ООО "Международная энергосберегающая корпорация" (МЭК)
Заказчик: ООО «Международная Энергосберегающая Корпорация», г. Санкт-Петербург 
Созданная в 2009 году, компания выполняет широкий комплекс работ на промышленных предприятиях и в сетях в области энергетике: от энергоаудита допроектных решений в вопросах электроснабжения, энергосбережения, качества электроэнергии, генерации, тригенерации, отопления, водоснабжения до изготовления запроектированных изделий «в железе», проведении шефмонтажа и пуско-наладки систем на объектах, получения разрешения на ввод в эксплуатацию. Дополнительно компания осуществляет сервисное обслуживание предприятий, модернизацию, техническую поддержку и ремонт оборудования заказчиков.
Проект: Внедрение прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» единой платформы для обеспечения автоматизации общего и договорного документооборота компании, управления задачами и внедрения базовых функций CRM. Выработка общих рекомендаций по учету и управлению документами компании, разработка номенклатуры дел.
Сроки реализации: октябрь 2010 – январь 2011 года.
Кто проект осуществляет: Компания «Корпоративные системы - Консалтинг» (КС-Консалтинг) Золотой дилер компании ЭОС.
Ситуация к началу реализации проекта:
До начала проекта управление документами компании не было ни как описано и формализовано. Для хранения электронных документов использовалось систематизированное файловое хранилище. Единого подхода к управлению задачами не существовало, как правило, для обмена сообщениями и заданиями в компании использовалась электронная почта.
Цели первого этапа проекта:
Заказчиком были поставлены следующие цели и задачи первого этапа:
- Выработка основных правил общего документооборота компании, правил учета договорных и коммерческих документов.
- Разработка номенклатуры дел.
- Автоматизация общего документооборота компании.
- Автоматизация учета договоров и коммерческих документов.
- Создание единого корпоративного хранилища документов неструктурированной информации.
- Автоматизация управления задачами.
- Внедрение в компании основных функций управления взаимоотношениями с клиентами (CRM): ведение единой базы контактов, обеспечение коллективной работы по перспективным проектам/заказчикам, организация маркетинговых мероприятий, рассылок и т.п.
- Обучение ключевых менеджеров и инженеров компании основным принципам управления документами, заданиями и неструктурированной информацией в «eDocLib: Актив Бизнес».
Ход выполнения работ:
- Обследование процессов общего и коммерческого документооборота проводилось путем анкетирования и интервьюирования.
- Выработка рекомендаций по организации общего документооборота компании, учету договорных и коммерческих документов.
- Составление отчета-задания по настройке. Данный отчет служил основанием для выполнения работ по настройке системы.
- Настройка системы, заполнение базовых справочников, необходимых для начала работы в системе, настройка прав, регистрация пользователей.
- Настройка шаблонов печатных форм документов и журналов.
- Настройка системного ПО сервера (Windows Server, IIS, SQL Server).
- Установка серверного ПО «eDocLib: Актив Бизнес».
- Установка на клиентских местах модуля интеграции с MS Outlook и КПК, обеспечивающего синхронизацию задач и контактов.
- Проведение обучающего семинара для ключевых менеджеров и инженеров компании по основным принципам управления документами, заданиями и неструктурированной информацией в «eDocLib: Актив Бизнес».
- Импорт в систему из файлового хранилища архива деловой переписки компании за 2009-2010 годы.
- Поэтапный ввод в действие системы.
Результаты проекта, перспективы:
На первом этапе удалось сделать очень важный шаг - описать и закрепить структуру общего и коммерческого документооборота компании, общие подходы к накоплению и управлению неструктурированной информацией, управлению задачами.
Импорт существующего архива электронных документов компании из файлового хранилища в «eDocLib: Актив Бизнес» дал возможность не распылять документы по разным хранилищам, а уже на момент старта работы системы собрать все значимые документы в единой системе.
