОРД велась в этой системе централизованно отделом ДОУ. Служебные записки за подписью начальников отделов регистрировались внутри отделов в бумажных журналах. В отдельных журналах специалисты, ответственные за делопроизводство, фиксировали поступающие из отдела ДОУ документы (без присвоения нового номера). Эти журналы подтверждали факт поступления документа в подразделение и фиксировали дату поступления. Контроль исполнения документов в основном осуществлялся через рассылку карточек-напоминаний отделом ДОУ, собственный контроль подразделения не вели. Обмен документами на маршруте ДОУ – Отделы (исполнители) осуществлялся по электронной почте.

Согласование проектов документов осуществлялось на бумаге. В связи с тем, что согласования требовал большой объем документов (ОРД (приказы, распоряжения), часть исходящей корреспонденции в сторонние организации, внутренние служебные записки финансового характера и др.), на эти процедуры тратилось очень много времени.

Задачи проекта

Главными задачами проекта стали:

• создание электронного архива с возможностью быстрого поиска документов;
• организация согласования документов в электронном виде (принятие электронной отметки о визировании в качестве собственноручной подписи (без дополнительного сбора виз согласования на бумаге));
• обеспечение оперативного доведения документов до исполнителя и прозрачности процессов исполнения (кто исполнитель, на какой стадии исполнение, промежуточные и окончательные итоги работы);
• автоматизация контроля исполнения документов и подготовки отчетности;
• объединение подразделений в единое документационное пространство (возможность обмена документами между филиалами внутри системы документооборота).

Реализация проекта

Для решения вышеуказанных задач Заказчиком была выбрана система «ДЕЛО». Заказчик приобрел 105 рабочих мест системы «ДЕЛО» (часть из них – web-клиент), 16 лицензий на опцию «Сканирование», 30 – на подсистему «Оповещение и уведомление».

Специалисты «КС-Консалтинг» проанализировали действующую схему делопроизводства и управления компании и выработали схему перевода основных процессов документационного взаимодействия в безбумажную область. Так, большинство проектов документов было решено согласовывать в электронном виде. Кроме того, были учтены требования информационной безопасности, обеспечивающие достоверность обрабатываемой информации и действий пользователей в системе.

Система была «ДЕЛО» установлена в отделе ДОУ, других подразделениях головного офиса и во всех филиалах. В базе данных системы созданы типовые группы документов, для каждого филиала организована собственная картотека.

У всех сотрудников отдела ДОУ установлены поточные сканеры, что значительно ускоряет работу. Опция «Сканирование» позволяет прикреплять отсканированные образы документов сразу в СЭД, к регистрационным картам (без промежуточного сохранения файла на компьютер пользователя).

Кроме сотрудников отдела ДОУ, в системе работают следующие категории пользователей:

• заместители руководителя осуществляют в системе все операции по работе с документами: ознакомление, утверждение подготовленных отделом ДОУ проектов резолюций, вынесение резолюций, ведение личного контроля;
• начальники отделов (работают с веб-клиентом) – ознакомление с документами, вынесение резолюций, ведение личного контроля, создание регистрационных карточек проектов документов;
• делопроизводители отделов – доведение документов до сотрудников своего отдела, не имеющих доступа в СЭД, создание проектов и внесение отчетов исполнителя от имени таких сотрудников.

Результаты и перспективы проекта

В настоящее время система «ДЕЛО» в ОсОО «Газпром Кыргызстан» запущена в промышленную эксплуатацию. На предприятии автоматизирован управленческий документооборот, в СЭД «ДЕЛО налажено документационное взаимодействие центрального аппарата с филиалами. В холдинге выстроена система распределенного контроля исполнения, которая дала возможность избавиться от ручного сбора и формирования статистической и аналитической отчетной информации.

Внедрение системы «ДЕЛО» позволило существенно упростить маршруты движения документов. В частности, обмен документами между филиалами и подразделениями центрального аппарата сейчас реализован средствами СЭД (без участия службы ДОУ).

Заместители руководителя и начальники отделов осуществляют в СЭД все операции с документами. Опция «Оповещения и уведомления» позволяет им оперативно получать информацию о поступлении документов и о приближении сроков исполнения поручений, визирования проектов и др. Большинство проектов документов проходят согласование в СЭД в безбумажном виде.

Переход на систему «ДЕЛО» предполагает изменения в существующем регламенте по работе с документами. В настоящее время разработан и проходит согласование проект нового Регламента, который формально закрепит изменения в бизнес-процессах документооборота.

В дальнейших планах ОсОО «Газпром Кыргызстан» – увеличение количества пользователей СЭД и более полное освоение функционала системы с целью обеспечения полномасштабного документационного взаимодействия всей холдинговой структуры и подготовки базы для постепенного перехода к электронному юридически значимому документообороту. Также есть интерес к мобильным приложениям для работы руководства холдинга в СЭД «ДЕЛО».