В прошлый раз мы рассмотрели второй этап процесса внедрения системы электронного документооборота – обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД, теперь переходим к тому, как сделать цепочку движения документов наиболее короткой, а работу пользователей в СЭД наиболее комфортной.
Третий этап внедрения – анализ результатов обследования и настройка Системы электронного документооборота (СЭД). Эта «ступенька» – достаточно сложный, кропотливый и очень ответственный участок работы. Здесь необходимо не только адаптировать систему электронного документооборота под конкретного пользователя, но и продумать, а затем настроить схему движения основных документов. Качество выполнения этого этапа во многом зависит от предыдущего – этапа проведения обследования (получилось ли на предыдущей «ступеньке» учесть все нюансы, ответить на основные вопросы, касающиеся работы пользователей и движения документов в системе).
Как раз на данном этапе идет столкновение двух моделей – «как есть» (мы получаем эту модель во время анализа результатов обследования) и «как должно быть» (оптимальный вариант решения). Правильный подход к реализации этого этапа позволит оптимизировать и сделать документооборот в организации эффективнее благодаря нужным настройкам СЭД.
Выбираете систему электронного документооборота для вашей организации?
Обратите внимание на следующие программные решения:
Система электронного документооборота"Дело"
Система электронного документооборота "Тезис"
Анализ результатов обследования и настройку СЭД может осуществить как организация-клиент самостоятельно, так и специалисты сторонней компании, занимающейся внедрением программного продукта. Оба варианта возможны, но у каждого свои особенности.
Самостоятельную настройку и анализ можно осуществить в том случае, если организация-заказчик проводила предыдущий этап – обследование – силами своих сотрудников, и они уже начинают свободно ориентироваться в СЭД. Но необходимо всегда помнить, что до запуска системы в пробную эксплуатацию понадобится еще не менее месяца на настройку системы. При этом сама техническая настройка занимает минимум от этого времени.
Допустим, у вас опытный программист, и он может осуществить настройку и прописать все процедуры движения документов «за два дня». Но только технических знаний здесь недостаточно, для грамотного и корректного выполнения работы необходимо погрузиться в тонкости предметной области – делопроизводства и управления документами, что для «классических» программистов, как правило, не так просто.
Есть в этом варианте и свои прелести – если ваш специалист самостоятельно проведет обследование, анализ и настройку, в дальнейшем он станет бесценным сотрудником, который сможет ответить на многие вопросы в процессе эксплуатации СЭД. Как минус стоит отметить, что данный специалист не сможет выполнять свои прямые обязанности около трех месяцев на период внедрения (в это время он будет заниматься только изучением и настройкой системы), а в дальнейшем значительную часть рабочего дня будет посвящать ответам на вопросы пользователей СЭД (как самый «знающий»).
Если для вас важен результат внедрения, вы дорожите своим временем, временем сотрудников и не можете выделить на внедрение и текущее обслуживание СЭД отдельного специалиста – приглашайте стороннюю организацию. Но и здесь есть свои «подводные камни» – необходимо выбрать компанию, у которой уже имеется успешный опыт ведения подобных проектов, и стоит обратить внимание на отзывы. Важно на первом этапе внедрения назначить ответственного исполнителя со стороны вашей организации, который будет контролировать все работы и осуществлять взаимодействие.
Если настройкой занимается сторонняя организация, то вам необходимо очень тщательно ознакомиться с моделью, получившейся в результате настойки. Вы имеете право отклонить предлагаемый вариант, внести свои коррективы и предложения. В то же время внедрение – это процесс непрерывного взаимодействия организации-клиента и организации-исполнителя. Не игнорируйте пожелания и рекомендации сторонней организации, они могут быть вам очень полезны.
Таким образом, анализ информации, полученной во время обследования, позволяет настроить СЭД под конкретную организацию. Во время анализа и настройки важно учесть возможность оптимизации делопроизводства и документооборота в организации – сделать цепочку движения документов от начального до конечного пункта наиболее короткой, а работу пользователей в системе наиболее комфортной.
Предыдущие этапы:
Предпроектное обследование как первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД)
Обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД (второй этап)
Следующий этап: