Норильский городской Совет Депутатов

Описание проекта внедрения СЭД "Дело" в Норильский городской Совет Депутатов

Заказчик:

Норильский городской Совет депутатов

Исполнитель:

Компания «Корпоративные системы - Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири)

Срок реализации:

Октябрь-ноябрь 2012

Ситуация к началу реализации проекта

Специалисты общего отдела Норильского городского совета депутатов (НГСД) для учета документов использовали самостоятельно разработанные (программистами НГСД) программные продукты, которые позволяли записывать в базу данных необходимую информацию о документе. В отделе контроля и протокола существовала своя автономная разработка, позволяющая регистрировать протоколы и поручения, необходимые для осуществления контрольных функций, ранее зарегистрированных в программе общего отдела. Печать конвертов и формирование реестров в НГСД осуществлялась при помощи уже третьего программного продукта. Таким образом, информация по работе с одним и тем же документом разными пользователями хранилась в отдельных базах данных. Все эти недостатки и ограничения в использовании действующих программ привели руководство НГСД к решению о внедрении системы электронного документооборота. От нового программного продукта ожидали не только возможность регистрации документов в электронном виде, но и дальнейшее движение образа этого документа, исполнение, осуществление контрольных функций и возможность реализации других делопроизводственных операций, сопровождающих жизненный цикл документа (отслеживание маршрута движения документа, отправка, списание в дело). Более того, с каждым годом все актуальней становилась потребность в таком программном продукте, который бы позволил создать все предпосылки для перехода к безбумажному документообороту.

Задачи проекта

• Автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;
• Сокращение количества бумажных копий документов;
• Возможность ответственных за контроль лиц отслеживать выполнение поручений вышестоящих организаций и поручений вынесенных Главой г.Норильска;
• Работа с проектами документов;
• Создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту;

Решение

Уже более 5 лет Администрация г. Норильска успешно использует СЭД «Дело». Опираясь на положительный опыт внедрения и дальнейшего масштабирования системы, руководство Норильского городского Совета депутатов решило пойти по проторенному пути своих коллег и, для повышения эффективности работы с документами, также использовать СЭД «Дело», идеально подходящую для органов исполнительной, законодательной власти, а также органов местного самоуправления. К тому же в планах НГСД сформировалось желание наладить тесное взаимодействие по работе с совместными документами с Администрацией г.Норильска.

Реализация проекта

Норильским городским Советом депутатов была осуществлена закупка 14 рабочих мест системы «Дело». К реализации проекта были привлечены специалисты сторонней организации – ООО «КС-Консалтинг», специализирующейся на внедрении СЭД, ECM-систем. В первую очередь было решено автоматизировать работу сектора канцелярии и наладить взаимодействие между отделами аппарата НГСД. Успешному внедрению предшествует кропотливая работа по сбору и анализу информации. Специалистами ООО «КС-Консалтинг» был изучен маршрут движения каждого документа, также были учтены все особенности делопроизводственной практики, которая сложилась в НГСД. Каждый пользователь с удовольствием принял посильное участие в сборе информации, процессе обучения и запуска системы.

После того, как вся необходимая информация была собрана, специалисты «КС-Консалтинг» приступили к настройке СЭД. Во время настройки системы в базу данных НГСД было заложено максимальное количество информации: справочник внешних организаций, номенклатура дел, внутренний справочник должностных лиц. Для осуществления учета были заведены все необходимые группы документов. При регистрации документов были использованы дополнительные настройки системы, позволяющие делопроизводителям максимально облегчить работу по вводу данных. Специалистами внедряющей компании были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.

Следующий этап внедрения в НГСД – подготовка пользователей. Групповое обучение проходило в двух группах в соответствии с выполняемыми в СЭД «Дело» функциями (руководители и делопроизводители). Далее каждый пользователь прошел индивидуальное обучение в рабочем режиме, осваивая алгоритмы работы в программе. Первыми обучались специалисты общего отдела, а затем начальники отделов.

