Проекты автоматизации в администрациях небольших муниципалитетов, как правило, очень похожи: обычно это «стандартное» внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в канцелярии, реже – в нескольких структурных подразделениях. С течением времени система может охватить отраслевые комитеты и управления, а в последние годы все чаще к единой СЭД получают доступ муниципальные учреждения.
Во всех подобных случаях объектом автоматизации остается управленческий документооборот – регистрация различных документов, обеспечение контроля исполнения, перевод служебной документации в электронный вид и т.д. Иные ИТ-системы, имеющиеся в организации (сайт, правовые базы и др.), как правило, работают независимо от СЭД.
На фоне таких типовых внедрений проект, который реализован компанией «КС-Консалтинг» в конце 2012 – 2013 гг. в Администрации городского округа Стрежевой (Томская область), является уникальным. Начав с системы управления документами, в итоге Администрация Стрежевого создала:
- целостную информационную инфраструктуру;
- общее рабочее пространство для сотрудников с разграничением доступа к различным видам документов (в соответствии с должностными обязанностями);
- полноценный внешний информационный ресурс, доступный для жителей города, с возможностью эффективной «обратной связи».
- Это было достигнуто путем модернизации официального сайта органов местного самоуправления, а также через интеграцию установленных в организации систем электронного документооборота «ДЕЛО» и eDocLib с обновленным сайтом.
- СЭД «ДЕЛО» и работа с обращениями граждан
Система электронного документооборота «ДЕЛО» в Администрации городского округа Стрежевой была внедрена еще в 2003 году. К концу 2012 года в «ДЕЛЕ» велась регистрация входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, подписанных (изданных) правовых актов. Средствами СЭД были автоматизированы контроль исполнения поручений и работа с обращениями граждан. В системе работали Управление делами Администрации ГО, Финансовое управление, приемная, а также руководители - первый заместитель и заместитель Мэра города.
СЭД «ДЕЛО» охватило весь цикл работ с обращениями граждан - от ведения реестра граждан, регистрации обращений и контроля исполнения поручений по обращениям, до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. Все поступающие в Администрацию ГО Стрежевой обращения и документы по их рассмотрению были разделены на несколько регистрационных категорий: «Заявления», «Поручения по рассмотрению обращений», «Жалобы», «Обращения граждан», «Личный прием Мэра города» и «Ответы на обращения граждан». При этом в системе фиксировались как письменные, так и устные обращения.
Система «ДЕЛО» в рамках работы с обращениями граждан позволила решить ряд важных задач:
- организация работы с номенклатурой дел;
- создание и ведение реестра обратившихся граждан;
- фиксация устных обращений;
- рассмотрение обращений и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним);
- автоматическое формирование отчета о ходе исполнения конкретного поручения (по запросу);
- автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;
- контроль подготовки и отправки ответа заявителю в установленные сроки;
- поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов;
- подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах.
Вместе с тем, в этой стройной системе работы с обращениями не хватало важной составляющей – Интернет-приемной на официальном сайте. Популярность такой формы взаимодействия граждан с властью в последние годы резко возросла: все больше обращений в органы власти (от Президента России до сельсовета) приходит именно по таким каналам.
Жители России оценили простоту сервиса: не нужно искать почтовый адрес организации и нести письмо на почту, не нужны даже электронные адреса: как правило, интернет-приемные принимают обращение через веб-форму. А статус таких обращений ничем не отличается от привычных бумажных писем – они обязательны для рассмотрения, и орган власти должен дать ответ в сроки, установленные федеральным законом.
От потребностей – к проекту
Именно потребность создать Интернет-приемную стала одной из причин принятия решения о модернизации официального сайта. Важной причиной стала и необходимость обновления содержания. В соответствии с требованиями федерального законодательства органы местного самоуправления обязаны раскрывать информацию о своей деятельности, в том числе и путем ее опубликования на страницах официальных интернет-ресурсов. Законодатель установил довольно обширный перечень сведений, обязательных для размещения в Интернете, и для этого требовалась реструктуризация разделов сайта. Кроме этого, «движок» сайта уже не мог удовлетворить всех информационных потребностей Администрации. Дизайн также требовал серьезной переработки.
Приняв решение о масштабной переделке сайта, Администрация Стрежевого задумалась об автоматизации процесса наполнения ресурса информацией. В блоке, обязательном для размещения в Интернете, самый большой объем – это нормативные правовые акты. Органы местного самоуправления должны не только публиковать их, но и поддерживать базу в актуальном состоянии – отмечать утратившие силу, вносить изменения в ранее принятые документы и т.д.
Процесс правотворчества (разработка проектов правовых актов и их согласование) в Администрации Стрежевого был реализован в системе eDocLib. Система была установлена в дополнение к СЭД «ДЕЛО» и охватывала все подразделения, задействованные в создании правовых актов. Общее число полнофункциональных рабочих мест системы превысило 100, также было закуплено 10 рабочих мест с «урезанной» ролью в системе – «Читатель». Публиковать документы на сайте по мере их принятия было возможно только в виде списка. В этом случае найти на сайте актуальные документы (с учетом последних изменений) заинтересованному жителю города было очень сложно. Процесс требовал оптимизации и применения современных технических решений.
Сформулировав общие пожелания по проекту, Администрация Стрежевого обратилась к компании «КС-Консалтинг», которая в итоге и осуществила весь комплекс работ.
