В конце 2020 года специалисты «КС-Консалтинг» провели внедрение системы электронного документооборота «Дело» и обучение сотрудников в Универсальной научной библиотеке им. В.Я. Шишкова. Это главная библиотека Алтайского края, которая предлагает читателям почти 1,5 миллиона экземпляров печатных изданий и более 30 тысяч полнотекстовых электронных документов.
До внедрения СЭД весь документооборот в администрации библиотеки велся на бумаге. Основной объем «бумажной работы» ложился на плечи на секретаря, который регистрировал входящие документы в журнале и передавал их на рассмотрение директору. После он делал копию документа с резолюцией руководителя и доводил его до исполнителя.
Оценив затраты времени и ресурсов, руководство организации приняло решение о переходе с бумажного на электронный документооборот, и обратилось к нам для реализации проекта. Перед специалистами «КС-Консалтинг» была поставлена задача: внедрить СЭД таким образом, чтобы обмен документами ускорился, необходимость в бумажных журналах регистрации отпала, а отслеживание сроков исполнения стало более удобным и прозрачным.
После обследования было решено автоматизировать 6 рабочих мест в администрации библиотеки. Установка базы данных СЭД «Дело» была выполнена сотрудниками заказчика, а настройка, внедрение и обучение пользователей — специалистами нашей компании.
Так как именно секретарь будет работать в системе больше других сотрудников, для него провели индивидуальное обучение. Также отдельно обучили системного технолога, а все остальные сотрудники прошли курс пользователя СЭД в группе в течение 2 дней.
В результате реализации проекта в электронный формат переведены следующие процессы:
- регистрация документов;
- рассмотрение документов и ввод резолюций;
- передача документов на исполнение;
- контроль сроков исполнения документов.
На компьютеры всех пользователей установлено приложение «Мониторинг документов», которое помогает своевременно получать информацию о новых документах и поручениях без входа в СЭД. Также приобретена 1 лицензия на опцию «Сканирование без распознавания», чтобы при регистрации входящих документов секретарь могла прикреплять их скан-копии к карточкам в системе.
