В статье процесс внедрения рассматривается как проект.
Анализируется 1 этап – предпроектное обследование и проблемы, связанные с ним.
Внедрение системы электронного документооборота – это сложный многоэтапный процесс. Каждый этап представляет собой «ступень лестницы», вершина которой – переход на электронный документооборот. На пути к этой желанной вершине специалисты отдела внедрения организации-исполнителя при содействии сотрудников организации-клиента должны пройти следующие ступени: предпроектное обследование, обследование документооборота для настройки и внедрения программного продукта, анализ результатов обследования и настройка СЭД, согласование предлагаемого варианта с заказчиком, обучение пользователей, проведение опытной эксплуатации, подготовка к вводу системы в промышленную эксплуатацию, ввод системы в промышленную эксплуатацию.
Сегодня мы проанализируем 1 этап внедрения СЭД – предпроектное обследование – и рассмотрим проблемы, с которыми приходится сталкиваться чаще всего.
Внедрение СЭД – это проект, а у каждого проекта есть участники, которые выполняют определенные функции, в данном случае – это специалисты организации-клиента и специалисты организации-исполнителя.
Первая проблема, с которой сталкиваются участники проекта - это отсутствие четкой цели, конкретных задач и планируемых результатов. Безусловно, есть общие задачи, которые возможно решить благодаря СЭД, а также типовые проблемы, которые исчезают после перехода на электронный документооборот, но необходимо помнить, что каждая организация индивидуальна, каждая имеет специфику построения делопроизводства и документооборота.
Как правило, вместо ясных целей и конкретных задач заказчик предъявляет организации-исполнителю ворох собственных проблем, которые требуется решить через внедрение СЭД. Клиент может просто твердить, что им необходимо внедрить СЭД, не объясняя истинных причин, но для специалиста-внедренца очень важно знать подлинные цели и задачи, которые ставит перед собой организация. То есть очень важно, чтобы клиент изначально понимал, что он хочет получить в результате, кроме самого факта внедрения СЭД. И исполнитель, и клиент должны четко представлять, что должно получиться на «выходе».
На практике это должно выглядеть так: в самом начале проекта клиент должен составить техническое задание, в котором описывается проблемы, требующие решения, и желаемый конечный результат.
К сожалению, далеко не всегда техническое задание получается идеальным и удобным для исполнителя. Так, например, государственные учреждения, как правило, объявляют открытые аукционы, где подробно изложены основные требования к ПО, работам и услугам, четко определяются сроки, но они не всегда содержат описание конечного результата проекта, так как заказчики не всегда его четко представляют.
Когда же проблемы выявлены, цели и задачи поставлены, от «внедренца» требуется предложить наиболее оптимальный набор ПО, дополнительных опций и подсистем, чтобы в итоге система функционировала именно так, как представляет это клиент. Также необходимо определить количество пользователей, работающих в системе.
Таким образом, отсюда напрашивается серьезный вывод: предпроектное обследование должно проводиться перед закупкой ПО, но, к большому сожалению, часто бывает и наоборот, тогда специалистам отдела внедрения приходится исходить из того, что уже есть, перераспределять закупленные рабочие места для создания наиболее эффективной системы движения документов.
Например, Администрация Гурьевского муниципального района закупила ограниченное количество рабочих мест исходя из выделенного бюджета, в свою очередь специалистам отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» было необходимо распределить эти рабочие места так, чтобы в результате были решены следующие задачи: обмен документами между основными структурными подразделениями, контроль исполнительской дисциплины, автоматизация учета основных документов.
Назначение ответственного должностного лица за реализацию проекта со стороны клиента – это очень важный момент для организации, который также решается во время предпроектного обследования. С одной стороны, специалист должен быть «подкован» в предметной области: знать документооборот и бизнес-процессы компании, техническое оснащение в организации, с другой стороны, должен иметь существенное влияние на принятие решений. Специалисты отдела внедрения решают все вопросы по реализации проекта именно через ответственное лицо. Грамотно подобранное ответственное должностное лицо организует работу в нужном русле.
Иногда ответственное лицо собирает экспертную группу и распределяет обязанности среди «узких» специалистов. Так, в проекте по внедрению СЭД «ДЕЛО» в ЗАО «ЭнергоСервис» сложилась именно такая ситуация. Ответственным за реализацию проекта со стороны организации был назначен начальник отдела по работе с персоналом и правовым вопросам, который прекрасно разбирался в предметной области, техническом оснащении, и во многом от него зависел успех внедрения и дальнейшее функционирование системы. За техническое оснащение отвечал ведущий инженер информационных технологий ЗАО «ЭнергоСервис». Успешное завершение проекта показало жизнеспособность такой схемы.
Вместе с ответственным специалистом от организации-клиента специалисты организации-исполнителя на этапе предпроектного обследования обсуждают последующие этапы внедрения, т.е. составляют план реализации проекта и уточняют сроки. Безусловно, в любом проекте план является важной составляющей, позволяющей логически продумать последовательность действий и мероприятий.
Таким образом, предпроектное обследование является очень важным этапом в реализации проекта по внедрению СЭД. Во время реализации данного этапа необходимо обратить внимание на следующие моменты: выявление проблем, постановка цели и задач, определение предполагаемых результатов; назначение ответственного лица со стороны клиента за реализацию проекта по внедрению; обсуждение и решение вопросов набора ПО, дополнительных опций и подсистем, необходимых для реализации проекта; составление плана реализации проекта по внедрению.
Следующие этапы:
Обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД (второй этап)
Как облегчить жизнь пользователям СЭД, или оптимизация документооборота (третий этап)