В конце 2020 года компания Haulmont объявила о выходе мажорного обновления системы электронного документооборота «Тезис». Подробнее о голосовом управлении СЭД, матрице подстановок и других новинках версии 5.0 читайте в нашем обзоре.
Технологический апгрейд
Одно из наиболее весомых изменений — перевод системы на платформу CUBA версии 7.2.10. Это позволило провести значительный апгрейд важных компонентов «Тезиса» и добавить поддержку актуальных технологий, таких как Java 11. Работа обновлений протестирована на последних версиях всех СУБД, поддерживаемых системой, в том числе на российских решениях на базе PostgreSQL.
Голосовое управление и составные команды
Выполнять рутинные задания в СЭД «Тезис» стало еще проще — достаточно произнести голосовую команду, и система сама начнет выполнение процесса, например, создаст задачу или заполнит поля в карточке документов.
Список команд создается заранее, и к определенным словам или словосочетаниям привязывается конкретный перечень действий. Разработчики позаботились о том, чтобы вам не пришлось заучивать команды, так как система распознает не только точные формулировки, но и их синонимы.
Кроме очевидных простых команд есть возможность создавать сложные составные, которые запускают выполнение пошагового процесса. Например, в составную команду «Создать отчет» может входить создание задачи с определенным названием, указание срока выполнения и отправка выбранному исполнителю.
На момент публикации обзора функция голосового управления реализована в браузерах Google Chrome и Yandex. В планах разработчика расширить список поддерживаемых браузеров и усовершенствовать технологию для работы на серверах заказчика без подключения к интернету.
Матрица подстановок
В расширенную редакцию СЭД «Тезис» добавлена опция «Матрица подстановок». Она позволяет настроить гибкие правила, по которым система автоматически определяет участников процесса согласования документа.
Сам по себе этот механизм нельзя назвать новинкой, ведь он работал в СЭД «Тезис» и раньше, но был более примитивным и мог учитывать только один атрибут документа. В отличие от него «Матрица подстановок» работает сразу с несколькими сотнями параметров и их сочетаний.
Пример: в организации принято, что контакты на сумму до 500 000 рублей согласовывают менеджер, начальник отдела продаж и генеральный директор. Если сумма контакта больше 500 000 рублей, в список согласующих нужно добавить юриста. Если при этом компании требуется предоставить обеспечение контакта и перечислить средства на счет заказчика, то к согласованию подключается бухгалтер.
Для автоматической подстановки нужных участников достаточно задать соответствующее правило в матрице. Тогда при создании договора система будет оценивать атрибут «сумма договора» и «обеспечение контакта» и, в зависимости от их значения, автоматически изменит список согласующих.
Это простой пример, но на практике вы можете использовать множество атрибутов и задавать правила в зависимости от их сочетания. «Матрица подстановок» позволит автоматизировать даже сложные процессы согласования и освободит сотрудников от необходимости каждый раз тратить время на редактирование списка согласующих.
Опция входит в расширенную редакцию «Тезис», а также может быть приобретена отдельно для работы в «Базовой» или «Стандартной» редакции. Подробнее об условиях приобретения вы можете узнать в отделе продаж «КС-Консалтинг».
Настройка видимости папок поиска
В папках поиска собраны задачи, документы и договоры, уже отфильтрованные с помощью системных или пользовательских фильтров.
В предыдущих версиях системы можно было настроить видимость папок поиска для всей организации сразу или для каждого конкретного пользователя по отдельности. В версии 5.0 можно давать доступы к отдельным папкам или скрывать их в зависимости от роли пользователя. Это дает администраторам дополнительные возможности для управления правами доступа и позволяет значительно упростить интерфейс для сотрудников, оставив видимыми только нужные им папки.
Отчет о действиях замещающего сотрудника
После возвращения из отпуска порой трудно вновь вникнуть в работу, особенно если на время отдыха вас замещал другой сотрудник. Чтобы процесс адаптации прошел быстрее, посмотрите отчет о действиях замещающего — теперь в СЭД «Тезис» есть и такая возможность. В отчете вы увидите, какие карточки и задачи создавал «заместитель», какие комментарии оставлял. Это поможет получить полное представление о том, что происходило за время отсутствия, и не тратить время на передачу дел.
Работа с проектами
Теперь при регистрации документа можно указать, к какому проекту он относится. Соответствующее поле появилось в обновленной карточке документа. Это позволит создать понятную и простую структуру хранения данных, в которой проще найти необходимую информацию.
Форматы диаграмм и их редактирование
Переход на новую версию CUBA Platform позволил расширить возможности работы с диаграммами. Теперь их можно сохранять в различных форматах (PNG, JPG, SVJ, PDF, CSV, XLSX и JSON) а также изменять внешний вид элементов и режим.
Новый подход к инструкциям и справкам
Инструкции и справки по работе в системе переработаны таким образом, чтобы сотрудникам было проще освоить работу в СЭД. Теперь они описывают сценарии работы в системе с учетом функциональных ролей пользователей. Быстрая справка в обновленном формате наглядно представляет информацию об основных функциях системы.
Другие новые функции и изменения
- удобное создание отчетов и контроль корректности их исполнения для администраторов;
- более производительная форма быстрой регистрации;
- экспорт и импорт групп доступа и ролей (для администраторов);
- еще более 500 изменений, которые сделают работу в системе удобнее.
Чтобы узнать больше об обновлениях и заказать презентацию системы, заполните форму заявки в разделе «Тезис» или свяжитесь с нами.
