В октябре 2021 года специалисты «КС-Консалтинг» реализовали проект по автоматизации документооборота в Каларском муниципальном округе Забайкальского края.
О заказчике
Каларский муниципальный округ — самый северный и отдаленный район Забайкальского края. В его состав входят 9 населенных пунктов, в которых проживает чуть менее 8 000 человек.
Вопрос автоматизации документооборота в исполнительных органах власти сегодня актуален для всех муниципалитетов, независимо от их удаленности и количества жителей. Поэтому Администрация округа была заинтересована в повышении оперативности при работе с документами, и рассматривала для этой цели различные системы электронного документооборота.
В итоге выбор был сделан в пользу СЭД «Дело» разработчика «Электронные офисные системы». Именно на базе этого решения в Забайкальском крае c 2004 года развивают единую региональную систему электронного документооборота. По результатам торгов исполнителем проекта была определена компания «КС-Консалтинг», золотой партнер разработчика в Сибири и на Дальнем Востоке.
Ход проекта и результаты
До начала проекта у заказчика велось классическое бумажное делопроизводство с журнальной регистрацией документов. Автоматизации требовали процессы согласования (визирования) проектов документов и отправки их на регистрацию после утверждения (подписания).
На первом этапе наши специалисты провели дистанционное обследование процессов документооборота, а затем отправились в административный центр округа для обучения сотрудников и завершения внедрения.
Первыми сотрудниками, вовлеченными в работу с СЭД, стали делопроизводители из отдела Управления делами Администрации округа. Они начали регистрировать документы в системе и отправлять их на рассмотрение руководству. Следующим звеном стали руководители Администрации разного уровня, от глав и заместителей до руководителей подразделений, а на последнем этапе к работе в СЭД подключили исполнителей базового уровня.
Результат проекта
В результате внедрения системы электронного документооборота «Дело» сотрудники Администрации перешли на качественно новый уровень коллективного взаимодействия при работе с документами и их проектами.
Автоматизированы процессы согласования проектов документов, и после утверждения они автоматически отправляются на регистрацию. Также введен иной порядок рассмотрения поступивших документов, направления их в работу и на ознакомление.
Из процесса движения документов ушли бумажные копии и бумажные проекты документов. При этом пользователи по-прежнему могут распечатывать документы из СЭД на бумаге, если им комфортнее вести промежуточную работу с ними в таком формате.
В перспективе Администрация округа допускает расширение количества лицензий, чтобы перевести на взаимодействие в СЭД 100% сотрудников, которые работают с документами.
