В конце февраля 2012 года в Управлении Алтайского края по труду и занятости населения были подведены итоги масштабного проекта автоматизации делопроизводства и документооборота. Несмотря на то, что официально проект считается завершенным, это только первый шаг в построении новой, современной технологии работы с документами. Учитывая всю сложность и ответственность проекта, неудивительно, что все работы по внедрению были доверены компании «КС-Консалтинг», которая имеет большой опыт и высокий уровень квалификации, не раз подтвержденный на практике.
Из предыстории:
Предварительные работы по внедрению системы в Управлении начались еще в середине 2011 года. Основной целью внедрения СЭД «ДЕЛО» стала автоматизация учета и контроля исполнения документов, а так же объединение больших потоков документации между Управлением и Центрами занятости. Итогом долгих переговоров и совместного определения задач и методов внедрения системы стало подписание госконтракта на приобретение лицензий для 81 рабочего места СЭД «ДЕЛО» и их запуск в эксплуатацию. Договор был заключен 31 октября 2011 г., а с 2012 года система уже находится в промышленной эксплуатации. Несмотря на кажущуюся растянутость периода запуска, работы были сделаны в кратчайшие сроки. «Львиную» долю времени заняла удаленная установка клиентских мест системы «ДЕЛО» для 61 пользователя, находящихся в районных Центрах занятости населения разных городов и сел Алтайского края. Параллельно с установкой в течение 3 недель проводилась групповая подготовка пользователей на базе Учебного центра Управления Алтайского края по труду и занятости. Следующим этапом стала работа по индивидуальной подготовке специалистов Управления и запуск в эксплуатацию системы, начиная с «точек входа» документов, чему было уделено особое внимание.
Результаты внедрения системы «ДЕЛО» в Управлении Алтайского края по труду и занятости:
- регистрация документов Управления и Центров занятости ведется в централизованной базе;
- обмен документами между Управлением и Центрами теперь сосредоточен в рамках единого информационного пространства, заменяющего собой разрозненные электронные почтовые ящики отдельных специалистов отделов;
- построена прозрачная система контроля срока исполнения рассылаемых документов и поручений из Управления в Центры занятости;
- появилась возможность, работы с внутренними документами Управления в электронном виде; очевидна перспектива работы по согласованию проектов документов в системе в электронном виде;
- уже сейчас создаются предпосылки для дальнейшего перехода к безбумажному документообороту.
В процессе запуска системы в эксплуатацию для некоторых участков документооборота выявлена необходимость приобретения дополнительных лицензий системы «ДЕЛО». В связи с этим очевидной перспективой развития начатого процесса автоматизации в Управлении является масштабирование системы «ДЕЛО», в итоге -распространение на всех специалистов, работающих с документами. Это позволит наладить полное внутреннее электронное движение документов Управления и сформировать новую, оптимизированную систему взаимодействия Управления и Центров занятости населения.