Модернизация сайта и интеграция с «ДЕЛОМ» и eDocLib
На первом этапе проекта специалисты «КС-Консалтинг» в удаленном режиме совместно с работниками муниципалитета определись с перечнем функций, которые должны были решать модернизированный сайт и интегрированные с ним системы. В частности, в окончательный вариант технического задания был включен пункт об автоматизации выгрузки обращений граждан из Интернет-приемной и дальнейшей их пересылке посредством электронной почты для автоматической регистрации в СЭД «ДЕЛО».
Кроме этого, проектом была предусмотрена «обратная связь» для граждан – пересылка из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через Интернет-приемную) сведений о ходе работы с обращением. В итоге гражданин, направивший обращение, зайдя в «Личный кабинет», должен был видеть все стадии, которые прошло его письмо: какие поручения даны, в каком подразделении находится, как вопрос решен в итоге.
Публикацию нормативных актов было решено реализовать через интеграцию eDocLib с официальным сайтом. База документов, созданная таким образом, должна была позволять отслеживать историю изменений в документах и их текущий статус. Также требовалось организовать поиск среди опубликованных правовых актов для внешних посетителей сайта.
После подготовки технического задания и ранжирования задач с целью уложиться в текущий бюджет на реализацию проекта в 2012 году оставалось около двух месяцев. Проект начался с модернизации сайта. Это направление не является для компании «КС-Консалтинг» профильным, поэтому собственно разработка сайта была отдана субподрядчику. Однако обновление дизайна и создание новых графических элементов было проведено собственными силами компании.
В качестве системы управления сайтом (CMS) была выбрана joomla, версия 2.5. Параллельно с разработкой нового сайта специалисты «КС-Консалтинг» вели адаптацию собственного модуля интеграции СЭД «ДЕЛО» с интернет-приемной и модуля публикации документов из eDocLib.
Для обеспечения публикации документов из eDocLib была применена проверенная схема обмена пакетами по e-mail. Был создан специальный тип документа – «Публикация». Нормативные акты, которые требовалось довести до сведения населения, после принятия и полного оформления в электронном виде в eDocLib направляются на публикацию. Объект «Публикация» создается в качестве связанного с ними документа и автоматически копирует из регистрационной карты (РК) нормативного акта всю информацию, которая требуется для опубликования: краткое описание, группа документов, номер, дата, файлы документа, основные связки и основные реквизиты связанных документов.
Во избежание возможных ошибок автоматический процесс публикации нуждается на конечной стадии в человеческом участии. Сформированные в eDocLib карточки «Публикации» попадают к оператору, который проверяет и корректирует краткое описание публикуемого документа, при необходимости - укомплектовывает карточку файлами документа в формате PDF и т.п. После завершения оформления РК в соответствии с требованиями объёма, подачи и формата файлов оператор отправляет пакет на публикацию. При этом формируется специальный файл XML (паспорт), паспорт и файлы документа отправляются по e-mail на сторону сайта на специальный адрес, обрабатываемый роботом. Робот разбирает полученный пакет и автоматически размещает его на сайте в статусе «неопубликованные» (для дополнительного контроля перед опубликованием).
При этом документ публикуется в соответствующий раздел исходя из группы документов в eDocLib. Если в связках к публикуемому документу указаны другие документы, ранее опубликованные на сайте («в отмену» - «отменен» и т.п.), то в публикации на сайте автоматически формируется соответствующая гиперссылка на первичный документ. Администратору сайта остается проконтролировать корректность и полноту данных, и одним кликом опубликовать документ из CMS.
Модернизированный сайт с интеграционными модулями был сдан заказчику в декабре 2012 года. В течение первого квартала 2013 года производилось его наполнение контентом. После этого новая редакция сайта, интегрированная с СЭД «ДЕЛО» и eDocLib, стала доступна в сети Интернет.
В 2013 году работа по модернизации сайта была продолжена – в частности, разработана версия для слабовидящих. Тестируются несколько новых функций Интернет-приемной: возможность прикрепить к обращению файлы документов, а также выбора гражданином способа получения ответа на обращения - почтой и/или в электронном виде на e-mail.
К системе eDocLib в настоящее время подключены все подразделения Администрации. Специалисты заказчика отмечают, что упорядочилась работа с нормативными актами. Также eDocLib используется как справочная правовая система: в любое время сотрудники могут найти нужный документ и узнать его статус (действует, утратило силу и др.). Чаще всего программой пользуются юридическая служба и экономисты.
В дальнейших планах заказчика - расширение функционала интегрированных систем (в частности, поисковых возможностей). Модуль интеграции с eDocLib планируется дополнить новыми функциями: автоматическая публикация статусов документов при поступлении на сайт связанных документов («в отмену», «действует в редакции» и т.п.), указание «крайних дат» для документов с конкретным периодом действия и др. Задумываются специалисты Администрации и о продолжении интеграции систем – высказаны пожелания о возможности выгрузки данных из СЭД «ДЕЛО» в eDocLib.
О заказчике:
Город Стрежевой расположен на северо-западе Томской области и является территорией, приравненной к районам Крайнего Севера. Население городского округа Стрежевой – около 42 тыс. человек, средний возраст стрежевчан - 32,2 года, основная сфера занятости – нефтегазободывающая промышленность и нефтепереработка. Мэром ГО Стрежевой с 2009 года по настоящее время является Валерий Михайлович Харахорин. За несколько последних лет структура местной Администрации максимально оптимизирована: упразднены все комитеты и два управления, реорганизованы два отдела Администрации.