В 2020 году список наших клиентов из Забайкальского края пополнило ГКУ «Служба единого заказчика». Организация выбрала для автоматизации документооборота систему «Дело», разработанную компанией «ЭОС». Отличительной чертой проекта стало то, что закупка лицензий на программное обеспечение была произведена уже после ввода системы в опытную эксплуатацию.
На момент обращения к нам у заказчика не было четкого понимания, сколько именно рабочих мест нужно автоматизировать, и какие именно лицензии нужно использовать. Зато были обозначены ограничения по бюджету, которые нужно было обязательно учесть при планировании закупки лицензий.
Напомним, что в системе «Дело» есть два вида лицензий веб-доступа: гарантированные и конкурентные. Лицензия гарантированного доступа закрепляется за конкретным сотрудником, а лицензию конкурентного доступа может использовать любой зарегистрированный в базе организации пользователь. Но от их количества зависит, сколько сотрудников могут работать в системе одновременно.
Грамотное распределение количества лицензий гарантированного и конкурентного доступа позволяет организации сэкономить бюджет на закупке ПО. Но не всегда можно точно назвать количество лицензий каждого типа на этапе согласования сметы проекта. Поэтому в некоторых случаях мы рекомендуем заказчикам разбить работы на 2 этапа:
- Обследование процессов документооборота в организации, внедрение СЭД, обучению сотрудников и опытная эксплуатация.
- Закупка лицензий на программное обеспечение.
Как это работает: после изучения организационной структуры и обследования бизнес-процессов мы предварительно обозначаем количество необходимых лицензий и дополнительных опций, а затем делаем временную «привязку» программного обеспечения. Пока действует «тестовый период», проводим обучение сотрудников, как в групповом, так и в индивидуальном формате, и авторский надзор.
Именно в процессе надзора и опытной эксплуатации может оказаться, что заказчику нужно больше, или наоборот, меньше лицензий определенного типа. Завершив эти этапы, мы можем точно сказать, сколько именно лицензий конкретного типа стоит приобрести, и как распределить их между сотрудниками, чтобы организовать бесперебойную работу в СЭД.
В случае с проектом внедрения в «Службе единого заказчика» мы использовали именно такую схему, что позволило обеспечить организацию необходимым количеством лицензий, оставшись при этом в рамках заявленного на старте проекта бюджета.
Подробнее о внедрении СЭД «Дело» в ГКУ «Служба единого заказчика» Забайкальского края читайте в разделе «Заказчики и проекты».
