Осенью 2021 года компания «КС-Консалтинг» провела внедрение системы электронного документооборота «Дело» в «Новосибирском архитектурно-строительном колледже». Организация воспользовалась специальным предложением от разработчика системы, компании «ЭОС», и смогла значительно сэкономить при покупке лицензий.
О заказчике:
«Новосибирский архитектурно-строительный колледж» ведет подготовку квалифицированных рабочих кадров для строительной отрасли. Студенты получают среднее профессиональное образование по специальностям: каменщик, штукатур, маляр, бетонщик, плиточник, столяр, мастер мебельного производства, художник–оформитель, газо и электросварщик.
До перехода на работу в СЭД организация вела традиционный бумажный документооборот. Большую часть входящих документов регистрировали в секретариате, а затем передавали на рассмотрение директору. После получения резолюции секретарь делал копию документа и доводил документ до исполнителя. Отдел бухгалтерского учета и кадровый отдел самостоятельно вели внутреннюю регистрацию поступающих к ним документов и поручений.
У такой схемы документооборота есть как минимум три недостатка:
- Уходит много времени и ресурсов на бумажную регистрацию и копирование документов.
- Сложно контролировать сроки и результаты исполнения поручений.
- Сам процесс движения документа, от регистрации до наложения резолюции и передачи исполнителю, занимает много времени.
Чтобы сократить издержки и сделать работу с документами более эффективной, администрация колледжа приняла решение внедрить систему электронного документооборота. После рассмотрения различных вариантов выбор был сделан в пользу СЭД «Дело», которая уже зарекомендовала себя как проверенное и надежное решение в других учебных заведениях.
Важным аргументом в пользу выбора именно этого решения стала возможность сэкономить до 80% на закупке лицензий. Разработчик СЭД «Дело», компания «Электронные Офисные Системы», уже более 16 лет предоставляет учебным заведениями специальные условия для покупки лицензий. В рамках акции школы, колледжи и гимназии могут приобрести рабочие места для оптимизации управленческих процессов со скидкой 80% от обычной стоимости. Могут воспользоваться льготным предложением и высшие учебные заведения — для них предоставляется скидка до 50% на приобретение лицензий.
Ход проекта и результаты
Перед нами была поставлена задача перевести регистрацию документов в электронный вид и обеспечить контроль исполнения поручений. Также требовалась возможность подписывать документы электронной подписью, чтобы совсем отказаться от бумажных оригиналов.
Реализация всего проекта, от обследования до завершения обучения, заняла 3,5 недели при участии 2 специалистов отдела внедрения. В результате работать в СЭД «Дело» начали 17 сотрудников. В электронный вид переведено рассмотрение документов и ввод резолюций, процесс создания, согласования и визирования.
Секретарь ведет контроль сроков исполнения документов. На рабочем месте делопроизводителя настроены процессы регистрации и отправки по e-mail, также для ускорения обработки используется опция «Сканирование без распознавания».
На рабочем месте директора установлена опция «EOS Desktop Service» для внесения правок при утверждении проекта, и опция «ЭП и шифрование» для подписания документов. Своевременно получать информацию о новых событиях в системе руководителю помогает приложение «Мониторинг документов».
В перспективе администрация колледжа допускает расширение количества рабочих мест для 100% охвата сотрудников, и полный переход на безбумажный документооборот.