ЗАО "Система Чибис"

Настройки системы электронного документооборота "Дело" в ЗАО "Система Чибис"

РЕШЕНИЯ ДЛЯ ТОРГОВЫХ КОМПАНИЙ

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Заказчик: ЗАО «Система Чибис» основана 14 сентября 1992 года, активно и динамично развивающаяся торговая компания, за 15 лет своего существования добилась лидирующего положения на рынке розничной торговли. На начало 2008 года в сети работает более 80 магазинов под маркой «Чибис» по всей Кемеровской области.

Проект: Анализ существующего состояния документооборота в организации и настройка системы электронного документооборота «ДЕЛО» (разработка компании ЭОС).

Сроки реализации: август - ноябрь 2007года.

Кто проект осуществляет: Компания «Корпоративные системы - Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири) совместно со специалистами заказчика.

Ситуация к началу реализации проекта: На момент внедрения системы в организации существовала журнальная система регистрации документов. Контракту, заключенному в августе 2007 года, предшествовала большая подготовительная работа заказчика по ознакомлению с системами, представленными на рынке. Основными причинами, побудившими руководство компании к внедрению СЭД, были: увеличение объема документооборота активно развивающегося предприятия, необходимость сокращения сроков согласования и разработки проектов документов, заинтересованность в повышении исполнительской дисциплины и сокращении затрат времени на поиск документов.

После анализа систем, представленных на рынке, выбор был остановлен на системе «ДЕЛО».

Цели первого этапа проекта: Автоматизация документооборота организации на уровне регистраторов документов и руководителей структурных подразделений с учетом их территориально-удаленного расположения. Обработка внутренних документов и автоматизация процесса согласования проектов договоров и связанных с ними документов.

Ход выполнения работ:

- Обследование процессов обработки отдельных типов документов (проекты договоров, служебная переписка).

- Составление отчета-задания по настройке системы для автоматизации процессов обработки документов на основе обследования. Данный отчет служил основанием для выполнения работ по настройке системы.

- Настройка системы, заполнение базовых справочников, необходимых для начала работы в системе, регистрация пользователей и настройка прав.

- Установка серверного и клиентского ПО системы «ДЕЛО» - 25 рабочих мест.

- Установка ПО приложения для уведомления о поступлении документов/поручений («Мониторинг документов»).

- Установка ПО опции «Сканирование».

- Разработка кратких технологических инструкций для специалистов заказчика, участвующих в делопроизводстве и документообороте.

- Подготовка пользователей систем «ДЕЛО» и «ДЕЛО - WEB».

- Подготовка Менеджера системы «ДЕЛО» (поддержание системы в актуальном состоянии, ведение справочников и настроек документооборота, развитие системы).

- Подготовка Администратора локальной сети и баз данных

- Поэтапный ввод в действие системы.

Результаты проекта, перспективы:

Осуществлена автоматизация документооборота организации на уровне регистраторов документов и руководителей структурных подразделений, включая территориально удаленные подразделения.

Подготовлены пользователи, работающие с системой до уровня руководителей структурных подразделений организации. Запущены в эксплуатацию 25 рабочих мест системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» установленные в секретариате и шести подразделениях компании с наибольшим объемом документооборота.

Акцент в работе по данному проекту был сделан на обработку внутренних документов и автоматизацию процесса согласования проектов договоров и связанных с ними документов, на работу со служебной перепиской.

Внедрение системы дало возможность перейти на внутреннее безбумажное согласование документов, систематизировать и оптимизировать документооборот компании в целом. В начале 2008 года разработан регламент документооборота компании.

Развитие проекта:

В 2009 году произошла значительная реорганизация системы и ее расширение. Было приобретено дополнительно 11 рабочих мест системы «ДЕЛО» и 50 – подсистемы «ДЕЛО-WEB», что позволило полноценно включить в процесс безбумажного согласования документов основной руководящий состав шести подразделениях компании, расположенных различных городах Западной Сибири.

При этом, работа с системой «ДЕЛО» ведется в режиме «on-line» с удаленным доступом к единой базе данных СЭД в городе Кемерово.

Отзыв заказчика:

Калистратов Павел. Руководитель ИТ-проектов, менеджер системы документооборота.

Активное участие сотрудников отдела ИТ с первых дней проекта позволило безболезненно внедрить систему и осуществлять эксплуатацию без обращений за помощью к поставщику системы. По отзывам сотрудников, на которых приходится основной вал работы по согласованию документов (юристы, менеджеры, руководители подразделений), работа ускорилась и упростилась в несколько раз. Велик интерес к системе и со стороны службы безопасности предприятия. Документооборот «неожиданно» стал прозрачным. Можно проследить прохождение документа с момента рождения до подписания и на всех этапах выявлять «сомнительные», с точки зрения экономической безопасности, документы и соглашения. Поддержка системы документооборота осуществляется одним специалистом. С внедрением системы «ДЕЛО» появился инструмент, позволяющий контролировать исполнительскую дисциплину. Выявленные задержки по выполнению регламентных сроков заставили разработать новое Положение, описывающее, пожалуй, все аспекты документальной деятельности предприятия. Что приятно, с внедрением системы ключевые процессы документооборота не изменились и «незабюрократизировались». В дальнейшем планируется увеличение рабочих мест и включение в электронный документооборот видов документов, не попавших в рамки внедрения на первом этапе. Например, работы в рамках проекта по внедрению стандартов ИСО в деятельности предприятия требуют ведения и согласования большого количества положений и инструкций. Включение этих видов документов в систему электронного документооборота позволяет вести учет и версионность. В планах стоит ведение архива предприятия с использованием программных продуктов компании ЭОС.

14 марта 2008 года