С 2011 года в системе ведется учет и управление всеми договорами документами, деловой перепиской компании. Активно используются возможности модуля интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с MS Outlook, такие как синхронизация Задач и Контактов, накопление в системе переписки сотрудников с контрагентами по e-mail с автоматическим увязыванием этой переписки с первичными документами (договорами, коммерческими предложениями и т.д.).
Базовые функции CRM, реализованные с «eDocLib: Актив Бизнес» дали возможность коммерческому отделу автоматизировать работу с действующими и потенциальными заказчиками, учитывая возможные сделки, запросы потенциальных клиентов, планируя и проводя работу с ними в единой системе, обеспечивающей наглядное управление информацией и задачами.
На первом этапе внедрения обеспечен полнофункциональный доступ к системе десяти пользователей из числа ключевых менеджеров и инженеров компании.
Перспективным направлением использования «eDocLib: Актив Бизнес» в «Международной Энергосберегающей Корпорации» является автоматизация основных бизнес-процессов, связанных с работой с различной технической документацией. Рассматриваются варианты реализации в системе единого хранилища инженерных документов: технических обоснований, чертежей, спецификаций, результатов предпроектных обследований и т.п. При этом планируется не просто создать архив электронных документов, а обеспечить коллективную работу с документами, их согласование, управление задачами и контроль исполнения. Планируется, что в «eDocLib: Актив Бизнес» вся техническая документация должна существовать не «обособленным пулом документов», а быть динамично взаимоувязана с коммерческими предложениями, договорами, предварительными запросами потенциальных клиентов и т.д.
Отзыв заказчика:
Директор по маркетингу ООО «Международная Энергосберегающая Корпорация»,
Виталий Моргунов.
Компания "МЭК" достаточно молодая, и внедрение «eDocLib: Актив Бизнес» началось на этапе, когда документооборот в компании еще не был формализован. По этой причине мы столкнулись с дополнительными трудностями – пришлось отвечать на вопросы, на которые еще не было готовых ответов, придумывать "на ходу" и т.д. По этой причине, я бы все-таки советовал внедрять систему на более поздних этапах. Но с другой стороны, переход на платформу eDocLib на раннем этапе развития компании был продиктован желанием с самого начала ориентироваться на высокие стандарты современных управленческих стратегий. И, что называется, изначально "заточить" документооборот компании под электронные технологии.
Характерным этапом, при переходе на электронный документооборот, является момент, когда поток документов в компании перестает казаться чем-то хаотичным и стихийным. Внезапно, ты начинаешь сам разбираться в его закономерностях и логике – и это, конечно, тоже очень полезно, поскольку позволяет не слепо копировать принятые где-то модели, но осознанно подстраивать процесс под свою компанию.
Возможности eDocLib однозначно указывают на то, что будущее за системами электронного документооборота. Прозрачность, логика, упорядоченность, структура и порядок – прежде всего эти определения приходит в голову, когда меня просят описать впечатления о системе.
Вместе с тем, хотелось бы подчеркнуть и некоторые, надеюсь, временные недостатки. Например, слабоватый интерфейс. Большие потоки текстовой информации просто нуждаются в графическом оформлении, не хватает гибкой настройки внешнего вида "под себя", аналитических инструментов.
Кроме того, в конфигурации «eDocLib: Актив Бизнес», в будущем хотелось бы также видеть возможность организации документов не только вокруг "интересов", "возможных сделок" и "договоров", но "проектов". На мой взгляд, это более емкое и универсальное определение, чем договор.
Но это все, как говорится, детали. И понятно, что система будет корректироваться и развиваться. Главное, что система позволяет навести порядок в документообороте, решить проблему своевременного и качественного выполнения поручений. Сохранить и защитить данные, а также предоставить возможности для организации работы в удаленном режиме. Именно такие условия диктует реальность для малых и средних предприятий, и поэтому со всей уверенностью могу сказать, что у систем подобных eDocLib- большое будущее. 14 марта 2011 года