Работа с демо-стендом EOS for SharePoint
EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач.
MS SharePoint – универсальная платформа для создания корпоративных порталов, которые становятся точкой доступа к базам данных, документообороту, интернет-ресурсам и различным внешним бизнес-приложениям (ERP, CRM и т.п.).
Базовый функционал СЭД EOS for SharePoint
Система электронного документооборота EOS for SharePoint позволяет эффективно автоматизировать процессы управления документами, а также другие бизнес-процессы организации в рамках создания единого информационного пространства на платформе Microsoft SharePoint.
Согласование/Подписание
EOS for SharePoint позволяет автоматизировать процесс согласования любых типов документов: от подготовки и формирования, дальнейшего согласования и утверждения и до последующей регистрации и дальнейшей работы с документами.
Таким образом, можно настроить создание, дальнейшую обработку и управление любым типом документа, как то:
- договоры
- организационно-распределительную документацию (ОРД)
- нормативно-регламентную документацию (НРД)
- расчётно-платёжные документы
- проектную документацию
- документацию по объектам имущества
- техническую/технологическую документацию
- и любую другую
Возможна интеграция со сторонней
- ERP системой
- АБС,
- CRM системой
- системой управления проектами
- и т.д.
Инициатор процесса в режиме реального времени может отслеживать, как изменяется статус документа, направленного им другим пользователям в рамках совместной работы.
После исполнения всех задач инициатор получит уведомление о результатах процесса, включая оставленные комментарии и подписи, в том числе в виде сообщения по электронной почте.
В процессе совместной работы могут использоваться такие возможности, как:
- запрет одновременного редактирования разными пользователями,
- извлечение и возврат,
- автоматический контроль версий документов.
Непосредственно в карточку электронного документа уже встроен форум, куда могут вводиться комментарии или где могут происходить коллективные обсуждения проекта документа.
Маршрут согласования может быть реализован:
- по группе документов
- по сочетанию автоматической и ручной настройки маршрута следования документа
- либо в зависимости от условий и пр.
В решении EOS for SharePoint предусмотрен собственный маршрутизатор, дающий возможность легко и быстро настроить даже сложный рабочий процесс подготовки и согласования документа без программирования.
С его помощью системный технолог может добавить произвольное число этапов с индивидуальными параметрами и последовательным или параллельным согласованием на каждом из них, а сама маршрутизация будет зависеть от значений полей карточки.
Системный технолог также имеет возможность настроить автоматическую регистрацию проекта после утверждения и запускать другие рабочие процессы в рамках процесса совместной работы.
Регистрация документов
EOS for SharePoint позволяет автоматизировать большинство трудоемких операций, выполняемых сотрудниками служб делопроизводства, в полном соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), на котором традиционно основано всё делопроизводство в России.
Перед началом работы с любым документом или проектом документа его необходимо зарегистрировать. В EOS for SharePoint это осуществляется созданием специальных регистрационных карточек. В ней содержатся основные сведения о документе. Перечень полей, содержащихся в такой карточке, может быть модифицирован по желанию заказчика без привлечения дополнительной разработки.
Система автоматически контролирует правильность заполнения полей и в случае ошибки делает соответствующее предупреждение. Поля карточки поддерживают и автоматическое заполнение предопределенными значениями, в том числе и на основе динамических правил.
Наряду с прочим к таким полям относятся регистрационные номера документов и их проектов. Правила нумерации документов определяются для каждой группы. Это позволяет организовать и сквозную нумерацию для нескольких подразделений. В качестве компонентов регистрационного номера допустимо использовать порядковые номера, даты, месяцы и годы регистрации, индексы подразделений, групп документов или проектов и пр.
Система поддерживает функции:
- автоматической регистрации документов на основе проектов с их последующим удалением,
- проверки повторности, исключающей повторную регистрацию документа в системе,
- регистрации документов, поступающих по электронной почте через Outlook-клиента.
Далее сотрудник службы ДОУ прикрепляет файлы к карточке документа путём:
- сканирования документов
- прикрепления файлов из email
- загрузки файла
- формируя документ, например, проект исходящего письма, на основании шаблона документа
EOS for SharePoint поддерживает автоматическое прикрепление отсканированных образов документов к соответствующей карточке, в том числе и использованием технологии распознавания текста. Данная возможность предоставляется в качестве дополнительных опций – «Сканирование» и «Поточное сканирование».
