По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

• около 15% всех документов безвозвратно теряется;
• до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на их поиски;
• создается в среднем 19 копий каждого документа.

ДЕЛО создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:

«ДЕЛО» - система, ориентированная на использование в традиционных делопроизводственных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д. Она создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России.

Тем самым легко воспроизводятся любые традиционные схемы работы с документами. Например, когда руководитель распределяет рутинную обработку документов между несколькими помощниками (секретарями), или когда канцелярия обслуживает работу нескольких руководителей.

Поэтому «ДЕЛО» полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформальные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных учреждений.

В системе «ДЕЛО», в частности, реализованы уникальные возможности распределения ролевых функций между участниками делопроизводственного процесса. Введено понятие должностных лиц учреждения, принимающих и исполняющих решения (резолюции). С каждым должностным лицом связывается совокупность документов, находящихся у него в оперативной работе, например, на исполнении, на визировании, на рассмотрении. К этой совокупности документов может получить доступ произвольное количество пользователей компьютерной сети, причем с различными правами. Пользователем может быть как само должностное лицо, так и другой работник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия.

Тем самым легко воспроизводятся любые традиционные схемы работы с документами. Например, когда руководитель распределяет рутинную обработку документов между несколькими помощниками (секретарями), или когда канцелярия обслуживает работу нескольких руководителей.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" позволит:

Эта возможность также обеспечивает простой поэтапный ввод «ДЕЛО» в эксплуатацию. На начальной стадии внедрения системы небольшое число пользователей «ДЕЛО» может осуществлять обработку документов за всех должностных лиц учреждения.

«ДЕЛО» масштабируема, она поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:

«ДЕЛО» поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым делопроизводственным процессом.

Если в учреждении существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то «ДЕЛО» поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы в этих подразделениях.

«ДЕЛО» - первая система документооборота в России, получившая государственный сертификат наивысшего качества.

Для информационно-аналитической работы с данными о документообороте, в системе реализован Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документами для специалистов и руководителей с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Пользователю предоставляется возможность быстрого и удобного формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов.

Система «ДЕЛО» обеспечивает автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала.

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Основные функции системы "Дело".

• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Для каждого учетного документа в системе "Дело" формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе (корреспондент, краткое содержание, дата создания, реги­страционный номер документа, подпись, резолюция, тематика, гриф доступа и др.). РКК объединяются в картотеки, находя­щиеся в ведении структурных подразделе­ний организации. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках.
• Обработка и хранение документов. К карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих доку­мент в электронной форме (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеомате­риал и т. д.).
• Движение документов. В системе реа­лизована маршрутизация, поддерживаю­щая определенные правила обработки и передачи документов между пользовате­лями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица к другому слу­жат два события: появление резолюции с указанием исполнителей документа и оформление отчета о его исполнении.
• Отправка документов. Система поз­воляет формировать реестры или отправ­лять документы по электронной почте.
• Справочно-аналитическая работа. "Дело" обеспечивает автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок. При этом в информа­ционной базе документов учреждения возможен поиск по сочетанию любых реквизитов РКК, в том числе и контек­стный. Предусмотрены просмотр и ре­дактирование найденных карточек и документов, а также формирование произвольных отчетов с использовани­ем MS Word и MS Excel.
• Работа с взаимосвязанными доку­ментами. Поддерживается возможность установления ссылок между РКК доку­ментов, связанных тематически, отменя­ющих или дополняющих друг друга и т. д.
• Регламентация прав доступа. Для до­ступа к ресурсам системы используется парольная защита соответствующей СУБД. Права пользователя в системе оп­ределяются администратором при регис­трации пользователя и регламентируют как права доступа к картотекам и доку­ментам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактиро­вание, снятие с контроля и т. д.).
• Контроль исполнения. В системе реа­лизован, с одной стороны, контроль ис­полнения документов на уровне автора резолюции, с другой — централизован­ный контроль с возможностью формиро­вания сводок об их исполнении. В РКК заносятся реквизиты архивного хране­ния документов. Система Дело обеспечивает выполнение следующих возможностей:

1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
2. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие в извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;
3. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
4. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
5. Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
6. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
7. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
8. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
9. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
10. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
11. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
12. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства;
13. Хранение электронных образов документов;
14. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
15. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Что дает использование систем автоматизации делопроизводства и документооборота?

Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации.

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.
2. Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
3. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений.
4. Минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД
5. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

Составляющие экономического эффекта

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

• прямой экономический эффект (экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами);
• эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
• сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
• полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной