Одна из причин, по которой компания может откладывать внедрение системы электронного документооборота — мнение об обязательных затратах на услуги интегратора. Действительно, на крупных предприятиях, где СЭД будут использовать более 50-100 пользователей, без помощи квалифицированных специалистов обычно не обойтись. Но если ваши сотрудники имеют достаточный багаж знаний и готовы обучаться, вы вполне можете внедрить СЭД самостоятельно и сэкономить на этом значительную часть бюджета. Отличный пример такой реализации — внедрение СЭД «Дело» в компании «Нергеопром».
О заказчике:
«Нергеопром» добывает рассыпное золото в Забайкальском крае с 2007 года. Компания активно развивается, осваивает новые месторождения и ежегодно увеличивает объемы добычи. Общее число сотрудников на 2019 год составило более 450 человек.
Наша роль в проекте:
- поддержка, консультации на этапе установки и настройки;
- продажа лицензий на программное обеспечение.
Выбор СЭД и тестирование
В 2019 году предприятие озадачилось вопросом перевода внутреннего документооборота в электронный формат. Рассмотрев несколько вариантов, компания сделала выбор в пользу СЭД «Дело», так как руководство уже было знакомо с богатыми возможностями системы и не понаслышке знало о ее надежности.
Первым этапом стало тестирование функционала в демо-версии, которую можно бесплатно скачать на сайте разработчика системы компании «ЭОС». При необходимости также можно запросить доступ к онлайн-демо, чтобы оценить интерфейс и возможности СЭД без скачивания и установки программного обеспечения.
Выбор варианта внедрения
После детального изучения функций системы представители «Нергеопром» обратились в «КС-Консалтинг», так как знали о наших компетенциях и большом опыте внедрения СЭД на предприятиях разного масштаба.
Мы предложили заказчику два варианта взаимодействия:
1. Полноценное внедрение нашими специалистами и обучение сотрудников предприятия.
2. Покупка лицензий и самостоятельное внедрение при нашей поддержке.
Разница в бюджете проектов составила почти 250 000 рублей. В итоге компания, оценив свои силы и уровень подготовки сотрудников, решила провести внедрение самостоятельно. Техническая поддержка «КС-Консалтинг» консультировала специалистов предприятия в ходе установки и настройки системы, а также помогала решать некоторые практические вопросы.
Итоги проекта
В результате сегодня на предприятии «Нергеопром» используются:
- 2 лицензии гарантированного доступа и 8 конкурентных лицензий «Дело-WEB»;
- опция «Сканирование без распознавания».
Фактически правами на работу в СЭД обладают 34 пользователя. Но использование конкурентных лицензий в сочетании с приложением «Мониторинг документов» помогло предприятию сэкономить на покупке рабочих мест. «Мониторинг» уведомляет пользователя о новых событиях, и он «занимает» конкурентную лицензию только тогда, когда в СЭД появляются актуальные документы или поручения для него.
Подойдет ли вам вариант самостоятельного внедрения СЭД?
Мы рекомендуем рассматривать такой вариант, если:
- вам важно как можно быстрее перейти на электронный документооборот, но бюджета недостаточно для заказа услуг по внедрению у интегратора;
- специалисты компании обладают достаточной квалификацией и готовы к обучению;
- бизнес-процессы подходят под стандартную версию системы, и доработка не требуется.
Если вам нужна консультация по выбору системы электронного документооборота и вопросам внедрения, напишите нам на Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.. Мы поможем подобрать подходящий продукт для автоматизации документооборота в вашей компании и определить оптимальный вариант внедрения, исходя из бюджета и специфики деятельности организации.