Непосредственно из карточки документа доступно большинство стандартных функций, необходимых сотруднику службы ДОУ.
Среди них можно выделить:
- создание двухсторонних ссылок между документами (основание – в ответ на, основание – создан на основании и пр.)
- и специальных отметок (о передаче, об ознакомлении и пр.),
- а также просмотр и печать таких необходимых сведений, как:
- журналы ознакомления,
- журналы передачи,
- журналы приема-отправки и пр.
EOS for SharePoint позволяет пересылать документ между сотрудниками организации непосредственно из его карточки. Это действие фиксируется в соответствующем журнале.
При сохранении карточки документа система поддерживает его автоматическую рассылку пользователям. Рассылка гибко настраивается системным технологом с помощью встроенного маршрутизатора.
Система дает возможность отправлять документы в другие организации в виде сообщений электронной почты.
В содержание такого письма можно включить не только документы, прикрепленные к карточке, но и ее поля. Допускается пересылка документов, содержащих ЭП, а также зашифрованных с помощью криптографических алгоритмов с возможностью их последующей обработки сотрудниками адресата.
Поручения
EOS for SharePoint позволяет производить выдачу поручений и контролировать их исполнение. Допускается как выдача поручений по документам, так и создание самостоятельных поручений. Технология работы с такими поручениями полностью идентична.
Самостоятельные поручения создаются в специальной картотеке, а поручения по документу, в свою очередь – непосредственно в его карточке, откуда также доступен просмотр ранее выданных поручений по нему.
Система поддерживает следующие виды поручений:
- резолюция
- пункт
- периодическое поручение
- поручение без документа
- подчинённое поручение
- проекты поручений и подчинённых поручений.
EOS for SharePoint допускает создание проектов поручений, требующих последующего утверждения руководителем, непосредственно выполняемых поручений, а также периодических поручений в соответствии с заданным периодом времени.
Системой допускается создание подчиненных поручений для переназначения другим сотрудникам. При работе с такими поручениями пользователям будет доступна для просмотра вся иерархия поручений:
Поручения, создаваемые в системе EOS for SharePoint, могут быть контролируемыми. В этом случае работа с ними предусматривает последующую оценку результатов исполнения.
Контролер исполнения поручения может отслеживать ход работ с ними с помощью специальных статусов, которыми сопровождаются как сами поручения, так и документы, по которым они были созданы. Контролироваться может и работа каждого исполнителя.
Весь ход работы с поручениями фиксируется в специальном «Журнале исполнения».
Система поддерживает также функцию автоматического списания документа в дело сразу после его исполнения.
EOS for SharePoint способно формировать статистические отчеты по документообороту в формате Microsoft Excel, в том числе и специальный отчет по исполнительской дисциплине сотрудников:
Электронный архив
EOS for SharePoint обеспечивает создание хранилищ
- документов
- поручений
- и задач
Каждое такое хранилище содержит удобные механизмы группировки, сортировки и фильтрации, позволяющие представить его содержимое.
Система поддерживает создание карточек документов, проектов документов, поручений, задач с последующим прикреплением к ним файлов. В карточке доступны стандартные команды, необходимые пользователям. Реализованы все необходимые журналы передачи и согласования для работы с документами, доступные непосредственно в карточке, а также обеспечивается возможность гибкой настройки полей таких карточек для отображения любых нужных сведений о контенте.
Работа с документами и проектами документов в нашей системе удобна тем, что осуществляется в разных хранилищах. Это позволяет реализовать специфические функции обработки как документов, так и их проектов.
EOS for SharePoint поддерживает и гибкую настройку прав доступа, позволяющую осуществлять разграничение прав:
- на создание проекта
- на регистрацию и изменение регистрационного номера
- на чтение
- на участие
- на добавление файлов и их редактирование
- на выдачу поручений и разрешений
- а также на списание в дело
При этом любые действия с документом или проектом сопровождаются изменением его статуса, позволяющего фиксировать согласование, утверждение, регистрацию, отправку, внешнее согласование и даже списание в дело, чтобы формировать архивный фонд организации.
Списание в дело выполняется в полном соответствии с принятой номенклатурой дел в организации, а также поддерживает использование перечня типовых сроков хранения и технологию рубрикации.
После списания в дело дальнейшее редактирование документа становится невозможным.
EOS for SharePoint предоставляет широкие возможности для поиска информации как по карточке, так и по содержимому документов.
