Компания ЭОС выпустила новую версию системы для управления документами «ДЕЛО» – 17.1. Ориентируясь на возрастающие потребности наших заказчиков и новые тренды в электронном взаимодействии, мы включили в обновленное «ДЕЛО» функции и опции под самые актуальные (и даже перспективные) нужды пользователей. Система также получила много интересных и упрощающих работу новинок в интерфейсе – он стал еще более дружественным. Много изменений и в системных возможностях, позволяющих расширить масштабы применения решения и возможности его адаптации к бизнес-процессам клиентов.
Система масштабнее и сложнее, а пользователю – удобнее и проще!
Уровень проникновения современных систем класса СЭД/ECM ушел далеко за пределы контура автоматизации чисто делопроизводственных процессов. Их роль сегодня – поддержка инфосреды для управления контентом в компаниях с десятками и тысячами подразделений, территориально распределенных организациях, филиальных сетях со сложной структурой документопотоков и тысячами охваченных ECM-системой сотрудников.
Такая структура контента предполагает более четкое разграничение ролей специалистов, поддерживающих систему в актуальном состоянии. В «ДЕЛЕ» версии 17.1 реализован новый принцип формирования прав системных технологов. Теперь можно разграничивать их права по подразделениям и группам документов – технолог сможет редактировать элементы, имеющие отношение только к тому подразделению, за которое он отвечает.
Также можно ограничивать доступ «локальных» системных технологов к справочникам.
При большом количестве пользователей, взаимодействующих средствами СЭД/ECM, становится сложно ассоциировать конкретного человека с должностью, которую он занимает, с его «карточкой» в системе. Чтобы облегчить взаимодействие в бизнес-процессах, в «ДЕЛО» добавлен инструмент персонализации: в профилях должностных лиц появилась возможность вставлять фотографии. Их можно прикреплять по одной, а также через операцию массовой загрузки – фото автоматически «найдут» в системе профили нужных сотрудников. Перенос все большего числа бизнес-процессов в СЭД/ECM-среду и рост объемов обрабатываемых в системе массивов – явление, которое не дает нам останавливаться в поисках совершенных инструментов для оптимизации действий пользователя. В версии 17.1 мы модифицировали отображение ряда визуальных элементов, добавили новые фильтры для сортировки записей в справочниках и отображения файлов – и все это для того, чтобы пользователю не нужно было совершать лишние клики, переходить по закладкам и отвлекаться на постороннюю информацию.
В новой версии добавлена возможность настройки отображения файлов – некоторые файлы (например, не актуальные) можно делать скрытыми, и они не будут показываться в интерфейсе. В работе с печатными формами по просьбам пользователей реализовано важное дополнение: появилась возможность печати листа согласования проекта документа непосредственно из карточки документа (РК), созданного на основание утвержденного проекта, не возвращаясь к РКПД.
В веб-интерфейсе появилась функция принятия и отклонения отчетов исполнителей поручений. Нажав одну кнопку, пользователь совершает сразу несколько действий: закрывает текущее поручение и копирует отчет вверх, по «дереву» поручений, во все вышестоящие. Если отчет отклоняется, автоматически создается новое поручение о необходимости доработки. Это упрощает обработку отчетов, избавляя от необходимости выполнять последовательно весь набор операций.
Продолжается развитие подсистемы «ДЕЛО-Web» – оно идет прежде всего в направлении унификация функционала с десктопным приложением В версии 17.1 ряд возможностей, ранее присутствовавших только в «толстом» клиенте, появились и в веб-интерфейсе. В частности, в подсистеме «ДЕЛО-Web» можно открывать и просматривать сводный журнал движения документа и протокол работы с РК.
Юридическая значимость электронных документов, ЭП и ее применение
Внедрение в практику документов, изначально создающихся в электронном виде и имеющих равную с бумажными юридическую значимость, идет все более быстрыми темпами. В ответ на этот «вызов» рынка «ДЕЛО» 17.1 получило новые инструменты для работы с ЭП. В частности, в полной мере учтено установленное российским законодательством разнообразие видов электронной подписи.
В новой версии «ДЕЛА» расширены возможности настройки параметров применения ЭП при визировании и подписании. Появился новый справочник «Категории ЭП». Здесь фиксируются записи о категориях ЭП и данные об относящихся к ним корневых сертификатах удостоверяющих центров. Параметры пользователей дополнены новой группой свойств – «Профиль сертификатов открытого ключа», которая позволяет настраивать применение пользователем одновременно нескольких ЭП разных категорий.
В версии 17.1 добавлен атрибут, позволяющий установить обязательность подписания проекта документа ЭП. У прикрепленных файлов появился новый признак – «Применять ЭП». Файлы с таким свойством по умолчанию включаются в список подлежащих подписанию ЭП в процессе операции визирования/подписания. Также в общесистемные настройки добавлена возможность запрета редактирования содержимого файлов, заверенных ЭП.
СЭД/ECM-взаимодействие и интеграция с внешними IT-ресурсами
Учитывая потребности заказчиков в совершенствовании механизмов внешнего электронного взаимодействия на уровне СЭД/ECM-систем, мы дополнили версию 17.1 несколькими важными опциями. Для организаций, использующих модуль СЭВ («Сервер электронного взаимодействия»), теперь доступна функция досылки файлов и поручений, которые добавляются в карточку уже после ее регистрации и отправки по СЭВ. Также по каналам СЭВ теперь можно высылать информацию о сопроводительном документе и о плановой дате визирования/подписания проекта. Появилась возможность и групповой отправки документов. В новой версии учтены текущие и перспективные потребности государственного сектора в организации межведомственного обмена документами. В модуль сопряжения с МЭДО (системой межведомственного электронного взаимодействия, участниками которой являются государственные структуры) добавлены новые уведомления – о доставке документа адресату и об опубликовании документа. Созданы дополнительные реквизиты для групп документов, которые отправляются по МЭДО для опубликования – номер опубликования, его дата и источник. Обновлен функционал и «Модуля интеграции с интернет-приемной». Так как наши клиенты через официальные интернет-сайты часто получают документы не только от физических лиц, но и от организаций, функции модуля дополнены обработкой обращений юридических лиц.
Импортозамещение и кроссплатформенность
Следуя актуальным трендам формирования отечественной ИТ-платформы и потребностям клиентов по импортозамещению, компания ЭОС последовательно реализует в системы «ДЕЛО» необходимый функционал. Список офисных приложений, с которыми интегрируется «ДЕЛО», дополнен наиболее популярным отечественным пакетом «МойОфис». Также, в прошлом году заключено партнерское соглашение между компанией Postgres Professional и ЭОС, и в ближайшем будущем «ДЕЛО» будет использовать PostgreSQL в качестве СУБД. Система «ДЕЛО» традиционно соответствует требованиям пользователей и предопределяет дальнейшее развития СЭД решений. Мы, как и много лет подряд, формируем перспективные направления, которые в дальнейшем становятся стандартом де-факто СЭД/ECM- решений. СЭД «ДЕЛО» обладает сочетанием уникального накопленного опыта и новейших технологий. Доверие клиентов, выраженное в лидерстве ЭОС на рынке СЭД/ECM – решений в течение более 20 лет – наглядное тому подтверждение. (В 2017 году ЭОС традиционно подтвердила и упрочила свои позиции лидера по результатам исследований РБК+ и IDC).
