Объясняем, что нового в системе ДЕЛО 17.1. Часть 1
«Должностные лица» справочника «Подразделения» теперь с фотографиями
Фотографии помогут пользователям крупных организаций узнавать и запоминать коллег из территориально удаленных подразделений.
Требования к фотографии: изображение квадратное, разрешение 220х220 pixels или больше, размер не более 100 Кб
Параметр «Применять ЭП виз/подписей» разделен на два: «Применять ЭП виз» и «Применять ЭП подписей»
Для чего разделили параметр?
В этой версии системы ДЕЛО появились новшества, которые требуют, чтобы параметр «Применять ЭП виз\подписей» был раздельным.
В какой ещё ситуации это будет полезно?
Например, согласование проекта документа электронное, а окончательный документ – бумажный. Сначала визирующие согласовывают проекта документа в электронном виде с применением ЭП: здесь нужно, чтобы система ДЕЛО требовала применение ЭП. Затем согласованный документ распечатывают, и директор утверждает (подписывает) его на бумаге. Далее секретарь вносит информацию об утверждении документа в систему ДЕЛО: здесь нужно, чтобы система ДЕЛО не требовала применять ЭП.
РКПД: было - стало
Справочник "Группы документов": было - стало
Теперь пользователь может включить параметр «Применять ЭП» отдельно только для своей визы или подписи
Это полезно, когда с применением ЭП визируют и подписывают документ не все сотрудники, а только некоторые. Или только руководитель. Чтобы руководитель не забывал перед внесением информации о подписании поставить ЭП на файлы, разработчики распространили параметр «Применять ЭП» на «визы» и «подписи»:
В окно для ввода информации о визировании или подписании добавили флаг «Подписывать файлы ЭП»
Схема наследования параметра «Применять ЭП виз и подписей»:
Теперь параметр «Оригинал в электронном виде» доступен и в режиме редактирования РКПД (до статуса «Подписан»)
Раньше система ДЕЛО разрешала редактировать этот параметр только в режиме создания РКПД. После сохранения РКПД изменить параметр было уже нельзя.
Осталось ограничение: в РКПД со статусом «Подписан» и выше система ДЕЛО, как и прежде, редактировать этот признак не разрешает.
По каналам МЭДО система ДЕЛО теперь отправляет только квалифицированные ЭП
Электронные подписи бывают трёх видов:
простые
усиленные неквалифицированные
усиленные квалифицированные.
Для внутренних нужд организации достаточно простых электронных подписей. Для МЭДО подходят только квалифицированные.
Раньше, если файл был подписан несколькими ЭП одного сотрудника, система ДЕЛО отправляла по МЭДО все его ЭП. Теперь система ДЕЛО умеет отправлять по каналам МЭДО только квалифицированные ЭП.
Квалифицированные ЭП система ДЕЛО различает по корневому сертификату: удостоверяющие центры для проверки квалифицированных ЭП выдают специальные отдельные корневые сертификаты.
Сначала технолог в новом справочнике «Категории ЭП» создает две категории – УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и ЭП. Затем загружает в них реквизиты корневых сертификатов: реквизиты «квалифицированных» корневых сертификатов – в категорию УКЭП, реквизиты всех остальных – в категорию ЭП. По этим категориям система ДЕЛО и определяет, какие ЭП являются квалифицированными.
Новый справочник «Категории ЭП» и Перечень корневых сертификатов по категориям ЭП
В сообщениях электронной почты система ДЕЛО тоже определяет категорию ЭП. Колонка «Др.» – для электронных подписей без категории
Ручное добавление реквизитов корневого сертификата
Предусмотрена загрузка реквизитов «квалифицированных» корневых сертификатов из файла формата xml с сайта Минкомсвязи России
Улучшен интерфейс справочника «Кабинеты»
В крупных организациях десятки подразделений и кабинетов. Чтобы технологам было удобнее работать, разработчики улучшили интерфейс справочника.
Меняйте высоту нижнего окна, сортируйте по алфавиту и скрывайте логически удаленные подразделения
Ищите подразделения и кабинеты
Изменения в карточке кабинета
Открывайте окно с полным значением поля «Кабинет» по комбинации горячих клавиш «Ctrl+Пробел» и проверяйте опечатки
«Служебные» файлы РК и РКПД теперь можно скрыть из интерфейса, не подписывать ЭП и не рассылать
Для чего нужны служебные файлы, кто их прикрепляет к РК и РКПД?
Пользователи прикрепляют к РКПД таблицы, графики, описания проектов или какие-то служебные планы, чтобы визирующим было удобнее работать.
Система ДЕЛО прикрепляет к РК и РКПД свои «технические» файлы, например, паспорт сообщения passport.xml или протокол регистрации protokol.txt, чтобы технологи быстрее получали доступ к технической информации для диагностики ошибок.
Всё это служебные файлы, которые не являются образами документов. Их не нужно показывать всем пользователям, подписывать ЭП и рассылать по электронной почте в другие организации.
Система ДЕЛО различает образы документов и «служебные» файлы по новым свойствам фалов РК и РКПД:
Применять ЭП
Рассылать
Скрытый
Пример файла образа документа
Пример «служебного» файла
Подписанные файлы РК и РКПД теперь можно запретить редактировать
Чтобы пользователи случайно не отредактировали файл, подписанный электронной подписью, запретите редактирование подписанных файлов в системе.
Но на свойства файлов запрет не распространяется, пользователь сможет их отредактировать
Запрет действует даже если свойство «Запрещено редактировать» не установлено.
Визуализация электронной подписи (штамп ЭП) и некоторых других реквизитов
Штамп электронной подписи помогает пользователю быстро и в привычном виде посмотреть, кто подписал документ. Или кто намеревается подписать документ, если подпись ещё не проставлена подписывающим.
Штамп ЭП полезен в условиях смешанного документооборота, когда часть документов подписываются электронной подписью. Пользователь просматривает такие документы с устройств или распечатанные на бумаге. Ему удобнее и быстрее сразу видеть: подписан ли уже документ или нет, кто его подписал (на штампе). А чтобы проверить подлинность электронной подписи, пользователь дополнительно открывает специальные окна программы.
Пример визуализации рег. даты и номера документа, должности и фамилии подписывающего, штампа ЭП подписывающего.
Технолог разрабатывает специальный шаблон Проекта приказа.docx – основу для будущего проекта приказа. По закладкам со специально заданными именами система ДЕЛО определит куда нужно будет вставлять свои данные.
Пользователь направляет РКПД на подпись. В этот момент система ДЕЛО конвертирует файл проекта приказа в формат PDF
Файл, из которого система ДЕЛО сконвертировала PDF стал скрытым. Подписи визирующих на нём сохранены.
Новый параметр «Строгое требование установки ЭП при подписании»
Как было раньше. Если при утверждении РКПД вдруг возникала ошибка установки ЭП на файлах, или отключалась система КАРМА, то система ДЕЛО утверждала РКПД без применения ЭП. В результате: информация о подписи документа есть, а самой ЭП на файлах нет. ЭП можно проставить и позже, но при определенных настройках карточка сразу «уходит» к другим пользователям и это неудобно.
Что изменилось. Теперь есть специальный параметр «Строгое требование установки ЭП при подписании». Если он включен, система ДЕЛО сначала проверит, удалось ли применить ЭП* к файлам. Если нет – сообщит о проблеме и прекратит утверждение: информация о подписи не будет проставлена на РКПД.
*В параметрах РКПД применение ЭП должно быть задано, иначе строгое требование не сработает