EOS for SharePoint обеспечивает все необходимые функции для работы с архивом, но для архивного хранения документов в полном соответствии с правилами, утвержденными Росархивом, необходимо воспользоваться дополнительной подсистемой «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Отчеты
Для формирования статистических сведений по документообороту предназначен отдельный раздел портала.
Данный раздел предоставляет следующие возможности:
- Создание новых отчетов;
- Ознакомление с подготовленными отчетами;
- Анализ информации отчетов;
- Публикация диаграмм и графиков портале SharePoint.
Все отчёты выводятся в формате Excel. Также имеется возможность создания своих отчётов без программирования.
Система содержит три стандартных шаблона отчетов, позволяющих получить сводную информацию о состоянии работы с документами и поручениями.
| Шаблон отчета | Назначение шаблона |
|---|---|
| Сводка по документам | Отражает видовой и количественный состав документов |
| Сводка по проектам документов | Отражает видовой и количественный состав проектов документов |
| Сводка по исполнению | Отражает ход исполнения задач по поручениям в разрезе исполнителей и подразделений |
Каждый отчёт поддерживает подробную детализацию каждого пункта.
Поиск
EOS for SharePoint позволяет осуществлять поиск данных как по реквизитам (полям) карточек элементов, так и по тексту файлов.
Microsoft SharePoint позволяет:
- индексировать и производить поиск по более 100 миллионам документов;
- организовать сверхскоростной поиск и обеспечить время запроса менее одной секунды;
- настраивать релевантность для повышения точности поиска;
- настраивать платформу поиска в соответствии с конкретными потребностями поиска и индексации;
- настраивать интерфейс пользователя, организуя среду поиска и работы с найденными результатами для сотрудников.
В дополнение к стандартным возможностям платформы система EOS for SharePoint позволяет настраивать произвольное количество поисковых форм для поиска по реквизитам (значениям полей карточек).
Возможности поиска, реализованные в EOS for SharePoint, позволяют оперативно получать любую информацию, находящуюся на портале.
При этом Центр поиска решения EOS for SharePoint не только позволяет выполнять полнотекстовый поиск по документам во внутренней корпоративной среде с учетом реквизитов документов или поиск сотрудников, но и может быть существенно доработан под конкретные требования организации.
Рабочее место пользователя
Вся работа происходит на Рабочем месте пользователя без дополнительных перемещений.
Рабочее место наглядно отображает сводную информацию по задачам, назначенным сотруднику.
При работе с каждой задачей пользователю в одном месте предоставляется вся необходимая ему информация:
- текст документа (один или несколько файлов),
- его реквизиты,
- поручения по нему,
- или подписи (комментарии) других сотрудников и др.
Интерфейс позволяет пользователю быстро, удобно и эффективно исполнять как типовые, так и сложные нестандартные задачи.
Имеется 5 типов рабочих мест (РМ) пользователей:
- регистратор (делопроизводитель)
- пользователь
- руководитель
- контролёр
- и универсальное рабочее место
На их основе можно создавать свои уникальные типы рабочих мест, например, рабочее место юриста и т.д.
На Рабочих местах контролёра, пользователя и руководителя работа идёт с задачами, а на Рабочее место регистратора приходят документы.
Основной принцип работы пользователя в EOS for SharePoint – работа с задачами. Например, для согласования документа, пользователю приходит задача на рабочий стол, где он открывает карточку задачи и согласовывает её. Минимум действий и только необходимая информация для пользователя.
При этом пользователь может отсортировать все задачи по документам как ему удобно:
- по типам задач,
- по типам документов,
- по срокам и пр.
Если пользователю пришла задача – необходимо открыть её, принять решение и согласовать или не согласовать. При этом пользователю не требуется открывать карточку документа, что подразумевает минимальные действия и простоту работы в системе, в том числе с большим объёмом данных.
Основные преимущества интерфейса EOS for SharePoint:
- Контекстный интерфейс – пользователь работает с задачами и видит только необходимую информацию;
- Интерфейс спроектирован для работы с большим количеством информации (дерево поручений, журналы и т.д.) ;
- Наличие современного dashboard;
- Преднастроенные цветовые схемы;
- Единая точка входа в систему;
- «Ролевой интерфейс» (с учетом особенностей работы каждого);
- Гибкие настройки функционального дизайна (навигация, фильтры).
Выберете тот пользовательских интерфейс, который удобен вам!
Безопасность данных
Платформа Microsoft SharePoint обладает гибкими возможностями по настройке прав доступа, как на отдельных пользователей, так и на группы. Причем каждый пользователь может находиться в произвольных группах.
EOS for SharePoint ещё более расширяет богатые возможности платформы Microsoft SharePoint, добавляя дополнительные виды прав доступа к документам. Права могут выдаваться как на саму карточку, так и на прикреплённый к ней файл.
Права настраиваются системным технологом на группу документов, но также есть возможность выдачи прав прямо из регистрационной карточки документа.
Система EOS for SharePoint основана на платформе Microsoft SharePoint, поэтому наследует весь функционал. Для возможностей единой авторизации и аутентификации вы получаете широкие возможности, вы можете использовать
- Active Directory аутентификацию,
- single-sign-on (технология единого входа),
- ключей etoken,
- а также при желании аутентификацию на основе любого другого LDAP поставщика.
Что же касается защиты документов, то система EOS for SharePoint позволяет защитить документы в системе с помощью богатых возможностей по ограничению прав доступа как
- на группы документов
- конкретный документ
- так и прикреплённые файлы
и, позволяет зашифровать хранящиеся данные, вплоть до уровня базы данных.
Система позволяет вести подробный аудит действий каждого пользователя, в платформе Microsoft SharePoint уже есть полноценный настраиваемый аудит действий пользователя.
Электронная подпись является необходимым условием для полноценной реализации защищенного электронного документооборота.
Помимо поддержки ЭП средства криптографической защиты информации, входящие в состав данной опции, обеспечивают надежное шифрование данных.
Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.
Работа в облаках
Использование системы в частном «облаке» реализуется на платформе Windows Server с поддержкой системы удостоверений Windows Server Active Directory, виртуализации Hyper-V и глубокого анализа приложений с помощью System Center.
Сформировав частное облако на основе Windows Server Hyper-V и System Center, организация получает преимущества комплексного подхода при внедрении облачных вычислений и изменении способа предоставления ИТ-услуг.
Частное облако Microsoft:
- клиенты получают: оптимальное использование ресурсов, повышенный уровень непрерывности бизнес-процессов, более гибкое и эффективное решение для управления;
- помогает акцентировать внимание на ключевых для организации моментах с помощью управления службами приложений;
- позволяет управлять гибридной облачной моделью посредством общих средств управления, идентификации и разработки в частных и общедоступных облаках;
- предоставляет масштабируемость и гибкость облачной модели вычислений на имеющихся ресурсах, и в то же время позволяет сохранить полный контроль над инфраструктурой;
- работает на разных платформах и с разными низкоуровневыми оболочками(гипервизорами), включая Hyper-V, VMware и Citrix;
- обеспечивает максимально эффективное использование существующих инвестиций и опыта сотрудников ИТ-отдела.
Гос. услуги, МЭДО и обращения граждан
Решение EOS for SharePoint подходит для автоматизации документооборота государственных органов.
Решение EOS for SharePoint позволяет автоматизировать следующие задачи:
- Регистрация заявок на оказание услуг, поступающих от граждан с помощью как «Единого портала государственных услуг» (ЕПГУ), так и многофункциональных центов;
- Рассмотрение, исполнение и контроль исполнения полученных заявок;
- Создание запросов на получение дополнительной информации в другие ведомства и получение оттуда ответов;
- Получение различных отчетных форм для определения эффективности оказанных услуг;
- Возможность использования электронной подписи на любом этапе оказания государственных услуг.
Автоматизация перечисленных задач, в свою очередь, позволит организовать эффективную систему оказания государственных услуг в электронной форме на любом уровне – от федерального до муниципального. Для организации подобной системы необходимы:
- решение EOS for SharePoint, установленное в автоматизируемом государственном органе;
- решение «Система оказания государственных услуг» (СОГУ), реализующее обработку заявок на оказание услуг, поступающих через ЕПГУ или Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);
- а также веб-сервис, обеспечивающий интеграцию решения EOS for SharePoint c порталом www.gosuslugi.ru через СМЭВ.
Все эти компоненты разработаны нашей компанией, и что вам не требуется использовать стороннего ПО.
В решении «Система оказания государственных услуг» автоматизированы функции межведомственного обмена документами, а также имеется возможность отслеживать движение документов, в том числе и по электронной почте.
В нем реализован также универсальный механизм добавления новых видов услуг, использующий только стандартный интерфейс и не требующий глубоких знаний от сотрудников заказчика. Это полностью исключает необходимость дополнительных программных разработок.
Мобильные приложения
EOS for SharePoint имеет ряд специализированных мобильных решений, реализующих все сценарии, требующиеся для работы с документами, которые необходимы топ-менеджерам, в том числе и в режиме offline с последующей синхронизацией с системой EOS for SharePoint.
- «АРМ Руководителя» – «толстый» клиент системы EOS for SharePoint для руководителей, предназначенный для планшетов, ноутбуков и ПК под управлением ОС Windows 8 - 10
- iEOS – ориентированная на руководителей, подсистема для iPAD-устройств в удобном и привычном для Apple-пользователей интерфейсе.
- EOSMobile – ориентированная на сотрудников и руководителей среднего звена, подсистема для Android-планшетов в удобном интерфейсе.
С их помощью руководители смогут:
- рассматривать
- согласовывать
- и утверждать документы
- в том числе и ставить электронную подпись.
Смотрите подробную информацию в специальном разделе сайта «Мобильные решения».
Электронная подпись и шифрование
Классические способы формирования электронной подписи (по ГОСТ 34.10-2001) позволяют установить авторство документа, однако не обеспечивают сохранения времени формирования электронной подписи и не гарантируют, что право подписи у пользователя не было отозвано. Для гарантии права подписи используется статус действия открытого сертификата пользователя, выданного ему специальным центром сертификации. Такую технологию можно использовать лишь для организации корпоративного документооборота.
Для организации юридически значимого документооборота (для обеспечения возможности использовать такие документы в качестве доказательства) необходимо также обеспечивать сохранение даты и времени формирования подписи и подтверждение статуса действия открытого сертификата пользователя, заверяющего документ. В этом случае используется внешний удостоверяющий центр для сертификатов пользователей системы электронного документооборота.
Дополнительная опция «ЭП и шифрование» обеспечивает возможность реализовать как корпоративный документооборот, так и юридически значимый.
В состав этой опции входит:
- Ключевой носитель eToken;
- Программное обеспечение криптопровайдера, реализующего непосредственно алгоритм формирования подписи;
- Программное обеспечение поддержки криптопровайдера «Карма», служащего для интеграции непосредственно средств электронной подписи и шифрования в решение EOS for SharePoint;
- А также необходимый набор организационно-распорядительной документации для выбранного способа организации документооборота (регламенты работы удостоверяющего центра и использования электронной подписи и пр.).
Использование дополнительной возможности «ЭП и шифрование» активирует дополнительные команды, позволяющие:
- Подписывать файлы и поручения;
- Осуществлять проверку подписи;
- Осуществлять шифрование и расшифрование файлов как непосредственно в системе EOS for SharePoint, так и при передаче по электронной почте.
Сканирование и поточное сканирование
Большинство наших клиентов сталкиваются с необходимостью прикреплять к карточке документа файлы, полученные путем сканирования или распознавания. Чтобы упростить эту процедуру, наши сотрудники разработали дополнительную опцию «Сканирование».
Данная подсистема разработана на основе уже давно представленного на рынке программного продукта ABBYY FineReader Scripting Edition, позволяющего интегрировать в системы электронного документооборота технологии распознавания компании ABBYY. Это позволило создать в карточке документа специальную кнопку для запуска продукта ABBYY FineReader, в окне которого пользователь может выполнить все необходимые действия: сканирование, распознавание и обработку результатов.
Полученные результаты сохраняются в системе EOS for SharePoint с помощью специальных команд, позволяющих прикрепить как текущий документ, так и группу документов.
Дополнительная опция «Поточное сканирование» позволяет автоматизировать процесс перевода большого числа бумажных документов в электронный вид, возникающий не только при формировании архивов, но и в процессе ежедневной работы канцелярии или договорного отдела большинства крупных компаний.
Использование такой опции позволит не только выполнять массовое сканирование, но и распознавание текста документов, что существенно расширяет возможности для их последующей обработки. Опция «Поточное сканирование» также дает возможность конвертировать электронные документы в большинство наиболее распространенных форматов.
Распознавание текста документов проводится с помощью программного продукта ABBYY FineReader Engine, одного из лучших решений на рынке. Это позволяет распознавать документы на таких языках, как русский, английский, немецкий, французский, испанский, итальянский и др.
EOS for SharePoint самая популярная СЭД на SharePoint в России!
EOS for SharePoint – портальное решение для создания единого информационного пространства компании, ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами, в том числе их согласования.