В начале 2018 года компания КС-Консалтинг завершила внедрение системы автоматизации документооборота в Управлении имущественных отношений администрации Усть-Абаканского района Республики Хакасия. В рамках проекта были установлены рабочие места системы ДЕЛО и приложения Мониторинг документов, а также дополнительной опции «Сканирование».
Усть-Абаканский район – муниципальное образование в составе Республики Хакасия, располагающийся в самом центре горного региона. Администрация Усть-Абаканского района, также, как и Правительство Республики, является давним клиентом компании КС-Консалтинг. Специалисты администрации муниципалитета работают в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО с 2008 года.
Управление имущественных отношений администрации Усть-Абаканского в пределах своей компетенции осуществляет функции управления, распоряжения и проведения государственной политики с муниципальной собственностью и земельными участками на территории Усть-Абаканского района Республики Хакасия. До внедрения системы электронного документооборота (СЭД) ДЕЛО учет документов в управлении велся в электронной таблице Excel, что вызывало определенные сложности в введении отчетности, отслеживании сроков и осуществлении контроля за исполнением документов. В качестве решения проблем управления документами было принято решение о внедрении СЭД ДЕЛО на рабочем месте секретаря руководителя.
Перед системой электронного документооборота стояли следующие задачи:
- Регистрация и учет входящих и исходящих документов, обращений граждан;
- Контроль исполнения поручений;
- Ведение отчетности по количеству входящих и исходящих документов;
- Введение в систему электронных образов документов.
Все эти задачи являются традиционным набором функциональных возможностей системы электронного документооборота ДЕЛО - ведущей отечественной СЭД, признанной стандартом автоматизации в области государственного управления. Проект внедрения также предусматривал установку дополнительных опций таких как «Сканирование», позволяющей вводить в систему электронные образы сканируемых документов, а также приложения «Мониторинг документов» - собственной разработки компании КС-Консалтинг, предназначенной для оповещения пользователей о приближении и наступлении контрольных сроков исполнения документов в системе ДЕЛО.
В результате внедрения системы в Управлении имущественных отношений Усть-Абаканского района Республики был централизован учет документов, реализована функция автоматической регистрации и контроля входящих и исходящих документов, обращений граждан, физических и юридических лиц; организована возможность удобного поиска документов и использование отчетных форм по хранящимся в базе СЭД ДЕЛО документам. Внедрение системы значительно облегчило работу секретариата, и стало предпосылкой для создания электронного обмена документами как внутри управления, так и с вышестоящими организациями.
