Алтайская краевая клиническая детская больница

Описание проекта внедрения СЭД «ДЕЛО» в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая детская больница»

 

Участники

Заказчик

Краевое государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Алтайская краевая клиническая детская больница» (КГБУЗ «АККДБ, Барнаул»). Оказывает амбулаторно-поликлиническую и стационарную помощь жителям Алтайского края. На базе учреждения также предоставляется высокотехнологичная медицинская помощь детскому населению, соответствующая самым современным стандартам.

Исполнитель

ООО «КС-Консалтинг», региональный партнер компании ЭОС (разработчика СЭД «ДЕЛО») в Западной и Восточной Сибири.

Сроки реализации

Январь – февраль 2016 г.

Ситуация к началу реализации проекта

До внедрения системы «ДЕЛО», документы в краевой детской клинической больнице регистрировались отделом канцелярии в 2 формах: бумажной и электронной. При этом для учета документов использовалась программа собственной разработки, которая позволяла вносить лишь краткие сведения о документе, и имела ряд ограничений. Для возможности реализации других делопроизводственных операций, руководством больницы было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, которая позволила бы решить наиболее актуальные задачи управления.

От нового программного продукта ожидали не только возможность регистрации документов в электронном виде, но и дальнейшее движение документов, осуществление контроля их исполнения, а также реализацию других делопроизводственных функций, сопровождающих жизненный цикл документа (отслеживание маршрута движения, списание в дело и др.).

Задачи проекта

Задачами проекта стали:

  • Создание электронной базы документов;
  • Автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;
  • Возможность отслеживания выполнения поручений, вынесенных Главным врачом;
  • Оперативный поиск документов;
  • Отслеживание маршрутов движения документов;
  • Создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту;

Реализация проекта

Для решения поставленных задач Руководством детской больницы была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». На первом этапе, заказчик приобрел 10 рабочих мест системы «ДЕЛО» и 3 лицензии приложения «Мониторинг документов». Специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование действующего документооборота, проанализировали делопроизводственные и управленческие операции, и приступили к установке и настройке СЭД.

Система «ДЕЛО» была установлена в приемной, канцелярии, у Главного врача, его заместителей и Главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.

Преобладающая часть входящих документов поступают в организацию по электронной почте. Для осуществления учета в СЭД «ДЕЛО» были заведены все необходимые группы документов. В ходе конфигурирования системы также были использованы дополнительные настройки, позволяющие максимально облегчить ввод данных канцелярией при регистрации документов в системе.

Формат взаимодействия пользователей в системе выглядит следующим образом: Канцелярия регистрирует документы в СЭД, которые отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль. По окончанию исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.

Результаты и перспективы проекта

В настоящее время система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию. Внедрение СЭД позволило достичь следующих результатов:

  • Упорядочение документооборота;
  • Создание единой базы данных по работе с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • Сканирование и прикрепление к форме учета электронных образов документов;
  • Формирование отчетов;
  • Оперативный поиск документов;
  • Контроль исполнительской дисциплины по поручениям;
  • Возможность просмотра информации о нахождении документа в том или ином подразделении.

За счет использования СЭД в организации заказчика сократились маршруты движения входящих документов, а значит и доставка документов исполнителям стала оперативной. По завершению проекта было озвучено предложение о переходе сотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook. Это позволит автоматизировать процесс регистрации входящих документов, поступающих по электронной почте и составляющих основную массу документопотока предприятия.