Территориальный фонд обязательного медицинского страхования по Алтайскому краю использует СЭД «ДЕЛО» уже около двух лет. Первые шаги по созданию электронного документооборота в ТФОМС были сделаны еще в конце 2010 года. Руководством Фонда было принято решение о приобретении 10 лицензий системы «ДЕЛО», которая была запущена в промышленную эксплуатацию с февраля 2011 года.
Среди первоочередных задач, которые решались на первом этапе - автоматизация регистрации всех видов документов в канцелярии, создание электронного архива с описанием хранимых документов и их электронных образов, внедрение механизмов выдачи поручений и контроля их исполнения, автоматизация напоминаний о сроках исполнения контрольных документов.
Рабочими местами СЭД были обеспечены начальники отделов и канцелярия. Все пользователи СЭД прошли индивидуальное обучение, позволившее в кратчайшие сроки приступить к эффективному использованию системы электронного документооборота.
С первых дней эксплуатации руководство Фонда отметило значительное сокращение сроков прохождения документов. Сотрудники оценили удобный интерфейс и избавились от многих «рутинных» процедур – поиска бумажных документов, выяснения контрольных сроков и т.д.
В целом внедрение системы в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования повысило эффективность работы всей структуры. Улучшилась исполнительская дисциплина, стало проще отслеживать ход исполнения поручений, появилась возможность формирования аналитических выборок и «срезов» по документам. Все эти задачи легко осуществимы в системе, в чем и убедились сотрудники фонда.
Успешный опыт работы в СЭД «ДЕЛО» способствовал принятию руководством Фонда решения о закупке дополнительных рабочих мест. На втором этапе внедрения предполагается обеспечить рабочими местами системы не только начальников отделов, но и рядовых сотрудников организации. По мере расширения участков автоматизации будет обеспечена возможность перехода к полностью электронному документообороту.
Работы по внедрению системы проводятся компанией «КС-Консалтинг» - региональным представителем разработчика СЭД «ДЕЛО» - ООО «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
