Ведение номенклатуры дел

Возможности ведения номенклатуры дел организации в системе «Архивное дело» включают:

  • подготовку и утверждение номенклатуры дел в целом по организации и для отдельных структурных подразделений;
  • импорт номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
  • экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.

В системе «Архивное дело» можно вести номенклатуру дел фонда по тематическому или структурному признаку. В соответствии с требованиями законодательства номенклатура дел готовится на основании утвержденных Росархивом типовых перечней документов на каждый календарный год отдельно.

В «Архивном деле» хранятся номенклатуры за все годы работы организации в системе. Возможно создание номенклатурных заголовков дел, предназначенных для учета любых видов документов (бумажных и электронных), переходящих и не переходящих на следующий календарный год, одним из следующих способов:

  • создание регистрационных карточек дел «вручную»;
  • импорт номенклатуры дел из СЭД или файла;
  • копирование номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.

Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).

 

Прием и передача дел на архивное хранение

Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и готовит дела для передачи в архив организации, в том числе:

  • создает вручную либо импортирует регистрационные карточки дел;
  • формирует в системе и осуществляет печать обложек и торцов дел, листов-заверителей дел;
  • осуществляет пересчет реквизитов дел и разделение дел на тома;
  • создает сдаточные описи дел в системе;
  • создает акты о выбытии для дел, не подлежащих хранению и передаче в архив;
  • отмечает готовность дел, находящихся на формировании, для передачи в архив.

Пользователь с ролью «Архивариус» принимает подготовленные делопроизводителем дела в архив, включает их в годовые разделы сводных описей, осуществляет систематизацию и топографирование.

 

Экспертиза ценности документов

Первый шаг для определения сроков хранения архивных документов — составление номенклатуры дел. Для многих групп документов законодательство устанавливает минимальные сроки их хранения. Но при необходимости организация может увеличить сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения». Этот реквизит выступает важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Экспертиза ценности документов включает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе:

  • акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
  • акт об утрате документов (для утерянных документов);
  • акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» отмечает в системе выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования. Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.

 

Классификаторы дел и документов

В «Архивном деле» справочно-поисковая система реализована в виде отдельного раздела. Он представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации.

Тематические каталоги создаются отдельно для дел и отдельно для документов, и могут состоять из рубрик с любым количеством уровней иерархии.

Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам. Классификация возможна том числе по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива:

  • по источнику поступления;
  • по фамилии (наименованию) автора документа;
  • по годам и периодам;
  • по географическому признаку (например, странам или городам);
  • по тематическому признаку и т.д.

Тематические каталоги для классификации для дел и документов фонда настраиваются в карточке фонда. Выбрать тематические рубрики для дел и документов можно в карточке дела и документа на специальной вкладке.

При необходимости пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках дел и документов.

При работе в справочно-поисковой системе пользователь может:

  • просматривать перечни дел, документов, которые относятся в выбранной тематической рубрике;
  • просматривать и редактировать карточки дел, документов;
  • исключать дела из одной тематической рубрики и включать их в другую тематическую рубрику (либо исключать из тематической рубрики насовсем).

 

Читальный зал

Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами не только сотрудникам архивной службы и делопроизводителям подразделений, но также посетителям архива.

Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Правила доступа можно настраивать индивидуально, на основании структуры фондов, в которые объединены дела и документы.

Стартовый раздел работы «Фонды» для пользователей с роль «Читатель» предназначен для поиска и просмотра регистрационных карточек дел (с учетом назначенных пользователю прав). Находясь в нем, пользователь может:

  • просматривать дела на перечне;
  • использовать расширенный поиск дел над перечнем;
  • просматривать карточки дел;
  • знакомиться с документами дела;
  • помещать дела в папки, на которые ему назначены соответствующие права.

В карточке дела «Читателю» доступны следующие действия:

  • просмотр других томов дела, которые собраны в отдельной секции;
  • ознакомление с документами дела и их файлами;
  • помещение документов в папки, на которые ему назначены соответствующие права. 

