Очередное масштабирование системы автоматизации документооборота проводит Администрация города Владивостока. Система управления документами, создание которой было начато в 2006 году, сегодня является одной из самых крупных среди городских муниципалитетов России. В текущем году Администрация Владивостока обновила СЭД «ДЕЛО» до актуальной версии, закупила дополнительные пользовательские лицензии, а также приобрела «Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной». Поставку программного обеспечения осуществила компания «КС-Консалтинг».
В Администрации Владивостока с помощью СЭД «ДЕЛО» и интегрированных с ней специализированных системах КАДРЫ и «Архивное ДЕЛО» автоматизирован документооборот во всех органах управления муниципалитетом. С 2010 года здесь внедрен полностью безбумажный внутренний документооборот с использованием технологий электронной подписи. Администрация Владивостока разработала все необходимые нормативные акты, которые позволили формально закрепить электронный документооборот в качестве юридически значимого.
В 2014 году было принято решение о приобретении приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» с мобильных устройств. Компания «КС-Консалтинг» осуществила поставку заказчику 10 лицензий мобильной подсистемы iEOS (ныне EOSmobile) для работы руководителей на iPAD с возможностью подписания документов электронной подписью. В текущем году Администрация Владивостока приобрела дополнительно 50 лицензий на систему «ДЕЛО» и 20 – на подсистему «ДЕЛО-Web». Веб-клиенты предназначены для удаленных подразделений Администрации, которые не подключены непосредственно к Intranet-сети.
В настоящий момент в Администрации города Владивостока используется около 1000 автоматизированных рабочих место СЭД «ДЕЛО» и «ДЕЛО-Web>». В организации внедрены модули «Оповещение и уведомление», «Электронная подпись и шифрование» а также модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО». 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» – это собственная разработка компании «КС-Консалтинг» с расширенным функционалом уведомлений о событиях, происходящих в СЭД «ДЕЛО».
Система «ДЕЛО» и дополнительные опции позволили автоматизировать процессы визирования, согласования и подписания проектов документов. Средствами СЭД «ДЕЛО» реализованы автоматическая регистрация отдельных групп документов, автоматическая пересылка РКПД на визирование, подпись, регистрацию. Систему используют в работе различные категории должностных лиц – первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, специалисты. При подготовке и согласовании исходящих и внутренних документов бумажные экземпляры практически исключены из оборота – с момента создания проекта документа его согласование (визирование) происходит в электронном виде с использованием электронной подписи.
«Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной», также приобретенный в рамках планового масштабирования СЭД на участке работы с обращениями граждан, является собственной разработкой компании «КС-Консалтинг». Он предназначен для приема и автоматизации обработки обращений, поданных через Интернет-приемную, а также для информирования обратившихся о ходе рассмотрения. Это реализовано путем направления заявителям уведомлений через «Личные кабинеты» на интернет-сайте организации и электронную почту. Уведомления формируются на основании сведений из СЭД «ДЕЛО» о регистрации обращения, его рассмотрении и подготовки ответа. Внедрение этой опции Администрация Владивостока планирует провести собственными силами.
