На прошедшей в мае в Забайкальском крае межрегиональной конференции «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг» представители органов государственной власти Сибири и дальневосточного региона делились успехами и достижениями по внедрению систем электронного документооборота. Одним из самых интересных для участников форума стал доклад советника Аппарата Правительства Республики Хакасия Евгения Янулевича. На «круглом столе» представителю Хакасии пришлось ответить на рекордное количество вопросов, а также рассказывать о секретах и технических деталях проекта. По материалам заседания «круглого стола» мы и подготовили этот материал.
Внедрение системы электронного документооборота в Хакасии началось в 2001 году. В качестве платформы была выбрана СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. Поставщиком программного обеспечения стала компания «КС-Консалтинг», а все работы по внедрению были проведены сотрудниками отдела информатизации Аппарата Правительства Республики. На всех стадиях проекта компания «КС-Консалтинг» проводила обучение специалистов заказчика и обеспечивала методическую и техническую поддержку.
Проект развивался поэтапно: первоначально автоматизация затронула сотрудников аппарата Правительства РХ. В конечном счете СЭД объединила все органы исполнительной власти, рабочие места были установлены в администрациях муниципальных районов и даже в федеральных структурах, действующих на территории Республики Хакасия и изъявивших желание подключиться к единой системе электронного документооборота. Как подчеркнул Евгений Янулевич, на сегодня период автоматизации собственно делопроизводства закончен.
Министерства и ведомства Республики Хакасия начали работать в системе документооборота «ДЕЛО» с 2007 года. Каждое ведомство вело документооборот в собственной базе данных до создания в 2009 году единой СЭД всех органов исполнительной власти. В основу единой СЭД была положена база документов аппарата Правительства РХ. Созданные в течение предыдущих лет ведомственные документальные базы были сохранены и сегодня используются для справочной работы.
В итоге делопроизводство в органах исполнительной власти Хакасии автоматизировано полностью, в СЭД зарегистрировано порядка 900 пользователей, и еще около 200 рабочих мест используются в администрациях муниципальных образований РХ. . Каждый пользователь работает в СЭД в отдельном личном кабинете, при этом участниками СЭД являются все должностные лица вплоть до министров и заместителей главы Республики. В единой СЭД Правительства РХ работают не только региональные министерства и ведомства, но и иные структуры - например, прокуратура, территориальные отделения Минюста, Росстата, ТФОМС и др. - то есть те ведомства, которые взаимодействуют с Правительством РХ в процессе подготовки и согласования нормативных актов.
Особенностью проекта в Хакасии является тщательная организационная проработка и реализация в СЭД «ДЕЛО» процессов согласования проектов документов. Документооборот органов исполнительной власти РХ на сегодня являются смешанным: используются как бумажные, так и электронные документы, но при согласовании проектов бумажный документ появляется только после получения всех необходимых виз. Проект документа в СЭД может создавать любой пользователь. Сам процесс визирования происходит исключительно в электронном виде с использованием электронной подписи.
Согласование проектов документов в СЭД организовано в соответствии с Регламентом Главы РХ и Правительства РХ. В сотрудничестве со специалистами «КС-Консалтинг» разработан процесс, который контролирует очередность проставления виз: например, проект не может быть направлен на визирование, если он не согласован руководителем подразделения, его подготовившего.
Для каждой категории должностных лиц предусмотрен свой срок, в течение которого пользователь должен завизировать документ. Система отслеживает соблюдение этих сроков, при этом разработан специальный процесс, который позволяет учитывать выходные и праздничные дни и автоматически передвигает плановую дату согласования. Это позволяет исполнителям избежать нарушения при установлении сроков визирования.
Электронное согласование широко используется при подготовке документов к заседаниям Правительства. Кроме традиционных процедур согласования с последующим вынесением на заседания Правительства РХ, Регламент предусматривает такую форму принятия нормативных документов, как принятие опросным методом. Проект в данном случае размещается в СЭД и отправляется всем членам Правительства РХ. Так как Правительство заседает только два раза в месяц, внедрение механизмов электронного согласования позволило существенно сократить сроки принятия нормативных актов.
Кроме внутренних согласований, реализовано внешнее взаимодействие с прокуратурой, управлением Минюста и др. Этим ведомствам лицензии СЭД «ДЕЛО» предоставлены в безвозмездное пользование и позволяет решить многие проблемы, ранее очень актуальные. Например, согласование документов с органами прокуратуры на стадии проекта позволило существенно сократить количество протестов на принятые нормативные акты.
Администрации муниципальных районов работают в СЭД «ДЕЛО» в собственных базах. Взаимодействие исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия с органами местного самоуправления, в части обмена документами в электронном виде, выполняется в рамках двухсторонних соглашений по открытым каналам связи с использованием электронной цифровой подписи и шифрования. Такое взаимодействие позволяет сократить сроки доставки документов и расходы на их пересылку, осуществлять контроль за получением и принятием к исполнению отправленных документов.
На участке работы с обращениями граждан с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизирована подготовка различных отчетных форм, в частности, сложного для подготовки «вручную» отчета для Управления по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ. Компанией «КС-Консалтинг» разработана по заказу Хакасии специализированная отчетная форма, которая существенно облегчила работу специалистов соответствующего подразделения Правительства РХ.
Таким образом, все органы исполнительной власти Республики Хакасия и администрации муниципальных районов сегодня работают с документами по одним и тем же правилам, с использованием одних и тех же информационных и документационных технологий. В настоящее время Правительство Хакасии разрабатывает стратегию дальнейшего развития СЭД. Ключевыми элементами следующего этапа будет дальнейшее движение СЭД на муниципальный уровень (вплоть до администраций поселений), внедрение мобильных решений и подключение к системе межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (МЭДО)