Чтобы предоставить точечный доступ к делам и документам без назначения прав на целый фонд или рубрику фонда, сотрудник архива может помещать отдельные ссылки на документы и дела в личные папки пользователя. Доступ к таким делам и документам сохранится у пользователя до тех пор, пока документ находится в его папке. После удаления записей из папки пользователя доступ к документам блокируется.

Раздел «Систематизация» режима «Читальный зал» предназначен для работы со справочно-поисковыми средствами архива, которые представляют собой иерархические тематические каталоги. Дела и документы в них классифицируются в пределах фонда.

Для каждого фонда выделяются две группы классификаторов: для дел и для документов. Используя тематические каталоги, читатель может самостоятельно находить дела и документы, которые относятся к интересующей его теме.

Кроме того, пользователю с ролью «Читатель» может быть предоставлен доступ к режиму «Поиск дел и документов», где, используя поисковые запросы, на основании предоставленных прав, читатель самостоятельно может находить необходимые ему дела и документы в архиве.

Система работает со следующим вариантами сопутствующего программного обеспечения:

СУБД

PostgrePro не ниже 12

(PostgreSQL - только в демонстрационных или тестовых целях)

MS SQL Server не ниже 2012

Операционные системы на сервере

Alt Linux не ниже 9.0
Astra Linux CE не ниже 2.12.29
РЕД ОС не ниже 7.3.1
WinServer не ниже 2012

Операционные системы на рабочем месте пользователя

Альт Рабочая станция
Astra Linux Common Edition Орёл
Windows 10

Офисные пакеты

МойОфис не ниже 2019.03
Microsoft Office не ниже 2013

Процесс установки подробно описан в документации в «Руководстве администратора». Документация по текущей версии включена в комплект установки.

ВАЖНО! 

– В системе «Архивное ДЕЛО» версии 6.2 предусмотрено два варианта хранения файлов: в базе данных и внешнем файловом Архивном хранилище (подробно в разделах 9-11 Руководства администратора). При установке или обновлении необходимо учитывать, где будут расположены файлы. Миграция файлов из базы данных в Архивное хранилище может выполняться согласно порядку, описанному в разделе 11 Руководства администратора.

– Установка Архивного хранилища возможна, как на отдельном сервере, так и с другими компонентами системы, в зависимости от планируемого объема хранимой информации и особенностей инфраструктуры клиента.

Файлы:

Образ установочного диска системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» версии 6.2:

Документация на систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО» версии 6.2:

Перечень типовых архивных управленческих документов 2020

Приказом Федерального Архивного Агентства (Росархив) от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов подготовлен и утвержден Росархивом как органом, уполномоченным осуществлять нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела и делопроизводства. После регистрации Минюстом России (06.02.2020 N 57449) он является нормативным документом и обязателен для применения во всех органах управления и организациях Российской Федерации независимо от их статуса и формы собственности. Перечень является основным нормативным источником для разработки номенклатуры дел. 

*Внимание: перед загрузкой файлов с описанием статей хранения указанного перечня следует загрузить файл с описанием сроков хранения, соответствующих данному перечню. Загрузку перечня статей выполнять в справочнике Статьи хранения внутри вершины первого уровня, которую необходимо создать для нового перечня.

Это тиражируемый «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел. Например, составление или утверждение номенклатуры дел, контроль сроков хранения документов.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» включена в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 21.02.2022 №12896. Она полностью соответствует установленным на государственном уровне правилам, а также сложившимся практикам делопроизводства и архивной работы.

Использование системы позволяет обеспечить полное соответствие архивной работы действующим нормам и ГОСТам. В частности, поддерживается учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм.

Функциональные возможности системы автоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

  • Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации
  • Учет различных видов документов
  • Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов и отсканированных изображений)
  • Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов
  • Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов
  • Гибкое разграничение прав доступа
  • Подготовка сводных описей для передачи в Росархив

Несколько архивов в одной системе

Система поддерживает работу сразу с несколькими независимыми архивами одновременно. Чтобы разграничить доступ к данным, достаточно установить пользователям соответствующие права.