С 19 ноября регистрация всех документов осуществляется в СЭД «Дело». Специалисты общего отдела достаточно быстро адаптировались и начали использовать дополнительные возможности системы, такие как печать регистрационного штампа на входящем документе. С первых же дней была настроена интеграция СЭД «Дело» с MS Outlook и все входящие и исходящие документы почтового клиента, успешно регистрируются и отправляются не выходя из системы «Дело». Стоит отметить, что к каждой регистрационной карточке (РК) документа (форма учета документов в системе «Дело») при помощи дополнительной опции «Поточное сканирование» автоматически по штрих-коду прикрепляется электронный образ документа. Электронный образ необходим для сокращения количества бумажных копий документов - с вводом нового программного продукта в НГСД все начальники отделов будут получать документы, зарегистрированные в СЭД, только в электронном виде.

Делопроизводители регистрируют документы в СЭД «Дело», затем за Главу г.Норильска вносят резолюцию в РК документа, далее эта РК автоматически рассылается исполнителям и контролерам. Если исполнитель является пользователем системы, то запись о РК он получает в виртуальном «кабинете», где он сможет поработать с записью о РК – просмотреть образ документа, внести еще одну резолюцию или отчитаться об исполнении документа. В свою очередь контролеры тоже получают запись о РК, контролируют исполнение этого документа и снимают с контроля.

Специалисты общего отдела отмечают удобство работы в системе «Дело» со связками, которые устанавливаются между документами. Возможность формирования реестров внешней отправки и печать конвертов – это еще одно преимущество работы в системе «Дело» и этим преимуществом специалисты по делопроизводству с удовольствием воспользовались. Ранее сотрудники НГСД использовали различные программные продукты для выполнения отдельных функций (отдельно для регистрации, отдельно для печати конвертов, отдельно для работы с протоколами), работа в единой базе значительно облегчила работу специалистов и сделала прозрачной систему взаимосвязи между выполняемыми в СЭД функциями.

Очень много документов в НГСД поступают в качестве проектов, которые должны пройти обязательную процедуру визирования и согласования. В СЭД «Дело» реализована возможность работы с проектами документов, которой и планируют воспользоваться сотрудники НГСД. Все изменения в файл электронного документа можно вносить в режиме рецензирования и активно использовать обсуждение проекта документа - в этом случае бумажных копий проектов документов станет в разы меньше.

За счет хорошей технической оснащенности, а также психологической готовности сотрудников к переходу на новый уровень работы с документами, внедрение СЭД «Дело» прошло оперативно и эффективно

Результаты и перспективы проекта

Внедрение системы «ДЕЛО» позволило достичь следующих результатов:

• Создание единой базы данных по работе с входящим, исходящими и внутренними документами;
• Сканирование и прикрепление к форме учета электронного образа документа;
• Сокращение количества бумажных копий документов;
• Создание предпосылок для эффективного взаимодействия по работе с документами между отделами аппарата НГСД;
• Работа с проектами документов в электронном виде;
• Контроль исполнительской дисциплины по поручениям из вышестоящих организаций;

Таким образом, мы получили единую систему по работе с документами в НГСД с серьезными предпосылками для перехода к электронному документообороту.

Во время внедрения СЭД «Дело» неоднократно было озвучено предложение по осуществлению взаимодействия в рамках системы с администрацией г. Норильска. И это предложение осуществимо при помощи подсистемы «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ), предназначенной для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота, а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях. Пользователь СЭВ получает возможность автоматического получения и регистрации документов, поступающих по СЭВ из других организаций – таких же пользователей СЭВ. Более того при помощи СЭВ можно автоматизировать отправку электронных документов, зарегистрированных в своей СЭД; организовать автоматическое формирование и отправку информации о прохождении и исполнении документов, визировании, подписании проектов документов и т.п.

Помимо всего, в ходе реализации проекта по внедрению СЭД «Дело». Был поставлен вопрос об использовании дополнительной опции «ЭЦП и шифрование» и перехода на юридически значимый электронный документооборот, начало к которому уже успешно положено.