Заветная цель – электронный документооборот в организации – совсем близка. Мы прошли ряд этапов, «ступенек»: предпроектное обследование, обследование документооборота для настройки и внедрения программного продукта, анализ результатов обследования и настройка СЭД, согласование предлагаемого варианта с заказчиком, обучение пользователей. Уже можно с уверенностью сказать, что длительный и трудоемкий проект по внедрению системы электронного документооборота близится к завершению.
Казалось бы, все настроено, остаётся только запустить…. Не спешите радоваться и расслабляться – на данном этапе возможен запуск системы только в опытную эксплуатацию. В первые дни работы в СЭД у пользователей будет возникать много вопросов, будет сделано много ошибок, возможно, потребуется донастройка базы, изменение схемы движения документов. Опытная эксплуатация позволяет «прочувствовать» и «обкатать» программный продукт, а пользователи могут не бояться что-то испортить или отправить документ «не тому», так как все действия в системе дублируются «на бумаге». На этом этапе главное понять принцип работы с документами, не боятся пользоваться возможностями системы, ознакомиться с интерфейсом. Важно, чтобы в системе поработал каждый пользователь, получив возможность протестировать все возможные схемы движения документов. Конечно же, особое внимание стоит уделить разбору ошибок каждого пользователя (что было сделано не так и как должно быть).
Опытная эксплуатация, как правило, занимает больше месяца. Срок зависит от типа организации, масштаба внедрения и используемого программного продукта. Когда прогресс сотрудников налицо, а ошибок все меньше, незамедлительно стоит переходить к запуску системы в промышленную эксплуатацию. Обязательным условием перехода является нормативное подкрепление полного перехода на работу в СЭД. В инструкции по делопроизводству и регламентах по работе с документами должны быть зафиксированы все стандартные процедуры и нюансы работы в системе.
Необходимо отметить, что участие специалистов сторонней организации во время запуска системы в опытную и промышленную эксплуатацию обязательно (в виде авторского надзора или других услуг). Никто лучше специалистов организации-исполнителя не знает, как должна быть организована работа с документами. Опытные специалисты направят процесс в нужное русло, вовремя укажут на ошибки пользователей, донастроят систему, обеспечат максимальное использование ее функционала.
Запуск и в опытную и в промышленную эксплуатацию осуществляется поэтапно. В начале делопроизводители начинают вести в системе учет документов, наполняют базу, затем эти документы двигаются дальше – к генеральному директору/заместителю – он должен наложить резолюцию на документ и назначить исполнителей. Далее к работе подключаются исполнители и контролеры по этому документу. Может быть несколько уровней резолюций на документе и несколько исполнителей, они все поэтапно подключаются к работе в системе. Не рекомендуется с первых дней работы осуществлять сложные технологические схемы движения документов, например, работу с проектами документов. Пользователь должен привыкнуть к СЭД, к новому формату работы.
Наконец-то система электронного документооборота запущена. Стоит помнить, что база данных СЭД требует постоянной актуализации, так как постоянно что-то меняется, к работе в системе привлекаются новые пользователи (если не все сразу были охвачены), в электронный документооборот включаются новые виды документов. Система должна масштабироваться до тех пор, пока вы не перейдете на полностью безбумажный внутренний документооборот. Будем надеяться, что в ближайшем будущем системы электронного документооборота избавят нас от нескончаемых стопок с бумагами!