Ролевой подход

Готовые ролевые модели для доступа к функциям системы: «Архивариус», «Делопроизводитель», «Читатель». Каждой роли изначально соответствует типовой набор доступных возможностей и функций.

Электронный архив

Учет, хранение и использование как бумажных, так и электронных архивных документов любых видов.

Хранение электронных подлинников

В системе «Архивное Дело» предусмотрены механизмы для реализации долговременного хранения электронных подлинников и организации доступа к рабочим экземплярам электронных документов (выпуск в версии 6.2).

Пользовательские папки

Пользователи могут самостоятельно создавать папки, помещать в них дела и документы, предоставлять доступ к папкам неограниченному числу других пользователей (вне зависимости от их роли в системе).

Гибкий поиск

Поиск дел и документов по одному или группе параметров, в том числе по текстам файлов и штрих-коду. Наличие типовых поисковых запросов, возможность создания и сохранения пользовательских запросов.

Печатные формы в соответствии с требованиями Росархива

Формирование типовых печатных форм, установленных нормативными актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

Протоколирование действий

Протоколирование действий пользователей при работе с номенклатурными заголовками, регистрационными карточками дел и документов, ключевыми справочниками системы.

Поточное сканирование

Оцифровка бумажных документов путем сканирования с последующей автоматической обработкой полученных изображений (с возможностью распознавания) и прикреплением полученных файлов к регистрационным карточкам документов в системе (выпуск в версии 6.2).

Интеграция архива с другими системами

Возможность интеграции с информационными системами в части синхронизации справочников, экспорта/импорта баз документов и т.д, в том числе с системами оперативного делопроизводства и документооборота (СЭД).

По заключению специалистов Росархива, «бесспорным достоинством» системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».

 


Программное обеспечение, поставленное по письменному лицензионному договору, включенное в единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных, НДС не облагается (Статья 149 Налогового кодекса Российской Федерации). Все цены приведены в рублях.

Не является публичной офертой. Цены указаны в соответствии с действующим прайс-листом правообладателя. Правообладатель оставляет за собой право изменить цены в любой момент.

 

Cтоимость системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» (рубли)

Серверная лицензия

34000

Стоимость одного рабочего места «Архивный работник»

Количество рабочих мест

1-2

3-5

6-20

Свыше 20

Цена лицензии за одно рабочее место

20400

17700

16000

По запросу

Стоимость одного рабочего места «Делопроизводитель»

Количество рабочих мест

1-5

6-10

11-20

21-50

51-200

Свыше 200

Цена лицензии за одно рабочее место

9600

9000

8200

7300

6800

По запросу

Стоимость одного рабочего места «Читатель»

Количество рабочих мест

1-20

21-50

51-200

201-500

Свыше 500

Ценалицензии за одно рабочее место

5500

5000

4500

3900

По запросу

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом.

Например, стоимость системы на 4 рабочих места «Архивный работник», включая годовое сопровождение составляет (34000+20400*2+17700*2) = 110200 рублей.

ТИПОВОЙ КОМПЛЕКТ ПОСТАВКИ СИСТЕМЫ «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

1.

Серверное программное обеспечение

2.

Клиентское программное обеспечение

3.

Комплект документации:

  • Введение
  • Руководство пользователя
  • Руководство технолога
  • Руководство администратора
  • Руководство технолога (Читальный зал)
  • Руководство технолога (Поточное сканирование)

 

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОПЦИИ НА БАЗЕ СИСТЕМЫ «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Стоимость лицензии на опцию «СКАНИРОВАНИЕ без распознавания»* (рубли)

Цена лицензии за одно рабочее место

5000

*- Отсканированные документы прикрепляются к регистрационной карточке в графических форматах. Полнотекстовой поиск по тексту документов не осуществляется.

 

Стоимость лицензии на опцию «СКАНИРОВАНИЕ с распознаванием»* (рубли)

Лимит стр./год

 120 000 

 300 000 

 900 000 

свыше 900 К

Цена лицензии за одно рабочее место

73000

120500

по запросу

по запросу

 *- В составе опции имеется модуль распознавания, работающий с использованием технологий компании Content AI с соответствующим лимитом распознаваемых страниц в месяц.

Стоимость лицензии опции "ПОТОЧНОЕ СКАНИРОВАНИЕ"* (рубли)

Лимит стр./год

120 000

Количество рабочих мест

1

2-5

6-20

свыше 20

Цена опции

95500 

86000 

78300 

по запросу

Лимит стр./год

300 000

Количество рабочих мест

1

2-5

6-20

свыше 20

Цена опции

182000 

120 280

 

113 030

 

по запросу

Лимит стр./год

900 000

Количество рабочих мест

1

2-5

6-20

свыше 20

Цена опции

по запросу

по запросу

по запросу

по запросу

Лимит стр./год

Свыше 900 000

Количество рабочих мест

1

2-5

6-20

свыше 20

Цена опции

по запросу

по запросу

по запросу

по запросу

*- В составе опции имеется модуль распознавания, работающий с использованием технологий компании Content AI, с соответствующим лимитом распознаваемых страниц в год.

Расчет полной стоимости лицензии производится нарастающим итогом с учетом количества ранее закупленных рабочих мест опции (вне зависимости от лимита распознаваемых страниц).

Например, стоимость опции на 3 рабочих места с лимитом 120 тыс. стр./год и 2 рабочих места с лимитом 300 тыс. стр./год составляет (95500*1+86000*2) + 169000*2  = 605500 рублей.

В состав каждого рабочего места опции включено 1 рабочее место опции "Печать ШТРИХ-КОДА". 

Возможна поставка документных потоковых сканеров. Перечень протестированных моделей и цены можно получить по запросу.

Стоимость лицензии опции «ПЕЧАТЬ ШТРИХ-КОДА» (рубли)

 

Стоимость лицензии одного рабочего места

Количество рабочих мест

1 - 20

21 - 50

51 - 100

свыше 100

Цена лицензии за одно рабочее место

4750

4650

4550

по запросу

Расчет полной стоимости лицензии производится нарастающим итогом.

Например, стоимость лицензии на 35 рабочих мест составляет (4750*20+4650*15) = 164750 рублей.

Печать штрих-кода может осуществляться на обычном лазерном принтере либо на миниатюрном принтере штрих-кода. В последнем случае необходим специальный термотрансферный принтер. Перечень протестированных моделей и цены можно получить по запросу.

Стоимость лицензии опции «ПОИСК ПО ШТРИХ-КОДУ» (рубли)

Стоимость лицензии одного рабочего места

Количество рабочих мест

1 - 20

21 - 50

51 - 100

свыше 100

Цена лицензии за одно рабочее место

1350

1250

1150

по запросу

 

Расчет полной стоимости лицензии производится нарастающим итогом.

Например, стоимость лицензии на 35 рабочих мест составляет (1350*20+1250*15) = 45750 рублей.

Для работы опции «Поиск по штрих-коду» необходимо оборудование (один сканер на одно рабочее место). Перечень протестированных моделей и цены можно получить по запросу.

ГАРАНТИЙНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА И УСЛОВИЯ СОПРОВОЖДЕНИЯ

1. В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят гарантийные обязательства, сроком на один год с момента приобретения:

  • Горячая линия — электронная почта + телефон
  • Поставка новых версий системы в течение года по мере их выхода

2. По истечению гарантийного срока заключается договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения определяется выбранным уровнем сопровождения («Минимальный, «Базовый», «Стандартный»). В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период (по правилам, действующим в пропущенном периоде).

3. Стоимость СУБД не входит в стоимость системы. По согласованию с Заказчиком, за дополнительную плату, может быть осуществлена комплексная поставка системы «Архивное дело» и Oracle Database или MS SQL Server.

4. Дополнительно, при приобретении программного обеспечения Заказчику могут быть предоставлены услуги по установке, настройке и обучению пользователей. Перечень и стоимость услуг определяется в индивидуальном порядке. При необходимости выезда специалистов Поставщика на территорию Заказчика для оказания данных услуг, командировочные расходы этих специалистов оплачивает Заказчик.