С весны 2018 года в бюджетном учреждении «Жемчужина Алтая» управление документами ведется в системе электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО». Внедрение СЭД проходило собственными силами заказчика при консультационной поддержке специалистов компании «КС-Консалтинг».
БУ РА «Жемчужина Алтая» является подведомственной организацией Министерства экономического развития и туризма Республики Алтай, где СЭД ДЕЛО используется с 2002 года. Организация была утверждена в 2017 г. постановлением Правительства региона. Целью организации обозначено создание благоприятных условий для развития туризма на Алтае. В поле деятельности предприятия входит управление объектами инфраструктуры, предназначенными для развития туризма и находящимися в государственной собственности Республики.
Поскольку организация новая, до внедрения СЭД ДЕЛО не было альтернативных способов ведения документооборота, журналов регистрации и т.д. Все бизнес процессы, в том числе и управление документами, выстраивались с нуля и сразу же на профессиональном уровне.
На первом этапе Жемчужиной Алтая было закуплено суммарно 6 рабочих мест системы ДЕЛО (1 АРМ ДЕЛО и 5 АРМ подсистемы «ДЕЛО-Web»). Пользователями СЭД стали секретарь, бухгалтер-экономист, юрист, руководитель учреждения и его заместители.
Сегодня в системе регистрируются входящие и исходящие документы, приказы, осуществляется учет и поиск необходимых документов. Документооборота, как такового, на данный момент нет. Однако, в ближайших планах подведомственного учреждения значится организация обмена документами с Министерством экономического развития и туризма Республики Алтай, посредством внедрения дополнительной опции «Сервер электронного взаимодействия»* (СЭВ).
*Справка
Опция «СЭВ» позволяет автоматизировать обмен документами, поручениями и отчетами о ходе их исполнения между организациями-участниками электронного документооборот, что обеспечивает прозрачность обработки документов. СЭВ автоматически передает файлы поручений и файлы отчетов по поручениям без необходимости повторной регистрации РК в системах других организаций. Подробнее…
